— Глава 20 —

УПРАВЛЕНИЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫМИ

ЗАПАСАМИ

20.1 Анализ товарно-материальных запасов

(метод АВС)

Одно из важнейших направлений деятельности компании - управление запасами. Достижение максимальной рентабельности собственного капитала возможно в основном двумя способами: повышением эффективности (рентабельности) производственной деятельности и повышением оборачиваемости активов. Действительно, капитал, замороженный"четов ки информации длянными поправками:редство 000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000 в запасах, не только не приносит дохода на вложенный капитал, но и требует затрат по хранению.

Поэтому, с одной стороны, компании стараются минимизировать уровень запасов. С другой стороны, нехватка запасов также приводит к потерям как материальным — затраты на срочную покупку и доставку, так и не выражающихся непосредственно в денежном виде — потеря доверия клиентов. Необходимо построение такой системы управления запасами, которая бы минимизировала издержки по владению запасами. Для организации этого процесса в первую очередь необходимо проведение анализа товарно-материальных запасов.

В управлении запасами классификация проводится на основе денежной ценности (стоимость единицы запасов умножают на потребность в натуральных единицах).

При ранжировании используют правило: на небольшое количество позиций запасов приходится значительная денежная ценность.

Выделяют три основные категории товарно-материальных запасов (рис. 20.1 и табл. 20.1)

Таблица 20.1

КАТЕГОРИЯ А	Небольшое количество позиций, имеющих наибольшую денежную ценность
КАТЕГОРИЯ В	Среднее количество позиций, имеющих среднюю денежную ценность
КАТЕГОРИЯ С	Большое количество позиций, имеющих небольшую денежную ценность

Рис. 20.1. Категории запасов по методике АВС

Категория А — для управления запасами из данной категории применяются наиболее сложные методики, тщательно отслеживается оборот и наличие данных запасов на складе; особое внимание уделяется работе с поставщиками данных запасов, небольшие ошибки в управлении запасами данной категории приводят к большим потерям.

Категория В — применяются те же методики управления, но в них используют более простые приближенные расчеты, большие ошибки при управлении недопустимы, так как они приводят к большим потерям.

Категория С — применяются упрощенные методы управления запасами, как правило, используют большой объем 1-го заказа, создают избыточные страховые запасы (в разумных пределах), реже отслеживается состояние запасов на складе; затраты на скрупулезное управление данным видом запасов не компенсируются экономией от эффективного управления, основная задача управления данной категории запасов — постоянное наличие их на складе.

20.2. Информационное обеспечение управления запасами. Определение оптимального размера заказа

Для создания на предприятии эффективной системы управления запасами с целью минимизации совокупных издержек владения необходимы следующие источники информации.

1. Прогноз спроса (потребности) (D) — как правило, прогноз спроса по месяцам с учетом сезонных колебаний. Может быть постоянным и переменным (в единицах).

Переменный спрос – такой, при котором существует вероятность отклонения реального дневного спроса от среднего дневного спроса.

2. Время выполнения заказа (Т_П) — время, которое проходит с момента заказа товаров у поставщика до прихода товара на склад. Время выполнения заказа также может быть постоянным и переменным.

При переменном времени выполнения заказа существует вероятность того, что товар поступит на склад позже установленного срока.

Степень неопределенности прогноза спроса и времени выполнения заказа определяют через среднее квадратическое отклонение (σ), которое рассчитывают исходя из статистических данных работы компании и оценки изменения данных показателей в будущем.

Для эффективного управления запасами необходимо знать величины трех основных видов затрат, связанных непосредственно с запасами:

• стоимости хранения запасов (C_h1) — затрат, связанные с хранением единицы запасов за отчетный период;

• стоимости хранения 1 денежной единицы запасов (C_h) — затраты, связанные с хранением 1 денежной единицы запасов за отчетный период (в %, долях от стоимости).

• стоимости выполнения заказа (C₀₁) — затраты, связанные с выполнением одного заказа на покупку товаров;

• убытков из-за недостатка запасов (C_d1) — затраты, которые несет компания вследствие отсутствия единицы запасов на складе в нужное время. Эти затраты могут быть связаны как с простоем оборудования, так и с потерями вследствие снижения объема продаж.

