4. Учет товаров на складе

Любая система контроля запасов должна содержать информацию о наличии и местонахождении запасов, обо всех отгрузках и получении товаров. В то же время, многие системы на предприятиях не обеспечивают принятие правильных решений управления запасами именно по причине того, что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии. Вопросам повышения качества учета запасов посвящена эта статья. Менеджеру по запасам обычно не присуще рассматривать товарные запасы как финансовые инвестиции. Чаще запасы рассматриваются не иначе, как железо, стекло, сталь или резина, нежели как твердая валюта или ценности, которые могут быть обменяны на наличные деньги. Но если менеджер начнет смотреть на запасы как на пачки денежных купюр, которые лежат на открытых полках, то процедуры сохранности, вероятно, существенно будут усилены.

Вопросы сохранности товаров следует рассматривать не иначе, чем вопросы сохранности денежных средств в банке. За самые большие инвестиции торговой фирмы должен нести ответственность подотчетный работник, оформивший свою ответственность в установленном порядке. Сохранность запасов должна включать многие из тех процедур, которые используются в банке для сохранения денег банка и его вкладчиков:

1. Документирование всех сделок. Никакой товар не должен уходить со складских полок без соответствующего документального оформления. В банке, работник производит тщательный подсчет (до копеек) денежных купюр каждую ночь перед тем, как покинуть банк. Теоретически, процедуры не должны быть другими, например, в торговле запчастями.

2. Ведение точных бухгалтерских записей. Любые товары подлежат списанию из регистров учета, как только они покидают полки хранения. Никаких займов, никаких свободных заборов товара, никаких других свободных изъятий товара с полок не должно производиться без письменной авторизации. Единственный способ избежать неправильного учета товаров в наличии - требовать постоянного документального сопровождения движения товара до того, как товар забирается. 3. Запрещение любого неавторизованного доступа в отдел хранения товаров. В банке никому не дозволено проходить за стойку. Никто не может забирать деньги из кассы банка без соответствующего документа. Не следует иметь никаких отличий и на вашем складе. Разрешение службе маркетинга, продаж, снабжения и даже директору фирмы забирать товары приводит к большому расхождению при сравнении учетных записей и фактического наличия товара при проведении инвентаризации.

4. Следование строгим процедурам и правилам приемки и отгрузки в отделе хранения. Именно на этой стадии множество товаров пропадает из-за того, что товары не всегда учитываются. Таким образом, три принципа осуществления контроля запасами следующие: 1) Абсолютно никакого неавторизованного доступа в отдел складирования 2) Все посещения отдела должны контролироваться и записываться 3) Все приходы и отгрузки товара должны в установленном порядке контролироваться и документироваться.

К учету товара обычно предъявляются следующие требования: оперативность, точность, полнота. Наиболее точную информацию о наличии товара на складе дают инвентаризации. Ежегодные инвентаризации обеспечивают соответствие количества хранимого запаса и количества запаса по финансовым документам и отчетам. Ничто не может заменить в этом смысле эту процедуру.

В фирме с небольшим ассортиментом товара проверяют наличие товара и получают текущие остатки по складу благодаря проведению ежедневной инвентаризации. Но в большинстве случаев фактический остаток товара определяется путем вычитания из начального остатка расхода и добавляя приходы товара на ежедневной, еженедельной или помесячной основе. Компьютер позволяет получать эти остатки весьма просто и с высокой точностью. Ежедневные расходы и приходы запаса могут быть внесены в компьютер по мере их совершения или по окончании рабочего дня. При занесении приходов и расходов либо вручную, либо через сканирование штрих-кодов, можно значительно сократить необходимую работу по подсчету текущих остатков. Кроме того, компьютер позволяет хранить информацию об остатках множества самых разных товаров. Если в ассортименте имеется 25 различных видов товаров одной категории, то с использованием компьютерной системы, просто заносятся все приходы и расходы, и компьютер оперативно и точно пересчитывает текущие остатки по каждому из наименований. Компьютер позволяет хранить информацию по каждому товару о количестве, размере, весе, цене, месте нахождения всех товаров, проходящих через фирму, описание и другую необходимую информацию об отдельной ассортиментной позиции.

Помимо информации о наличии запаса определенного наименования, важно знать его местонахождение на складе. При использовании компьютеризированной системы, Вам требуется выставлять на витрину только небольшое количество образцов. По мере потребности, она заносится в компьютер, и система мгновенно отображает, где товар точно находится. С роботизацией процесса выборки заказа - заказ может быстро и точно собираться и выставляться на прилавок. Другой технологией автоматизации является штрих-кодирование, которое делает процесс занесения данных о приходе и местонахождении товара более быстрым и точным. Падение цен на технологию компьютерного штрих-кодирования делает доступным ее использование и весьма точный учет запасов и даже позволяет отслеживать движение материалов между процессами. Компьютерное кодирование сопровождается печатанием ярлыков определенного образца на товаре и местах хранения, которые может читать компьютер. Большинство систем штрих-кодирования использует черточки на бумаге. Каждый товар должен быть обеспечен штрих-кодом, который поступает в организацию для последующего сканирования стационарным или переносным сканером штрих-кодов. Компьютер затем ассоциирует штрих-код с отдельным товаром и поможет отслеживать его движение по процессам настолько далеко, насколько это необходимо.