4. Общие правила оформления организационно-распорядительных документов

Общие правила оформления организационно-распорядительных документов включают требования к организационно-распорядительным документам, определяемые стандартом, и правилами оформления ОРД, определяемые №Альбомом форм унифицированных организационных документов унифицированная система организационно-распорядительной документации» подготовленные ВНИИДАД».

4.2. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов

Требования к оформлению организационно-распорядительной документации определяются ГОСТ Р. 6.30-2003 «УСД УСОРД требования к оформлению документов» и включают:

• требования к составу реквизитов документов;

• Требования к бланкам документов.

4.2.1. Состав реквизитов документа

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляют его формуляр.

Формуляр, характерный для определенного вида документа, называют типовым формуляром.

ГОСТ РФ Р. 6.30-97 «Унифицированная система документов. Система организационно-правовой документации. Требование к оформлению документов» устанавливает набор реквизитов и их распоряжение на бумажном носителе. Гостом установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет значительно меньше. Расположение реквизитов представлено на рисунке 4.1. и 4.2.

При подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:

• 01 – Государственный герб РФ;

• 02 – Герб субъекта РФ;

• 03 – Эмблема учреждения (организации) или товарный знак (знак обслуживания);

• 04 – код учреждения (организации);

• 05 – основной государственный регистрационный номер

• 06 – идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учёт ИНИ/КПП)

• 07 – код формы документа;

• 08 – наименование учреждения (организации);

• 09 – справочные данные об организации;

• 10 – наименование вида документа;

• 11 – дата документа;

• 12 – регистрационный номер документа;

• 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• 14 – место составления или издания документа;

• 15 – гриф ограничения доступа к документу;

• 16 – адресат;

• 17 – гриф утверждения;

• 18 – резолюция;

• 19 – заголовок к тексту;

• 208 – отметка о контроле;

• 21 – текст документа;

• 22 – отметка о наличие приложений;

• 23 – подпись;

• 24 – гриф согласования;

• 25 – визы согласования документов;

• 26– печать;

• 27 – отметка о завершении копии;

• 28 – отметка об исполнителе;

• 29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• 30 – отметка о поступлении документа в организацию;

Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа) представлено на рис. 4.1.

20 10

¦<----->¦ ¦<->¦

----+----------------------------------------------------+---

/\ ¦ ¦/\

3 ¦ ¦ ¦ ¦

\/ ¦ ¦ ¦

----¦ ----+----------------------------------------+ ¦ ¦

/\ ¦ /\ ¦01 02 03 16 19 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ----+----------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ /\ ¦08 09 10 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

73 ¦ ¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ----+----------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ /\ ¦11 12 15 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ----+----------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ ¦13 14 ¦ ¦ ¦

\/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦

/\ ¦ ¦18 17 ¦ ¦ ¦

18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

\/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦297

----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦20 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦

/\ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ ¦

20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

\/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦

/\ ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ¦

40 ¦ ¦ --- +----------------------------------------+ ¦ ¦

¦ ¦ /\ ¦28 30 29 ¦ ¦ ¦

¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

\/ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦

----¦ --- +----------------------------------------+ ¦ ¦

/\ ¦ ¦ ¦

20 ¦ ¦ ¦ ¦

\/ ¦ ¦\/

----+----------------------------------------------------+---

¦ 210 ¦

¦<-------------------------------------------------->¦

Рис. 4.1 Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа)