3. Способи виправлення помилок в облікових регістрах

Бухгалтерський облік на практиці пов'язаний із оформлен­ням значної кількості первинних документів, які засвідчують здійснення тих чи інших господарських операцій. Інформація із первинних облікових документів узагальнюється, систематизується і знаходить своє відображення в облікових регістрах. В свою чергу при заповненні як первинних документів, так і облікових регістрів допускаються різного роду помилки. Найбільш поширеними помилками в обліку є:

- запис неправильного тексту, що в результаті змінює або зміст операції, або напрямок здійснення певних витрат;

- запис неправильних одиниць виміру матеріальних ціннос­тей, облікової ціни одиниці запасів, що в результаті змінює підсу­мок по конкретній операції;

• запис неправильних розцінок при виконанні робіт працівни­ками, що призводить або до заниження, або до завищення фонду оплати праці по підрозділах та підприємству в цілому;

• встановлення неправильної кореспонденції між рахунками, яка призводить в результаті до записів в інших облікових регістрах;

порушення правил подвійного запису і взаємозв'язків між синтетичними рахунками, субрахунками і аналітичними рахунка­ми; - неправильне виведення оборотів і сальдо по рахунках та ін. Треба зазначити, що обробка інформації як вручну, так і з використанням обчислювальної техніки зовсім не гарантує нездійснення помилок.

Помилки, які виникають в обліку, можуть бути спричинені:

- недостатнім рівнем кваліфікації облікових працівників; - втомою та неуважністю працівників; - несправністю обчислювальної техніки; - використанням при узагальненні даних із звітів і облікових регістрів, в яких були допущені помилки та ін. Помилки в обліку можуть бути локальними за умов, коли неправильні записи (помилки) відмічаються лише в одному обліко­вому регістрі і при цьому не впливають в подальшому на системати­зацію інформації в інших облікових регістру, а також транзитними, коли помилка в одному обліковому регістрі призводить до ланцюго­вих змін (помилок) в інших облікових регістрах, а також звітності підприємства.

Одним із найбільш поширених способів виявлення помилок, допущених в обліку, є пунктування записів. Він полягає у тому, що в процесі перевірки записів в декількох облікових регістрах, де були виявлені розбіжності, біля аналогічних цифр ставиться позначка "V", яка засвідчує тотожність даних. Це дає змогу побачити, яка час­тина інформації вже перевірена і що необхідно буде ще опрацювати з метою пошуку помилок.

Дієвим способом виявлення помилок в разі порушення правил подвійного запису і взаємозв'язків між синтетичними рахунками, суб­рахунками і аналітичними рахунками є. складання оборотних відомо­стей як по синтетичних, так і аналітичних рахунках.

В залежності від характеру помилок використовують різні способи їх виправлення. Положенням про документальне забезпе­чення записів у бухгалтерському обліку (наказ Міністерства фінансів України № 88 від 24.05.1995 р.) передбачено виправлення помилок наступними способами:

1. коректурний;

2. червоного сторно (від'ємних чисел).

Треба зауважити, що у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки і необумовлені ви­правлення не допускаються.

Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

В свою чергу помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом "червоного сторно". Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом або темною пастою кулькових ручок у рамці, а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься темним чорнилом або пастою кулькових ручок. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгал­терського обліку. Помилки в облікових регістрах за поточний період, що ви­правляються способом доповнюючих проводок, використовують у випадках, коли кореспонденція між рахунками вказана правильно, але операцію зазначено у меншій сумі, аніж було по факту її здійснення. В цьому випадку складають доповнюючу проводку за тією ж самою кореспонденцією рахунків, що й початковий запис, на різницю між правильною і зменшеною сумою по операції. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом "виправлено" та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається. Виправлення помилок, які трапляються при визначенні коре­спонденції між рахунками, способом "червоного сторно" розглянемо на прикладі із залученням бухгалтерських рахунків.

Приклад.

Операція 1. Згідно даних первинного документа на склад було оприбутковано із виробництва за собівартістю готову продукцію на су­му 4000 грн. В бухгалтерському обліку, в силу допущеної помилки, да­на операція була відображена наступною проводкою:

Дебет рахунку 20 "Виробничі запаси" 4000 грн.

Кредит рахунку 23 "Виробництво" 4000 грн.

Операція 2. Після з'ясування допущеної помилки проведено сторнування помилково записаної суми:

Дебет рахунку 20 "Виробничі запаси" 14000 грн.

Кредит рахунку 23 "Виробництво" 14000 грн.

Операція 3. Встановлено правильну кореспонденцію між ра­хунками при оприбуткуванні готової продукції на склад із виробництва за собівартістю на суму 4000 грн.:

Дебет рахунку 26 "Готова продукція" 4000 грн.

Кредит рахунку 23 "Виробництво" 4000 грн.

Відобразимо вказані господарські операції за допомогою схе­ми, яку наведено на рис. 6.2.

20 Д Виробничі запаси К
4000
4000
Оборот = 0	-

23 Д Виробництво К
			4000
			4000
			4000
-			Оборот = 4000
26 Д Готова продукція К
4000
Оборот = 4000		-

Рис. 6.2. Виправлення помилкової кореспонденції між рахунками при використанні способу "червоне сторно".

Поряд із наведеним прикладом у бухгалтерському обліку ви­правлення помилок із використанням способу "червоного сторно" за­стосовують і в тому випадку, коли запис зроблено в правильній коре­спонденції рахунків, але із перебільшенням фактичної суми здійсне­ної операції. Виходячи з цього, на суму різниці (перевищення) по­милкового запису і правильної суми роблять часткове сторнування.

Контрольні питання

1. Охарактеризуйте документ як джерело первинної інформації. Документування та документація.

2. У чому полягає законодавча основа порядку документального оформлення господарських операцій?

3. Яка роль документування та документації в управлінні діяльністю підприємства?

4. Які є вимоги до змісту документів?

5. Перелічіть вимоги до оформлення документів. Як виправляють помилки в бухгалтерських документах?

6. У чому полягають сутність і значення уніфікації та стандартизації документів?

7. Дайте класифікацію документів за місцем їх складання.

8. Якою є класифікація документів за їх призначенням?

9. Дайте характеристику первинних та зведених документів.

10. Класифікуйте документи за способом їх використання.

11. Якою є класифікація документів за їх змістом?

12. Розкрийте сутність та завдання документообороту на підприємстві.

13. План (графік) документообороту як інструмент систематичного контролю.

14. Який порядок перевірки вхідних документів?

15. Які є етапи бухгалтерської обробки документації?

16. Яку організацію має архів на підприємстві. Які є види архівів?

17. Які існують терміни зберігання бухгалтерських документів?

18. Охарактеризуйте інвентаризацію стосовно системи бухгалтерського обліку: передумови виникнення, сутність та завдання.

19. Який порядок і строки проведення інвентаризації? Назвіть випадки обов'язкової інвентаризації.

20. Документальне оформлення результатів інвентаризації.