Організаційна діяльність як загальна функція менеджменту

Як функція управління організація є видом управлінської діяльності, за допомогою якої система управління пристосовується для виконання завдань, сформульованих на етапі планування.

У процесі організації розробляється система заходів, що регламентують діяльність апарату управління, направлену на досягнення цілей функціонування.

До таких заходів відносяться:

• побудова раціональної системи організації;

• формування оптимальної структури організації;

• забезпечення організації всіма необхідними ресурсами (фінансовими, людськими, матеріальними, енергетичними та ін.).

Розробка і побудова раціональної системи організації припускає визначення числа, складу, а також кількісних і якісних характеристик вхідних в неї елементів. Основними елементами господарської організації є вхідні до її складу структурні підрозділи, кожне з яких виконує свою певну функцію. Тому в основі побудови раціональної системи організації лежить принцип функціонального розподілу праці. Згідно з вказаним принципом, для формування структури будь-якої організації необхідно спочатку визначити основні функції, які ця організація повинна здійснювати. Потім для забезпечення виконання кожною з виділених функцій формуються конкретні робочі групи, тобто основні елементи організації. На завершальному етапі формування системи організації здійснюється низка заходів, направлених на визначення складу, кількісних і якісних характеристик елементів.

Розглянемо процес формування системи господарської організації на елементарному прикладі. Допустимо, нам треба розробити систему господарської організації, яка займається випічкою, і реалізацією хлібобулочної продукції.

Спершу визначимо перелік дій (тобто функцій), які ця організація виконуватиме. У цьому плані можна виділити:

• матеріально-технічне постачання;

• виробництво готової продукції;

• збут готової продукції;

• подання звітності в державні контролюючі органи.

Для виконання функції матеріально-технічного постачання потрібно створити відділ або групу матеріально-технічного постачання. Для здійснення випуску готової продукції необхідна наявність виробничої ділянки або цеху. Виконання функції збуту готової продукції можна доручити відділу товаропросування. Нарешті, подання звітності в державні контролюючі органи повинна забезпечувати бухгалтерія.

Після цього необхідно визначити склад і основні характеристики кожного з перерахованих елементів. Для цього треба розробити положення про ці структурні підрозділи, що містять повний перелік їх завдань і повноважень. На підставі положень розраховують штатну чисельність кожного підрозділу, визначають посадові повноваження кожного конкретного працівника, які в ідеальному варіанті повинні бути закріплені у вигляді посадових інструкцій. На цьому процес розробки раціональної системи організації можна вважати завершеним.

У рамках формування оптимальної структури управління організацією здійснюється розподіл її основних елементів за рівнями управління, а також розробляється мережа горизонтальних і вертикальних інформаційних взаємозв'язків, що сполучають вказані елементи.

Практично всі плани, що складаються в організації, разом з переліком необхідних дій апарату управління і виконавського персоналу, містять елемент організаційних заходів. Часто проведення подібних заходів припускає перебудову структури управління з метою підвищення ефективності діяльності організації, в умовах постійної змінної кон'юнктури зовнішнього середовища. Для державних організацій це завдання є новим. Раніше в основному застосовувалися стандартні види структур управління, що розробляються міністерствами і відомствами спеціально для різних галузей народного господарства. У даний час ситуація істотно змінилася. Більшість організацій отримали право самостійно формувати свою структуру управління. Внаслідок цього у структурі управління таких організацій спостерігаються наступні зміни:

• відмова від розділення організації на групи за функціональним принципом;

• скорочення числа рівнів управління;

• поява принципово нових структурних підрозділів (наприклад, відділів маркетингу, зв'язків з громадськістю та ін.).

Разом з формуванням системи і структури організації важливу роль в процесі здійснення адміністративно-організаційної функції грає забезпечення організації необхідними ресурсами. Основною метою вказаного процесу є забезпечення безперебійного функціонування підприємства.

У систему ресурсів, необхідних для нормального функціонування будь-якої сучасної організації, входять такі елементи:

• сировина (неперероблені предмети праці);

• матеріали (предмети праці, що пройшли первинну обробку);

• напівфабрикати (деталі, блоки і вузли, що набувають на стороні і використовувані для виробництва готової продукції);

• енергетичні ресурси (паливо, паливно-мастильні матеріали, теплова, електрична, пневматична та інші види енергії);

• людські ресурси (працівники основного і допоміжного виробництва, керівний, інженерно-технічний і обслуговуючий персонал);

• фінансові ресурси (сукупність грошових коштів, що володіють потенційною можливістю мобілізації і іммобілізації).

• інформація (дані про стан внутрішнього і зовнішнього середовища організації, що поступають до суб'єкта управління по каналах зв'язку в процесі комунікації, а також управлінські команди, що йдуть від суб'єкта до об'єкту управління).

Як правило, питаннями забезпечення організації необхідними ресурсами займаються спеціальні відділи або служби, що знаходяться в підпорядкуванні у комерційного директора.