6.10. Консолідація даних

Консолідація даних – процедура об'єднання однотипних даних, розміщених на різних ділянках одного або декількох робочих аркушів і навіть книг.

MS Excel дозволяє зібрати дані з декількох робочих аркушів (до 255) в один підсумковий аркуш. При цьому вихідні аркуші можуть розташовуватись як в одній і тій же книзі, де знаходиться вихідний аркуш, так і в інших аркушах. Наприклад, якщо у вас у різних книгах, міститься фінансова інформація за окремими підрозділами підприємства, то для створення підсумкового аркушу з відповідними зведеними даними за підприємством в цілому, можна використовувати команду „Консолідація”, яка знаходиться в меню Данные.

Для отримання консолідованого списку або таблиці на основі існуючих даних, рекомендується створити окремий список або таблицю з такою ж структурою, як і у вихідних об’єктів. При цьому місцеположення джерел даних не обмежується одним робочим аркушем або робочою книгою. При консолідації можна використовувати дані з декількох робочих книг або навіть файлів формату Lotus 1-2-3.

Команду „Консолідація” можна використовувати декількома способами. Можна так зв’язати консолідовані дані з вихідними даними, щоб можливі наступні зміни у вихідних аркушах відображались в підсумковому аркуші, або просто консолідувати вихідні дані без створення зв’язків.

Консолідувати дані можна за розташуванням або за категорією. У процесі консолідації реалізується чимало математичних і статистичних функцій.

Консолідувати аркуші можна командою Данные  Консолидация використовуючи будь-яку функцію, приведену в полі зі списком Функція вікна діалогу Консолідація (рис. 6.21).

а) б)

Рис. 6.21. Діалогове вікно „Консолідація”

За умовчання використовується функція „Сумма” (рис. 6.21а), яка підсумовує дані з усіх вихідних аркушів і поміщає результат у підсумковий аркуш. Також можна використовувати будь-яку із наступних функцій (рис. 6.21б): „Количество”, „Среднее”, „Максимум”, „Минимум”, „Произведение”, „Количество чисел”, „Смещенное отклонение”, „Несмещенное отклонение”, „Смещенная дисперсия” і „Несмещенная дисперсия”.

В полі „Ссылка” потрібно вказати перший діапазон вихідних даних. Для більш зручного виділення діапазону комірок, діалогове вікно можна звернути або перемістити. Якщо діапазон даних має ім’я, його потрібно ввести в поле „Ссылка”.

Можна консолідувати як відкриті у даний момент аркуші, так і аркуші, які знаходяться в книгах на диску. Книга, що містить аркуш, у якому знаходяться консолідовані дані, повинна бути відкрита, а вихідні книги можуть бути закриті, при умові, що ви надали MS Excel правильні відомості про їх місцезнаходження, інакше програма не зможе знайти всі файли цих книг. Перед тим, як розпочати консолідацію, потрібно зберегти всі вихідні книги.

Консолідація за розташуванням. При консолідації за розташуванням, MS Excel застосовує підсумкову функцію (Сумма, Среднее або будь-яку іншу із перерахованих раніше). При цьому MS Excel збирає інформацію з однаково розміщених комірок всіх вихідних аркушів. Це найпростіший спосіб консолідації, при якому консолідовані дані у всіх вихідних аркушах повинні мати абсолютно однакове розташування.

Консолідація за категорією. При консолідації даних за категорією MS Excel використовує як основу для об’єднання аркушів заголовки стовпців або рядків. Консолідація по категорії надає неабияку свободу для організації даних у вихідних аркушах.

Консолідація за категорією з використанням зв’язків з вихідними даними. Команду „Консолидация” можна також використовувати для встановлення постійного зв’язку між підсумковими і вихідними аркушами. Щоб створити такий зв’язок, потрібно встановити у діалоговому вікні „Консолидация” прапорець „Создавать связи с исходными данными” і виконати консолідацію аналогічно випадку без зв’язку.

Якщо здійснюється консолідація даних при встановленому прапорці „Создавать связи с исходными даннями”, MS Excel створює структуру у підсумковому аркуші таким чином, що кожний вихідний елемент консолідованої таблиці, є зв’язаним з підсумковим аркушем, а MS Excel безпосередньо створює відповідні підсумкові елементи.

Примітка. Зазвичай після виконання консолідації в підсумковій таблиці створюються додаткові рядки і стовпці, тому необхідно виконати форматування.