Эффективность использования рабочего времени

Управление рабочим временем - одна из важнейших составляющих жизни каждого члена современного общества - зачастую от неё зависит выполнение тех или иных задач. Сегодня общество и бизнес широко используют новые возможности коммуникации с применением компьютерных технологий: электронную почту, обмен мгновенными сообщениями, форумы, доски объявлений, аудио- и видеоконференции.

Широкое применение нашли индивидуальные и корпоративные средства планирования. Однако использование средств общения и планирования в работе не всегда оказывается эффективным и оправданным с точки зрения бизнеса. Основная проблема заключается в отсутствии их интеграции с системами управления документооборотом, деловыми процессами и проектами, учетными системами и т.д. Автоматизация различных задач, связанных с рабочим временем, и их синхронизация с офисными системами управления может помочь повысить эффективность работы и добиться максимальных целей при минимальных затратах.

Систематизация бизнес-процессов заключается в их структурировании, распределении по задачам. Любая задача должна быть выполнена в указанные временные рамки, то есть должны быть определены начало, окончание и затраченное время. Можно к решению этой проблемы подходить индивидуально с помощью индивидуального планировщика и компьютерных приложений. Но подавляющее большинство индивидуальных планировщиков не содержат средств анализа и контроля затраченного времени. И, следовательно, не являются полноценными средствами управления временем.

В компьютерных приложениях, так называемом деловом программном обеспечении, проблема совместной работы сотрудников решается за счет встраивания в программы средств общения, планирования задач и контроля их исполнения, поддержки мобильных устройств, технологий интернет-порталов. Корпоративные среды, в том числе операционные системы и бизнес-платформы включают в себя такие решения.

Групповое планирование позволяет назначить задание нескольким сотрудникам с учетом хранения данных в единой базе и разграничения прав доступа. Отличие группового планирования - это его непосредственная связь с организационной структурой: штатным расписанием, ролями проекта, списком участников рабочей группы. Более гибкие планировщики позволяют назначать сотрудникам роли помимо штатного расписания, что позволяет учитывать неформальное распределение обязанностей в организации.

Серьезной задачей для кадровой службы является учет рабочего времени большого количества временных сотрудников или сотрудников со сдельной оплатой труда. В последнем случае результаты труда могут не учитываться, например, при проведении маркетинговых акций с раздачей рекламной продукции. Система учета рабочего времени включает в себя средство группового планирования и отчетности.

Движение в направлении интеграции деловых функций и функций совместной работы осуществляют разработчики интернет-решений, ориентирующиеся, в первую очередь, на рынок среднего и крупного бизнеса. В странах с устоявшейся рыночной экономикой существуют сотни интернет-решений, включающих в себя функции совместной работы и планирования рабочего времени, а также элементы делового программного обеспечения. Такие программные продукты относятся к классу Groupware .

Исходя из этого, логическим продолжением существовавших ранее продуктов управления рабочими процессами является появление программного продукта TMU GroupWare японской компании TMU Consulting, разработчика программного обеспечения и консультанта в области автоматизации бизнеса. Первая версия TMU GroupWare 1.2 вышла на рынок в 2003 году. В программе все модули тесно интегрированы между собой, реализован документооборот, доступ с карманных компьютеров и мобильных телефонов, расширен список поддерживаемых баз данных и операционных систем.

TMU GroupWare изначально разрабатывался как продукт для массового использования, и он содержит все необходимые средства для автоматизации групповой работы для среднего и крупного бизнеса. В целом продукт является системой управления деловыми процессами. Деловой процесс представляется набором последовательно или параллельно выполняемых задач: условием начала выполнения следующей задачи является окончание предыдущей с нужным результатом. При запуске процесса происходит интеллектуальный выбор свободного сотрудника для выполнения задачи. Независимый движок Workflow позволяет в ходе выполнения задачи обмениваться информацией с другим программным обеспечением, что позволяет встраивать TMU GroupWare в решения по управлению предприятием или производством.

Помимо управления деловыми процессами решаются задачи стратегического планирования – ведения проектов. Проекты имеют собственную структуру ролей, на которые назначаются сотрудники.

Важнейшей компонентой делового программного обеспечения в TMU GroupWare является хранилище документов и элементы документооборота. TMU GroupWare - это система управления документооборотом начального уровня, которая удовлетворяет основным запросам бизнеса в этой области автоматизации. Документ представляет собой регистрационную карточку с набором полей, настраиваемых пользователями, и набор присоединенных файлов. Ведется учет версий, поддерживается блокировка файла во время его редактирования, имеется архив. Осуществляется поиск по карточке и тексту документов. Документооборот использует деловые процессы для коллективной работы над документами по их созданию и согласованию.

В целом система построена по принципам модульной архитектуры (в последующих версиях планируется разработка новых, специализированных модулей, направленных на обеспечение эффективной работы).

