Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Дипломка мая.docx
Скачиваний:
3
Добавлен:
31.08.2019
Размер:
77.3 Кб
Скачать

5.1. Вимоги ведення діловодства на підприємстві.

Діловодство на підприємствах в установах, організаціях здійснюється відповідно до норм Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, яка встановлює загальні правила документування управлінської діяльності у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Викладені в інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в установі розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної республіки Крим, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Відповідальність за організацію діловодства в установі несе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, цієї примірної інструкції та інструкції з діловодства установ покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або на секретарі. В установах їх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівників з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу.

5.2. Правила складання та зберігання документив.

У кожній бухгалтерії документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств та організацій до повного використання й передачі до архіву проходять обробку, передаються з одного робочого місця на інше, тобто проходять певний шлях. На окремих робочих місцях бухгалтерські документи затримуються іноді на кілька днів. Через це обов'язково потрібний контроль за зберіганням документів.

Для забезпечення своєчасного і правильного обліку господарських фактів треба сформувати систему складання й опрацювання документів, яка сприяла б максимальному прискоренню їх руху протягом всієї обробки. Цього можна досягти за допомогою документообороту та чіткої організації поточного і постійного активів.

Документооборотом називається встановлений порядок і термін руху документів у процесі їх використання згідно з методом бухгалтерського обліку від моменту складання або отримання від інших підприємств до передачі в архів.

Документи, на підставі яких роблять записи в облікових реєстрах, називаються використаними. їх зберігають у поточному архіві не довше як протягом даного року, після чого передають за актом на постійне зберігання до архіву підприємства, організації або установи.

Протягом місяця документи, які обробляються, зберігають в окремих папках або технічних засобах діловодства.

У кінці кожного місяця документи поточного місяця формують в окремі папки за ознаками архівного діловодства, тобто згідно з номенклатурою. На обкладинці зазначають назву справи, її номер, рік, місяць, шифр синтетичного рахунку та кількість документів. Документи добирають за певними ознаками групування (прихідні, видаткові, авансові звіти), нумерації, послідовності здійснення господарських операцій та іншими ознаками.

Документи, передані з поточного архіву до постійного, зберігають за такими принципами: за роками і місяцями; у межах року і місяців залежно від характеру і змісту за такими ознаками: у хронологічному, предметному і кореспондентському порядку.

Термін зберігання документів у постійному архіві підприємства для кожного виду документів встановлює Головне архівне управління.

Після закінчення терміну зберігання документи знищують, про що складають акт. Процес знищення полягає в передачі відповідних матеріалів організаціям вторинної сировини. Цей факт оформляють накладною.