Тема 7. Организация документооборота на предприятии

Понятие организации работы с документами. Документооборот: движение документа в организации с момента создания до отправки – входящий документопоток. Движение документа с момента получения до завершения исполнения – исходящий документопоток. Внутренний документопоток. Учет объема документопотока. Средства копирования и размножения документов. Система контроля исполнения документов.

Тема 8. Деловая переписка и структура деловых писем

Классификация деловых писем. Структура делового письма. Реквизиты письма и их расположение. Образцы, встречающихся вариантов деловых писем: информационно-рекламные письма, письма-напоминания, циркулярные письма, письма о намерениях, гарантийные письма, коммерческие письма, рекомендательные письма.

Части делового письма и их расположение. Построение основного текста делового письма. Тон письма. Стандартные фразы и выражения в деловых письмах. Составление телеграмм и телексов. Основные сокращения, используемые при составлении телеграмм и телексов.

Тема 9. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными странами

Особенности коммерческой переписки на английском, французском, немецком зыках. Структура делового письма международного образца. Лексика и стиль корреспонденции, общепринятые в международном деловом мире. Типовые фразы и полезные выражения, необходимые при составлении письма зарубежному партнеру.

Формы коммерческих писем: сбор информации о деловой активности и респектабельности фирм, предложения и отклонения предложений, заказы и их исполнение.

Тема 10. Документы личного происхождения

Документы личного происхождения: заявления о приеме, обращения по найму на работу, написание резюме для поступления на работу по конкурсу. Автобиография, характеристика, доверенность.

2.Вопросы для самопроверки

1. Что такое документ?

2. Зачем необходимы документы?

3. Что такое документопоток?

4. Кто является потребителем документальной информации?

5. Что такое информационная среда?

6. Как происходит организация делопроизводства?

7. В каких случаях применяется документирование?

8. Как должно сочетаться применение документов и бездокументных способов передачи управленческой информации?

9. Какие стандарты применяются на сегодняшний день в практике документи­рования?

10. Как выбрать необходимый вид документа?

11. Что такое реквизит документа?

12. Какие виды документов, по форме создания и по содержанию, Вы можете назвать?

13. Какие преимущества и недостатки электронных документов Вы можете на­звать?

14. Какие преимущества и недостатки применения электронных баз при органи­зации делопроизводства Вы можете назвать?

15. С какой целью применяется письмо как вид деловой переписки?

16. Какие основные требования предъявляются при составлении делового письма?

17. Какие основные виды писем применяются в практике бизнеса?

18. Какие отличия имеют информационно-справочные и гарантийно-финансовые письма?

19. Что такое организационная документация?

20. Назовите основные виды организационных документов.

21. Какие нормативные акты РФ регламентируют порядок и правила составле­ния организационных документов?

22. Какие последствия для предприятия может иметь неправильное или неточное составление организационных документов?

23. Как происходит ознакомление сотрудников предприятия с организационны­ми документами?

24. Что такое распорядительные документы?

25. Назовите основные виды распорядительных документов.

26. Что такое визирование документов?

27. Как осуществляется ознакомление сотрудников предприятия с распоряди­тельными документами?

28. Какие организационно-технические мероприятия осуществляются при под­готовке коллегиального собрания?

29. Что такое повестка? Как происходит ознакомление с повесткой?

30. Что такое телефонограмма?

31. Как регистрируются и хранятся подготовительные документы при подготов­ке к проведению коллегиальных собраний.

32. Какие виды протоколов применяются при проведении коллегиальных собраний? В чём их различие?

33. Как происходит ознакомление с решением коллегиального органа?

34. Какие виды документов могут составляться по решению коллегиального органа?

35. Виды справочно-информационных документов. Основные реквизиты информационно-справочных документов.

36. Порядок подготовки и составления актов. Какие виды актов Вы можете назвать?

37. Что такое справка?

38. Что такое докладная записка?

39. Какие виды документов может составить руководитель в результате получе­ния информационно-справочных документов?

40. Что такое документы по личному составу? Какие виды документов по личному составу Вы можете назвать? Какие документы относятся к личным?

41. Как составляется приказ по личному составу?

42. Что такое трудовая книжка? В каких случаях трудовая книжка может быть выдана на руки?

43. Как происходит оформление записи в личной карточке Ф.Т-2?

44. Как оформляется личное дело? Какие основные документы входят в личное дело?

45. Особенности порядка составления и регистрации личных документов.

46. Какие личные документы являются основанием для составления докумен­тов по личному составу?

47. Каким образом происходит организация работы с документами в организации?

48. Каким образом регистрируется документ?

49. Особенности регистрации и учета документов по журналу и карточкам?

50. Каким образом происходит регистрация и передача входящих документов?

51. Каким образом происходит подготовка и отправка исходящего документа?

52. Как происходит передача документов внутри организации и ее регистрация?

53. Как происходит регистрация исполнения и учет исполненных документов на предприятии?

54. Что такое визирование документов?

55. Как происходит передача документов на архивное хранение?

56. Какая информация относится к конфиденциальной или содержащей коммерческую тайну (КТ)?

57. Какие документы могут маркироваться грифом КТ?

58. Какие документы регламентируют порядок работы с документами содержащими информацию КТ?

59. Какие требования по стилю необходимо соблюдать при составлении служебных документов?

60. В каких случаях допустимо употребление прописных и строчных букв?

61. Назовите наиболее распространенные сокращения.

62. Назовите полные и сокращенные названия центральных органов федерально-исполнительной власти.