Общая сумма стоимости запасов состоит из затрат, связанных с владением запасами, затрат на заказ запасов и затрат, связанных с нехваткой (дефицитом) запасов.

В данном случае компанию интересует только переменная составляющая таких затрат. Практически любая система управления запасами стремится минимизировать эти затраты.

По компонентам затраты классифицируют следующим образом.

1. Затраты, связанные с владением материалами:

• коммерческие затраты;

• проценты;

• страхование;

• налоги на капитал, вложенный в запасы (налог на имущество);

• затраты на хранение;

• содержание складов;

• операции по перемещению запасов.

2. Затраты, связанные с риском потерь вследствие:

• устаревания;

• порчи;

• замены одного вида материала на складе другим;

• замедления темпов потребления данного продукта.

3. Затраты на альтернативные направления в целях получения прибыли:

• увеличение производственной мощности.

• снижение стоимости продукции.

• капиталовложения в другие предприятия.

• выплата дивидендов.

3. Затраты, связанные с размером партий:

• выдача и закрытие заказов;

• ведение соответствующих переговоров;

• подготовка производства;

• наладка оборудования;

• испытание первого образца изделия;

• брак, полученный при наладке оборудования;

• потери времени на период освоения операций;

• потери мощности при изменении видов работ;

• на перемещение партий, оперативное планирование и расходы, связанные с ускорением оборота оборотных средств;

3. Затраты, связанные с дефицитом запасов:

• на ускорение доставки поступающих материалов.

• на связь.

• на разъезды.

• оплату агента.

• связанные с малыми размерами партий.

• ускорение движения запасов на предприятии.

• на изменение графика очередности заказов;

• связанные с дроблением партий;

• ускорение поставки отгружаемых материалов;

• на перевозку товаров;

• премии за быструю транспортировку;

• коммерческие - потеря прибылей и рост доли накладных расходов, связанные с сокращением объема продаж из-за отсутствия требуемых товаров;

• на восстановление связей с клиентами;

• на поощрение мероприятий по сохранению уровня продаж.

3. Затраты на управление запасами:

• на обучение технического персонала;

• на обучение управленческого аппарата;

• на содержание технических служащих;

• на содержание конторских служащих.

Исходя из данной классификации можно получить общее уравнение стоимости запасов, которое имеет следующий вид:

ТС = С₀ + C_h + C_d, (20.1)

где С₀ — стоимость заказа партии, C_h — стоимость хранения, C_d — стоимость нехватки запасов.

Для определения стоимости заказа необходимо знать объем заказа. Объем заказа обозначим через Q. Закупки будем производить равномерно (рис. 20.2). Средний объем заказа обозначим через Q/2.

Условиями решения уравнения (20.1) следующие:

• закупки производятся равномерно;

• товарно-материальные запасы расходуются равномерно.

Рис. 20.2. Динамика изменения остатка товаров на складе

1. Суммарная стоимость хранения запасов

Пусть C_h1 — стоимость хранения единицы запасов. Тогда для расчета стоимости хранения необходимо затраты по хранению одной единицы запасов C_h1 за период (год) умножить на количество запасов в течение каждого дня периода. Стоимость хранения всех запасов в течение года равна стоимости хранения среднего уровня запасов, или Q/2 единиц.

Суммарные затраты на хранение рассчитываются по следующей формуле:

. (20.2)

2. Суммарная стоимость выполнения заказа

Стоимость выполнения заказа связана с фиксированными затратами на выполнение заказа и не зависит от размера заказа; включает в себя следующие затраты:

• стоимость подготовки документов, включая стоимость рабочего времени сотрудников, занятых этим;

• транспортные расходы (только фиксированная часть);

• командировочные и курьерские расходы.

Все затраты на выполнение заказа, зависящие от его объема (т.е. переменные), относят на стоимость самих запасов и не включают в стоимость выполнения заказа.

Если спрос на продукцию известен и зафиксирован на уровне D единиц в год, то при объеме заказа (партии) в Q единиц, количество заказов составит D/Q, а цикл заказа Т_ц = Q/D.

Суммарная стоимость выполнения заказа (С₀) определяется по формуле, ден.ед.:

, (20.3)

где D — потребность за период (ден.ед.); Q — объем заказа (ден.ед.); С₀₁ — стоимость выполнения одного заказа (ден.ед.).

