2.Документування операцій щодо руху запасів.

Пеерлік форм первиних документів для відображення операцій щодо руху матеріальних цінностей визначено Інструкцією про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затверженою наказом ДКУ №130 від 18.12.2000р.

1). Накладна (вимога) ф. №3-3 – призначена для формування надходження запасів на склад і видачі, а також при переміщенні (у 2-х екз.).

2). Забірна картка (ф. № 3-5) – для оформлення м.ц., які видаються систематично протягом місяця. Якщо відпуск щодня, то 3.к. виписується на 15 днів, звичайно – на місяць (при періодичному).

3). Меню – вимога на видачу продуктів харчування (ф. № 3-4) – складається щодня на основі меню-розкладки, складеною за участю шеф.кухаря і працівника бухгалтерії.

4). Вимога (ф.№ 3-4) – складається на основі підсумкових даних на видачу продуктів харчування зі складу до блоку харчування при великій кількості та осіб, що харчуються.

5). Дорожні листи – підстава для списання пального, але з урахуванням норм для окремих марок автотранспорту.

6). Роздавальні відомості, акти витрачання предметів при проведенні ремонту, акти на списання ціностей – застосовується при передачі в аксплуатацію МШП до 10 гр. включно.

7). Акт списання (ф.№ 3-2) – призначений для списання з балансу непридатних МШП (складає постійно діюча комісія у 2екз.).

8). Акт про прийняття матеріалів (ф №.3-1) – оформляється, коли виявленні кількісні або якісні розбіжності при прийнятті.

Як зазначено в інструкції № 125, при відпуску використовуються форми документів встановлені наказом Мінстатистики № 193:

М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»;

М-2а «Акт списання бланків довіреностей»;

М-3 «Журнал реєстрації довіреностей»;

М-4 «Прибутковий ордер»;

М-7 «Акт про приймання матеріалів»;

М-8 «Лімітно-забірна картка»;

М-9 «Лімітно-забірна картка»;

М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»;

М-11 «Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) ма­теріалів»;

М-12 «Картка № складського обліку матеріалів»;

М-13 «Реєстр № приймання — здачі документів»;

М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»;

М-15 «Акт про приймання устаткування»;

М-15а «Акт приймання — передачі устаткування до монтажу»;

М-16 «Матеріальний ярлик» та інші.

3. Облік запасів на складах і в бухгалтерії.

Запаси надходять в б.у. шляхом:

- закупівлі за результатами проведених торгів тендерних. Тендер – порядок здійснення конкурентного відбору виконавців по закупівлі товарів, виконанню робіт, наданню послуг з відповідних процедур

- централізованого навчання

- отримання гуманітарної допомоги

- надходження у вигляді готової продукції виробництва

- демонтажу необоротних активів.

Запаси відпускаються зі складу:

• на господарські потреби

• для переробки

• реалізацій та ін.

В б.у. на складі можуть застосовуватися такі методи ведення обліку:

1). Кількісно-сумовий -паралельний

2). Оперативно-бухгалтерський (сальдовий)

1). Сутність в тому, що в бухгалтерії й на складі паралельно ведуться реєстри кількісно-сортової форми. На складі – книга складського обліку запасів (ф.№ 3-9, кількісно-сортовий), на кожен вид м.ц. – окрема сторінка, залишки виводяться після кожної операції М.В.О. здає в бухгалтерію прибуткові і видаткові документи для перевірки. Матеріальний відділ бухгалтерії веде аналогічний облік запасів у розрізі МВО, за найменуваннями запасів, їх кількісно та вартістю в книзі кількісно-сумового обліку (ф. № 3-7). Книга відкривається на 1 рік. Дані складу і бухгалтеського обліку щомісяця звіряються.

2). Застосовується при значній номенклатурі запасів, а також у ЦБ.

Бухгалтерія відкриває картки чи книги складського обліку (ф. № 3-9, М-12) та передає їх під розписку завідувачеві складом. На складі – на підставі первинних документів – кількісно-сортовий метод обліку. Бухгалтерія систематично (раз на тиждень, декаду) проводить перевірку щодо руху запасів на складі, за результатами якої – акт.