Этот программный продукт предназначен для компаний:

с проектным подходом ведения бизнеса;

с территориально удаленными офисами и филиалами;

стремящихся реализовать стратегии управления знаниями;

желающих перейти на новую ступень организационно-управленческого развития;

планирующих получение сертификата менеджмента качества и уже сертифицированных по стандартам ISO 9001-2000.

С функциональной точки зрения TMU GroupWare - это, в первую очередь, полноценное решение проблемы взаимодействия сотрудников внутри организации, отдела или проекта. Обмен информацией происходит с учетом организационной структуры предприятия или проекта. Для взаимодействия с внешним миром, с клиентами, контрагентами и партнерами ведется корпоративный список контактов. Максимально полный набор средств общения включает в себя сервер электронной почты и поддержку внешних почтовых серверов, мессенджер – службу обмена мгновенными сообщениями, форумы, отправку SMS, корпоративную базу знаний. Коммуникационные возможности используются для рассылки уведомлений о событиях, включая подписку на уведомления об изменении состояния объектов и их контейнеров (например, прислать уведомление на нужный почтовый ящик - о любом просроченном задании, имеющем высокую важность).

Для сотрудника реализованы планирование личных и совместных работ, определение местонахождения коллеги, бронирование имущества компании, хранение информации и документов, оперативный обмен информацией и документами, оперативный поиск документа или контакта, регистрация информации о клиенте и масса других функций.

Для менеджера – оперативный контроль за бизнес-процессами с мобильного телефона, планирование и управление ежедневными и проектными работами, контроль исполнения сотрудниками правил трудового распорядка, учет использования рабочего времени, оперативные распоряжения и указания, контроль выполнения поручений, отслеживание потоков информации, осведомленность обо всех создаваемых документах.

Среди прочих возможностей TMU GroupWare особо заметны и используемы комплексные решения для автоматизации бизнес-процессов компании. Такие, как доступ с мобильных устройств для управления персоналом, планировщик, поиск информации о местонахождении сотрудника, список задач, штатное расписание и список сотрудников, карточки учета рабочего времени, полная контактная информация, управление проектами, расчет плановых сроков, определение потребности в ресурсах, учет выполнения работ, оперативная корректировка планов, регулирование документооборота, хранение и оперативный поиск документов, учет документов, контроль движения документов, согласование, визирование и утверждение документов, CRM, регистрация клиентов, регистрация контактов, ведение клиентских проектов, менеджмент имущества компании, резервирование помещений, транспорта и т.п., общение с сотрудниками путём обмена моментальными сообщениями, е-mail, форум, новости, интернет, персональный каталог ссылок, поиск в интернет. Кроме того, в продукте реализован многоязыковой интерфейс, разграничение прав доступа, отчетность и др.

При использовании TMU GroupWare компания может добиться снижения затрат и издержек, автоматизации бизнес-процессов, сокращая при этом затраты на организацию и производство, повысить эффективность и продуктивность работы.

Еще одной новинкой в области корпоративного программного обеспечения для мониторинга рабочего времени стала программа Cyclope.

Программа Cyclope позволяет руководителям и кадровым службам компаний получать подробную статистику об использовании компьютеров сотрудниками, а с ее помощью эффективно выстраивать систему мотивации персонала, а также выявлять случаи недобросовестного использования рабочего времени и принимать меры для пресечения подобных явлений.

Статистика показывает, что в России офисные сотрудники тратят до половины своего рабочего времени на деятельность, не имеющую никакого отношения к работе: игры в компьютерные игры, общение с друзьями в ICQ и в социальных сетях, посещение развлекательных сайтов и написание блогов. Программа Cyclope призвана показать руководителю компании и кадровым службам, сколько времени сотрудники тратят собственно на работу, оценить эффективность сотрудников и поощрять/наказывать персонал в зависимости от полученной информации об эффективности.

Cyclope устанавливается на компьютерах локальной сети организации и предоставляет статистику обо всех приложениях, которые запускались на компьютере каждого сотрудника, обо всех посещенных интернет-сайтах и об общении в ICQ и других программах обмена мгновенными сообщениями. При этом каждый вид деятельности можно классифицировать как эффективный и неэффективный. Кроме того, Cyclope формирует удобные графики, наглядно демонстрирующие эффективность каждого сотрудника и целых отделов, которые позволят руководству и кадровым службам оперативно реагировать на факты нарушения трудовой дисциплины и вносить изменения в систему мотивации при появлении новых условий и факторов.

Важно отметить, что программа Cyclope разрабатывалась так, чтобы работодатель не нарушал тайну переписки и не вторгался в частную жизнь сотрудников, но при этом мог абсолютно точно оценить эффективность работы каждого сотрудника. Cyclope отслеживает время, затраченное на ведение личной переписки, но при этом не отслеживает содержания переписки, что позволяет говорить о соблюдении и этических, и правовых норм при использовании Cyclope.

В целом, при использовании на предприятии Cyclope помогает: разработать систему мотивации и премирования; оценить реальную загрузку сотрудников; проконтролировать количество реально проведенного за компьютером времени; оценить эффективность использования рабочего времени.