Тема 2.1. Учет денежных средств
2.1.1. Учет денежных средств в кассе организации.
2.1.2. Учет денежных средств на расчетном счете.
2.1.3. Учет денежных средств на специальных счетах.
2.1.1. Учет денежных средств в кассе организации
Для приема, хранения и расходования наличных денег организация имеет кассу. Для работы с наличными денежными средствами организация должна соблюдать требования, установленные
Согласно Порядку ведения кассовых операций все организации обязаны приходовать полученные наличные денежные средства в кассу (ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ С БАНКНОТАМИ И МОНЕТОЙ БАНКА РОССИИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от . 12 октября 2011 г. N 373-П), а свободные денежные средства хранить в учреждениях банков, производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах установленной ЦБ РФ суммы. (УКАЗАНИЯ БАНКА РОССИИ ОТ 20 ИЮНЯ 2007 ГОДА N 1843-У "О ПРЕДЕЛЬНОМ РАЗМЕРЕ РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЬГАМИИ РАСХОДОВАНИИ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ, ПОСТУПИВШИХ В КАССУ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА ИЛИ КАССУ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ"). Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен 100 000 руб. За несоблюдение действующего порядка установлен штраф, налагаемый на организацию в размере двукратного произведенного платежа, а на руководителя организации, допустившего указанное нарушение, – в размере 50-кратного установленного законодательством минимального размера месячной оплаты труда.
Размер наличных денежных сумм в кассе также ограничен лимитом. Сверх лимита в кассе можно хранить наличные деньги, предназначенные для выплаты заработной платы, стипендий, пособий, не более трёх рабочих дней (включая день получения денег в банке). Для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, – не более 5 дней.
Лимит остатка кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк.
Ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир. С кассиром должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В небольших организациях обязанности кассира могут быть возложены на главного бухгалтера.
Кассовые операции проводятся кассиром только на основании документов, форма которых установлена Госкомстатом по согласованию с ЦБ РФ и Министерством финансов РФ.
Приход наличных денег в кассу осуществляется на основании приходного кассового ордера (ф. № КО-1), подписанного главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером или кассиром.
Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2). Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, им уполномоченные. Деньги по расходному кассовому ордеру выдаются при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Лицо, получившее деньги, ставит свою подпись в расходном кассовом ордере.
Заработная плата, пособия и премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трёх рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую сумму, выплаченную по платежной ведомости. Особенностью кассовых документов является то, что если при их составлении были допущены ошибки, то не зарегистрированный и предварительно не пронумерованный документ уничтожается, а вместо него выписывается правильный.
При завершении операции кассир обязан подписать расходный и приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами, погасить их штампом или надписью: приходные документы – «Получено», расходные – «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.
Выписываются приходные и расходные ордера бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером и до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных документов (ф. №КО-3). Он построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.
Кассир ведет кассовую книгу (ф. № КО-4). Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруют, прошнуровывают и опечатывают сургучной печатью организации. На последней странице книги делается надпись «В настоящей книге всего пронумеровано страниц…» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовой книге ведут в двух экземплярах под копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются кассиром и главным бухгалтером.
Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира.
Для учета кассовых операций в бухгалтерии используется активный синтетический счет 50 «Касса», по дебету которого отражаются все поступления в кассу организации, а по кредиту – выдачи из нее. К счету счет 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы».
На первом субсчете учитывают денежные средства в главной кассе организации. Если организация производит операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открываются субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. Поступление наличности в кассу с банковских счетов отражается по дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета». Денежные средства из кассы расходуются, прежде всего, на выплату заработной платы (Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – К-т 50 «Касса»). Наличная выручка и остатки средств в кассе сверх установленного лимита сдаются в банк (Д-т 51 «Расчетные счета» (52 «Валютные счета») – К-т 50 «Касса»).
Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется организацией при наличии в ее составе для выполнения уставной деятельности билетных, багажных касс вокзалов, портов, отделений связи. На нем учитывают поступление денежных средств в операционные кассы и их сдачу в главную кассу или инкассаторам. Выдача денег из главной кассы в операционные и их возврат фиксируются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для отражения движения приобретенных организацией и находящихся в ее кассе различных расчетных, транспортных, почтовых и других документов, имеющих нарицательную стоимость, которые могут быть проданы или по которым возможно получение определенных услуг. К ним относят почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Денежные документы принимаются к учету и отражаются в балансе в сумме фактических затрат на их приобретение. Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров записываются в книгу движения денежных документов, которая является регистром аналитического учета денежных документов.
Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб организации. Руководитель организации обязан после издания приказа о назначении кассира ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего кассир заполняет письменное обязательство (договор) о материальной ответственности.
Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе проводится в сроки, установленные приказом руководителя. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.
Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств (ф. № инв.15).
На оборотной стороне акта материально-ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации:
Д-т 50 «Касса» – К-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прибыли и убытки».
В случае выявленных недостач их суммы подлежат взысканию с материально-ответственного лица и оформляются бухгалтерской записью:
Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – К-т 50 «Касса»;
Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При осуществлении внешнеэкономической деятельности, ведении переговоров с иностранными партнерами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Для учета этих операций открывают субсчет 4 «Касса в иностранной валюте», где учет ведут по видам валют. При получении валюты в банке оформляются бухгалтерские записи:
Д-т 50 «Касса», субсчет 4 «Касса в иностранной валюте» – К-т 52 «Валютные счета», субсчет «Текущий валютный счет» – получена валюта с валютного счета организации.
Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К-т 50 «Касса», субсчет 4 «Касса в иностранной валюте» – выдано под отчет на расходы по загранкомандировке.
Учет движения наличной валюты ведут в двух оценках в валюте и в рублях. Остатки кассовой наличности в валюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у организации иностранной валюте.
Результат переоценки отражается в корреспонденции счета 50 «Касса», субсчет 4 «Касса в иностранной валюте», со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».