5. Справочники

Как известно, справочники служат для получения сведений о тех или иных объектах. Справочники в программе Торговля+Склад используются для хранения данных о клиентах организации, договорах с ними, складах, товарах, с которыми имеет дело сама организация. Кроме того, в справочниках хранятся ставки налогов, цены. Ставки налогов могут меняться со временем, поэтому их следует периодически корректировать. Информация из справочников используется при оформлении документов. Данные вносятся в справочники с помощью специальных форм, которые облегчают заполнение таблиц баз данных.

Обычно заполнение справочников не вызывает труда. Лучше сначала заполнить или откорректировать такие справочники, как Склады, Фирмы, Ставки налогов. Затем заполните справочники Банки, Контрагенты, Номенклатура.

Просмотр записей в справочниках

Любой справочник представляет собой таблицу, состоящую из записей. Записи идентифицируются в справочнике жирными линиями голубого цвета. Выбранной (активной) считается запись, в которой находится курсор (выбранная запись подсвечивается синим цветом), причем не важно, в какой именно графе записи находится курсор. Для просмотра записи дважды щелкните на выбранной строке или нажмите клавишу Enter. Например, если открыть справочник Контрагенты, выделить требуемую запись и нажать клавишу Enter, то можно увидеть форму со сведениями об организации.

Добавление записи в справочник

Как и в других программах, обслуживающих базы данных, открыть новую форму для заполнения справочника можно с помощью клавиши Insert. Можно также воспользоваться кнопкой Добавить на панели инструментов окна справочника или командой Добавить из контекстного меню.

Для выбора команды Добавить используется также кнопка Действия. Щелкните на ней и выберите команду.

После любого из этих действий на экран выводится окно формы, которая позволяет вносить информацию в базу данных. Поля в окне следует заполнить данными о фирме (справочник Фирмы), контрагентах (справочник Контрагенты), складах (справочник Склады), номенклатуре товаров (справочник Номенклатура) и т. д.

Информация либо непосредственно вносится в поле, либо выбирается из предложенного раскрывающегося списка, который может быть связан с соответствующим справочником. Код объекта в форме является уникальным. Его устанавливает программа. По коду выбираются записи из базы данных.

Поля ввода заполняются с помощью кнопки выбора в правой части поля. После щелчка на кнопке открывается соответствующий справочник, в котором двойным щелчком выбирается необходимое значение. Для сохранения данных не забывайте перед закрытием окна щелкнуть на кнопке ОК. Примеры добавления новых записей рассматриваются при изучении отдельных справочников.

ПРИМЕЧАНИЕ: Кроме команды Добавить, меню Действия содержит следующие команды: Скопировать, Изменить, Установить пометку на удаление, Закончить редактирование, Установить условия и порядок отбора, Отбор по текущему значению, Отключить отбор.

Добавление с копированием

Очень часто при вводе большого количества записей хочется ускорить ввод данных. Для выбора такого режима работы используется кнопка Добавить с копированием. Новая форма с данными будет заполнена, при необходимости надо лишь откорректировать некоторые поля.

Редактирование записей

Содержание записи в справочнике можно изменить. Это необходимо, когда следует поменять цену товара или откорректировать его название. Наконец, запись может быть просто сохранена с ошибкой, которую следует исправить. Для этого выполните следующие действия.

1. Выберите запись.

2. Нажмите клавишу Enter или дважды щелкните на строке с записью.

3. В открывшемся окне формы внесите изменения в соответствующие поля,

Поля белого цвета — это обычные поля ввода. Для того чтобы такое поле стало доступным для ввода, щелкните на нем, там появится курсор вставки.

Если в правой части поля есть кнопка выбора, то предполагается выбор из справочника. Щелкните на кнопке выбора рядом с таким полем, чтобы открыть нужный справочник. Выберите запись, дважды щелкнув на ней. Окно справочника закрывается, выбор сделан.

Пометка записи на удаление

Записи можно помечать на удаление. Для этого выберите запись и щелкните на кнопке Пометить на удаление на панели инструментов или нажмите клавишу Delete. На значке папки, идентифицирующем запись, появляется синий крестик. Для выбора команды Пометить на удаление можно воспользоваться и контекстным меню. Для этого щелкните на объекте правой кнопкой мыши.