3. Суммарная стоимость нехватки запасов

Суммарная стоимость нехватки запасов определяется также как и стоимость хранения, т.е. средний уровень единицы нехватки запасов умножается на стоимость нехватки единицы запасов.

, (20.4)

где d — максимальное количество единиц дефицита (нехватки) запасов за период (год).

Основная модель управления запасами включает определение размера заказа, при котором затраты, связанные с оборотом запасов сырья и материалов, будут минимальными.

Ограничения для модели:

• потребность в запасах постоянна и определена;

• цены на запасы не изменяются значительно;

• время поставки равно нулю;

• отсутствие запасов на складе не допустимо;

• весь объем заказа поставляется одновременно;

• заказы на разные виды запасов осуществляются независимо друг от друга.

Оптимальный размер заказа (ОРЗ) — это такой объем покупки, при котором суммарные затраты на хранение и выполнение заказов минимальны (рис. 20.3).

Рис. 20.3. Определение оптимальной партии заказа

Суммарные затраты минимальны тогда, когда затраты на хранение равны затратам на выполнение заказов:

. (20.5)

Из уравнения (20.5) определяем оптимальный размер заказа и совокупные расходы на заказ:

ОРЗ = , (20.6)

+ D*Р , (20.7)

где Р — стоимость одной единицы.

При уменьшении стоимости выполнения заказа (С₀₁) уменьшается, а частота выполнения заказов увеличивается.

При увеличении стоимости хранения (C_h) уменьшается, следовательно, необходимо снизить средний объем запасов на складе.

Увеличение потребности в запасах (D) приводит к увеличению .

При ненулевом времени поставки возникает проблема: когда размещать заказ для того, чтобы избежать отсутствия запасов на складе.

Точка перезаказа — уровень запасов на складе, при котором заказывается новая партия товара – равна потребности за время поставки.

Если для получения заказанной партии продукции необходимо время поставки Т_п дней, а Т_ц — цикл потребления запасов, то заказ следует размещать в момент времени Т_ц – Т_п. С другой стороны, для удовлетворения спроса за время поставки необходим запас продукции в размере (D/365)*Т_п. В этом случае заказанная партия будет получена в момент, когда запасы исчерпываются (рис. 20.4).

Рис. 20.4. Динамика запасов без учета страхового запаса

Рассмотрим динамику роста суммарных затрат по приобретению и хранению запасов в зависимости от размера заказа (рис. 20.5).

Рис.20.5 Зависимость суммарных затрат от размера заказа.

Небольшие отклонения от дают небольшие потери; при завышенном размере заказа получаются меньшие потери, чем при заниженном размере заказа.

Рассмотрим разные ситуации, требующие оптимального размера заказа.

1. Принятие решений при скидке цены (оптимальный размер заказа). Постановка задачи. Поставщик сырья предлагает вам скидку на закупаемый товар с условием, что объем одного заказа будет больше какой-то величины. Всегда ли выгодно принимать предложение поставщика о скидке с таким условием? Для решения данной задачи необходимо найти такой размер заказа, при котором суммарные затраты, с учетом закупочной стоимости, будут минимальны, причем размер этого заказа не обязательно должен быть равен оптимальному размеру заказа.

Введем дополнительные обозначения:

Q_b — минимальный возможный размер заказа при скидке; d — размер скидки (например: d = 0,1 — скидка 10 %); ТС — суммарные затраты, включающие в себя затраты на хранение, затраты на выполнение заказов и суммарные переменные затраты.

Если цена единицы продукции постоянна, то на уровень оптимального заказа она влияния не оказывает. Другое дело, если на большие партии продукции поставщик устанавливает скидку. Тогда кривая общей стоимости запасов, включая цену покупки, будет смещаться, как показано на рис. 20.6, б.

Если минимум кривой не включается в интервал скидки, то эта точка уже не является оптимальным размером заказа. Чтобы найти оптимальный размер заказа, необходимо пересчитать общие затраты на запасы, включая цену на продукцию для начального значения количества Q₁, Q₂ каждого из интервалов скидки, и выбрать наименьшие (рис. 20.6а).