У бухгалтерії облік у грошовому виразі за субрахунками, групами запасів, МВО в оборотній відомості тільки в підсумованому вигляді, яка відкрив. на 1 рік, складається щомісяця.

Взаємозв’язок між кількісно-сортовим обліком на складі та синтетичним у бухгалтерії забезпечується за допомогою відомості обліку залишків запасів на складі.

Облік надходження запасів ведуть в меморіальних ордерах № 4, 6, 7, 8 (див. тему 3 «Облік фінансово-розрахункових операцій»). Синте­тичні показники обліку витрачання запасів фіксують у меморіаль­ному ордері № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріа­лів» форма № 39 (бюджет).

Основні проведення з обліку запасів

Д К

1. Перераховано постачальникам 364,673 311,321-323,

За матеріали та продукти харчування 361 324,326

2. Отримано від постачальників

Матеріали та продукти харчування 231-239 364,673,361

Водночас на ПДВ 801,802, 361,364,675

811,813,

641

3. Оприбутковано матеріали як гуманітарну 231-236 712

допомогу 238-239

4. Списано матеріали на основі 801,802, 231-236

випровдовувальних документів 811,812 238-239

5. Передано матеріали та продукти 825 232,234

Харчування в переробку 235,239

6. Віднесено на витрати вартість послуг 825 675

послуг з переробки матеріалів

7. Оплачено послуги з переробки матеріали 675 825

8. Зроблена оплата за отримані запаси 675 313,323

9. Оприбутковані надлишки запасів, 20,21,23 681,701,

Виявлених при інвентаризації 24,25 702

ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ЗАПАСІВ

№ операції	Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	Отримано матеріалів (вартість без ПДВ): — що сплачені шляхом попередньої оплати — що сплачені після отримання ма­теріалів Сума ПДВ з матеріалів, придбаних за рахунок коштів загального фонду Сума ПДВ з матеріалів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду: — якщо ПДВ включено до податко­вого кредиту — якщо ПДВ не включено до податкового кредиту	231—239 231—239 801 641 811—813	361, 362, 364, 675 361,362,364, 675 361,362,364, 675 361,362,364, 675
2	Списано використані матеріали на підставі підтверджувальних документів	801, 811—813	231—236, 238,239
3	Отримано матеріали, що надійшли до установи в порядку гуманітарної до­помоги	231—239	364
4	Оприбутковано тварин для відгодівлі, що надійшли від постачальника	212	364
5	Оприбутковано приріст і приплід молодняку	211	711,822

Для обліку запасів у б.у. застосовують:

1). М.О. № 11 «Зведення накоп. відомостей про надходження продуктів харчування»

2). М.О. №12 «Зведення накоп. відомостей про видатки продуктів харчування»

3). М.О. №13 «Накопичувальна відомість з витрачання матеріалів»

Механізм придбання матеріальних цінностей шляхом централізованого постачання може здійснюватися за трьома варіантами:

• за рахунок кошторису головного розпорядника коштів;

• за рахунок кошторису установи, для якої здійснюються централізовані закупівлі (установи-замовника);

• за рахунок кошторису установи, що фактично здійснює централізовані закупівлі (установи-закупівельника).

На прикладі третього варіанта наведемо бухгалтерські проведення в установі-закупівельнику та в установі-замовнику

БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ЦЕНТРАЛІЗОВАНОГО ПОСТАЧАННЯ ЗАПАСІВ

№ опе­рації	Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
		Дебет -	Кредит
1	В установі-закупівельнику Оприбутковано запаси	201—239	364, 675
2	Передано запаси з балансу установи-закупівельника на баланс установи-замовника	683,684	231—239
3	Списано запаси згідно з отриманими актами	801, 802, 812	683,684
1	В установі-замовнику 1. Отримано запаси від установи-закупівельника	201—239	683,684
2	Списано використані запаси	683,684	231—239