6.8. Сортування та групування даних зведеної таблиці

Сортування елементів. MS Excel пропонує засіб, який називається автосортуванням, який надає неабиякий контроль над сортуванням даних у зведених таблицях. Автосортування дозволяє упорядкувати елементи полів на основі відповідних значень даних.

За умовчання, автосортування виключено для всіх полів зведеної таблиці, і для упорядкування елементів полів можна використовувати звичну команду „Сортировка” з меню Данные або кнопки „Сортировка по возрастанию” та „Сортировка по убыванию” на стандартній панелі інструментів. Якщо автосортування включене, то для цієї цілі використовується вікно діалогу зведеної таблиці.

Сортування елементів поля за допомогою значень даних. Щоб відсортувати елементи поля за допомогою відповідних значень даних, треба виконати наступні дії:

1. Виділити будь-який елемент поля або кнопку поля, яке необхідно відсортувати.

2. Натиснути кнопку „Поле зведеної таблиці” на панелі інструментів Сводные таблицы (або вибрати команду „Поле” в меню Сводная таблица ).

3. Натиснути кнопку „Далее”.

Ці кроки приведуть у діалогове вікно „Дополнительные параметры поля сводной таблицы”.

Сортування елементів поля по заголовкам. Якщо автосортування поля відключене, то можна використовувати звичні команди сортування MS Excel до упорядкування елементів цього поля за їх заголовками. Але якщо для досліджуваного поля відключена автосортування, то в такому випадку необхідно відкрити діалогове вікно „Дополнительные параметры” для цього поля за допомогою процедури «Сортування елементів поля за допомогою значень даних».

Потім виконаємо одну з приведених нижче інструкцій:

1. В секції „Параметры сортировки” цього діалогового вікна потрібно встановити перемикач „Вручную”, та двічі натиснути кнопку „ОК”, щоб повернутися у зведену таблицю, і потім використовувати звичайні команди сортування MS Excel.

2. В секції „Параметры сортировки” потрібно встановити перемикач „По возрастанию” або „По убыванию” в залежності від необхідного порядку сортування. Потім в списку що розкриється „С помощью поля” вибрати ім'я поля, яке необхідно відсортувати.

Використання нестандартного порядку сортування. Якщо сортування за зростанням або за убуванням вас не влаштовує, можна задати користувальницький порядок сортування за допомогою вкладки „Списки” діалогового вікна „Параметры”. Користувальницький порядок сортування можна задати за допомогою простої заміни заголовків елементів поля.

Коли замість одного заголовка елемента уводиться ім'я іншого існуючого заголовка елемента, то MS Excel розглядає цю дію, як команду перестановки двох заголовків. Нестандартний порядок сортування зберігається при відновленні та реорганізації зведеної таблиці.

Групування даних. Майстер зведених таблиць автоматично групує елементи внутрішнього поля для кожного заголовка зовнішнього поля і, якщо є необхідність, створює проміжні підсумки для кожного елемента внутрішнього поля. Але іноді зручніше групувати елементи іншим способом, наприклад, зібрати елементи місячного звіту в квартальні групи або множину чисел у великі числові категорії. Excel пропонує декілька варіантів групування елементів.

Групування числових елементів. Щоб порівняти числові елементи поля, необхідно виділити будь-який елемент поля і натиснути кнопку „Группировать” на панелі інструментів Сводные таблицы. У діалоговому вікні „Группировать” уведемо необхідні значення в поля „Начальная с”, „По” і „С шагом”.

Групування елементів за тимчасовим діапазоном. Щоб згрупувати елементи поля за тимчасовим діапазоном, необхідно виділити будь-який елемент в полі „Дата”, натиснути кнопку „Группировать” на панелі інструментів Сводные таблицы і заповнити діалогове вікно.

MS Excel забезпечує достатню гнучкість при групуванні елементів поля дат. У списку „С шагом” діалогового вікна „Группирование” можна задати тимчасовий інтервал від секунди до року. Якщо стандартних інтервалів не достатньо, можна вказати будь-яку кількість днів. Крім того, можна створити дві і більш угруповань одночасно, виділивши декілька елементів у списку „С шагом”.