Без скидки

Со скидкой

Без скидки

Со

скидкой

Рис. 20.6. Зависимость суммарных затрат от размера заказа

Алгоритм решения:

1. Рассчитать оптимальный размер заказа Q_opt(d) при наличии скидки.

2. Сравнить Q_opt(d) и Q_b. Если Q_opt(d) >= Q_b, тогда предложение поставщика выгодно и Q_opt(d) самый выгодный размер заказа.

Если Q_opt(d) < Q_b, то переходим к шагу 3.

3. Вычислить суммарные затраты для Q_opt без учета скидки по формуле:

, (20.8)

где Р — стоимость покупки единицы запасов.

Вычислить суммарные затраты для минимально возможного размера заказа с учетом скидки.

. (20.9)

Если ТС₁ < ТС₂, тогда предложение по скидке невыгодно.

Если ТС₁ > ТС₂, тогда предложение по скидке выгодно и оптимальный размер заказа равен Q_b.

Данный алгоритм можно легко логически расширить для случая, когда вам предлагают несколько вариантов скидок с различными граничными условиями, важно помнить, что наиболее выгодный размер заказа будет равен или одному из оптимальных размеров заказов или одному из граничных условий.

2. Принятие решения при увеличении цены (оптимальный размер заказа)

Постановка задачи. Цена на комплектующие, которые закупает фирма, завтра возрастет. Сегодня вы делаете закупку этих комплектующих и перед вами стоит задача: каков должен быть эффективный размер сегодняшнего заказа Q_эф, чтобы найти оптимальное соотношение между возросшими затратами на хранение и экономией в связи с повышением цены (рис. 20.7).

Q₁ — старый ОРЗ, Q₂ — Новый ОРЗ

Рис. 20.7. Определение оптимального размера заказа при увеличении цены

Алгоритм решения:

1. Затраты на хранение каждой дополнительной единицы в заказе будут увеличиваться, так как возрастает время, которое она пролежит на складе (мы предполагаем, что потребность в запасах не изменяется).

2. Период времени, который дополнительная единица будет находится на складе, равен t = Q/D, где Q — размер заказа; D — потребность в запасах.

3. Затраты на хранение дополнительной единицы C_h1(t) определяются по формуле:

, (20.10)

где C_h1 — затраты на хранение единицы запасов по старой цене.

Размер заказа мы будем увеличивать до тех пор, пока затраты на хранение C_h1(t) для дополнительной единицы не превысят увеличение цены.

Уравнение (20.10) характеризует предел, до которого выгодно увеличивать размер заказа.

Для Q + 1-й единицы заказа затраты на хранение превысят экономию, связанную с покупкой единицы по старой, более низкой цене.

Если Q_эф < Q_оpt, тогда размер заказа равен Q_оpt.

Q_эф = , (20.11)

где Q_эф — эффективный размер заказа при повышении цены.

3. Комбинированный заказ (оптимальный размер заказа)

Постановка задачи. У одного и того же поставщика несколько наименований товара. Как правило, если мы заказываем одновременно несколько наименований, мы имеем экономию затрат на выполнение заказов, так как в один заказ включаем несколько элементов. Как рассчитать при этом оптимальные размеры заказов и частоту их возобновления? Выгодно ли комбинировать заказы или лучше заказывать все материалы отдельно?

Оптимальная частота заказов (N_оpt) при комбинированном заказе определяется по формуле:

. (20.12)

Планируемый объем отгрузки (V) по себестоимости равен:

V = DР . (20.13)

Для нескольких наименований объем отгрузки в денежных единицах по себестоимости будет равен

V = D₁*Р₁ + D₂*Р₂ + D₃*Р₃ + …, (20.14)

Таким образом, рассчитав DР для нескольких наименований и определив стоимость выполнения комбинированного заказа (А), мы можем рассчитать (N_оpt) — оптимальную частоту заказа. Зная N_оpt, мы можем рассчитать оптимальный размер заказа для каждого наименования заказываемого товара по следующей формуле:

Q₁ = D₁/N_оpt; Q₂ = D₂/N_оpt; Q₃ = D₃/N_оpt и т.д. (20.15)

Для определения эффективности комбинированного заказа необходимо сравнить суммарные затраты для комбинированного заказа и для независимых заказов при оптимальных размерах заказов.