Удаление помеченных на удаление записей

Правом на удаление обладает только администратор системы. Окончательное удаление записей производится по приведенному ниже алгоритму.

1. Закройте все открытые в программе окна.

2. Выберите команду Разное > Удаление помеченных объектов.

3. Подтвердите удаление.

4. Открывается окно со списком помеченных на удаление объектов.

5. Щелкните на кнопке Контроль. Будет проверена возможность удаления, и машина

покажет, какие объекты можно удалить. Дело в том, что некоторые записи в

справочнике могут быть задействованы в проводках или документах. Иногда

устанавливается защита от случайного удаления для некоторых важных объектов.

Кнопка Контроль и проверяет наличие таких ограничений. Затем щелкните на

кнопке Удалить.

Удаление невозможно, если пользователь не является администратором системы. Кроме того, удалить объекты невозможно, если наложены ограничения на права пользователя.

Создание групп

Иногда записи в справочниках разбивают на группы, которые, в свою очередь, могут содержать подгруппы. В группы объединяют однородные элементы. Неудобно пользоваться базой данных, в которой товары одного вида находятся в одном списке с товарами другого вида. Гораздо практичнее выделить для этих категорий две отдельные группы. Сведения о поставщиках и покупателях также удобно помещать в две разные группы.

Откройте справочник Контрагенты. Группы обозначаются в нем папками желтого цвета. Обратите внимание, около папки Контрагенты на левой панели находится квадратик с плюсом, это означает, что данная группа имеет подгруппы. Щелкните на квадратике, чтобы стал виден список подгрупп. Знак «плюс» рядом с папкой изменится на «минус». Открыть любую группу можно, дважды щелкнув на изображении папки желтого цвета. В подгруппе можно создавать другие подгруппы. Ограничений на количество таких групп нет. Элементы справочников сами могут являться родительскими, то есть в них тоже можно создавать группы.

Допустим, необходимо создать подгруппу Поставщики из регионов в группе Поставщики. Для создания новой группы выполните следующие действия.

1. Откройте группу, в которой следует создать подгруппу.

2. Щелкните на кнопке Добавить группу на панели инструментов.

3. Заполните поля в открывшемся окне, дайте название группе.

4. Сохраните созданную запись, щелкнув на кнопке ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ: Аналогичным образом создаются и группы в главной группе Контрагенты.

Может случиться так, что запись попала не в ту группу. Чтобы не удалять эту запись и не создавать заново в нужной группе, ее можно перенести. Для этого выполните следующие действия.

1. На правой панели выберите элемент, который будет переноситься.

2. Выберите щелчком мыши группу на левой панели справочника, в которую будет переноситься запись.

3. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+F5 или щелкните на кнопке Перенести в группу на панели инструментов открытого окна. После этих действий папка удаляется из одного места и перемещается в выбранное.

4. В открывшемся диалоговом окне щелчком на кнопке Да подтвердите необходимость переноса.

Сортировка записей в справочнике

Если необходимо упорядочить записи в справочнике по коду или наименованию, то необходимо использовать команды контекстного меню или команду Действия > Сортировка > Упорядочить по коду или Упорядочить по наименованию. Откроется окно, в выбираются критерии отбора или сортировки.

Для сортировки используются кнопки Отбор по текущему значению, Отбор по коду и т. д. Для отключения отбора используется кнопка Отключить отбор. Установить условия и порядок отбора можно также, щелкнув на кнопке Действия и выбрав команду Установить условия и порядок отбора.

Номенклатура

Является важным для ведения автоматизации учета товаров. В него заносятся сведения о товарах, причем не только тех, которые уже имеются на складе, но и тех, поступление которых только планируется.

Справочник Номенклатура типовой конфигурации содержит группы и подгруппы.

Группа Товары содержит подгруппы Устройства ввода, Устройства хранения и обработки информации, Другие товары, в которых размещены записи о товарах.

Для товара, работы, услуги можно назначить множество цен. Названия цен выбираются из заранее подготовленного справочника Типы цен. Цены могут быть занесены непосредственно в форму товара, работы, услуги или сформированы с помощью механизма групповой обработки цен на основании рассчитанной программой себестоимости или учетной цены и введенной по каждой цене товара торговой наценки. Каталог товаров можно просмотреть и распечатать.