Запросы

Получение ответов на сложные вопросы - одна из основных причин, по которой тратятся деньги и время на использование СУБД. Основное средство для получения этих ответов - запросы.

Запрос (Query) - обращение за информацией к базе данных. Запросы в Access обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. Запросы применяются для выбора колонок и строк, выводимых на дисплей, для сортировки строк и для выполнения отчетов. С помощью запросов можно также свести вместе данные из связанных таблиц.

При работе с таблицами возникают различные проблемы. В таблицах не разрешается использовать вычисляемые поля. Кроме того, Access почти всегда автоматически сортирует таблицы согласно первичному ключу. Не существует также возможности выбрать другой критерий сортировки, например, по вторичному ключу. Все эти проблемы легко решаются с помощью запросов.

При выполнении запроса Access считывает данные из таблиц и отображает результат выполнения в режиме таблицы. При этом следует учитывать, что результат выполнения запроса не сохраняется. Данные всегда хранятся в таблицах. В запросе Access хранит только инструкции о том, как должны быть организованы данные в результате выполнения запроса. Однако следует помнить о том, что при изменении данных в записях динамического набора запроса изменяются и записи исходных таблиц.

На основании запроса можно разработать форму или отчет (аналогично созданию формы или отчета на основании таблицы). В Access используются различные виды запросов: запросы на выборку, запросы с параметрами, запросы на изменение, запросы с вычислением, итоговые запросы и т.д.

Запрос-выборка.

1. В окне БД выберите вкладку Запрос.

2. Нажмите кнопку Создать, выберите Конструктор. Открывается окно Запрос на выборку.

3. В открывшемся окне Добавление таблицы выберите одну или несколько нужных для запроса таблиц и/или запросов и закройте это окно. На экране остается окно конструктора запроса, отображающего списки полей выбранных таблиц со связями.

4. Отбуксируйте в бланк запроса необходимые поля данных.

5. Для каждого из полей, по которому должна быть проведена сортировка, выберите способ сортировки.

Если нужно присутствие всех полей таблицы, то можно отбуксировать в бланк запроса *.

Рис.5. Создание запроса в режиме Конструктора.

Создав запрос, можно:

• Отобразить на экране результат запроса – пиктограмма Выполнить.

• Сохранить для дальнейшего использования. Для этого при закрытии запроса вводится название.

• Можно отказаться от сохранения внесенных изменений или от сохранения запроса.

Запросы - фильтры

При необходимости отобразить на экране данные одной либо нескольких таблиц в соответствии с различными критериями используются запросы с критериями поиска, например:

• отобразить на экране сведения о сотрудниках, фамилия которых начинается с буквы «А»;

• отобразить на экране сведения о сотрудниках, оклад которых меньше или больше определенной величины и т.д.

Для задания таких запросов необходимо:

1. Перейти к вкладке Запросы, нажать кнопку Создать, выбрать режим Конструктор.

2. В окне Добавление таблицы выбрать нужные таблицы.

3. Выбрать одно или несколько полей (можно всю таблицу) и отбуксировать их в бланк запроса. Таким образом, выбираются только те поля, присутствие которых желательно.

4. В строке Условие отбора ввести критерии отбора.

Используйте вместе с подстановочными знаками оператор Like.

Примеры формирования условия отбора

1. для текстовых полей

ФИО	на экране будут выведены сведения о сотрудниках, фамилия которых начинается на букву «А».
Like "A*" Или (="А*")

АДРЕС	на экране будут выведены сведения о сотрудниках, проживающих в г. Одессе
="*0десса*"

2. для числовых и денежных полей

ОКЛАД	на экране будут сведения о всех сотрудниках, оклад которых превышает 1000 грн.
>=1000

3) для полей "дата/время"

Дата_рождения	на экран будут выдаваться сведения о сотрудниках, дата рождения которых —не позже 1сентября 1980г
<#01.09.80#

Для установления диапазона значений используйте оператор Between. Например, вместо выражения:

>=#01.12.98# And <=#31.12.99# можно использовать следующее:

Between #01.12.98# And #31.12.99#

4)для полей логического типа

ЛЬГОТЫ	на экран будут выдаваться сведения о сотрудниках, имеющих льготы.
ИСТИНА

В запросах используются следующие арифметические и логические операции и операторы сравнения

Арифметические операции	Операторы сравнения	Логические операторы
* умножение + сложение	< , > меньше, больше	And Not Or
- вычитание / деление ^ возведение в степень	<= , =< меньше либо равно >= , => больше либо равно
	= равно <> не равно