МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ЮЖНО-РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

(НОВОЧЕРКАССКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ)

РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Новочеркасск 2009

УДК 004(075.8)

ББК 32.81

Рецензенты:

Работа с базами данных Access. Учебное пособие. / cост.: Л.Н. Филиппенко, Г.Г. Филиппенко: Юж.-Рос. гос. техн. ун‑т(НПИ).- Новочеркасск: ЮРГТУ(НПИ), 2009.-21 с.

Система управления базами данных Access давно заняла прочную позицию в современном мире информационных технологий и завоевала признание приверженцев простых и эффективных программных решений. Самая свежая из версий системы, Access из состава пакета Microsoft Office 2007, поддерживает разнообразные инструменты программирования — от традиционных средств ODBC и SQL до новейших объектных протоколов ActiveX Data Objects (ADO).

Издание предназначено для студентов вузов всех специальностей и форм обучения, изучающих дисциплину «Информатика».

© Южно-Российский государственный технический университет(НПИ), 2009

© Л.Н. Филиппенко,

Г.Г. Филиппенко, 2009

ACCESS

При работе с базами данных Access таблицы являются одним из основных объектов, на их базе осуществляется построение всех других элементов, таких как формы, запросы и отчеты. В таблице собираются данные по конкретной теме, например вся информация о клиентуре фирмы. Каждый блок данных таблицы клиентов содержит информацию об определенном клиенте. Информация эта может быть неоднородна, и поэтому блок состоит, из нескольких разнотипных полей, содержащих фамилию клиента, его телефон, адрес, номер счета и т.д.

База данных в Access может состоять из нескольких таблиц, в каждой из которых хранится информация на одну тему. В одной таблице могут храниться сведения о клиентах, в другой - о всех торговых договорах, которые заключены с теми или иными клиентами, в третьей - информация о расходах, налогах и затратах на развитие фирмы, в четвертой - инвентаризационный список складского фонда, в пятой - сроки проведения выставок и презентаций и т.д.

1. Проектирование базы данных

Хорошо продуманная структура и формат записей базы данных являются непременным условием эффективной работы с ней в рамках Access, поскольку именно в разумно построенной базе можно получить быстрый доступ ко всей необходимой информации. Прежде чем приступить к разработке большой базы данных со множеством таблиц, ее необходимо тщательно спланировать, чтобы в дальнейшем не пришлось больше заниматься крупными изменениями структуры. Это правило отражает общеизвестную закономерность, заключающуюся в том, что в процессе разработки любого изделия наиболее важные и дорогостоящие (в смысле затрат на исправление) решения принимаются в самом начале проектирования.

Запускается Access аналогично другим программным продуктам Microsoft Office.

Сначала следует создать базу данных, в которой будут сохранены все другие Access-объекты: таблицы, запросы, формы и т.д. В левом верхнем углу окна Access нажмите на кнопку Office и выберите команду Создать. В правой части окна появится поле для ввода имени базы данных. Щелкните левой кнопкой мыши по значку , расположенному справа от этого поля, для выбора папки, в которой будет храниться Ваша база данных, и задайте также имя базы данных, например, MainBaza. После этого щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Access автоматически добавит расширение имени базы данных .accdb.

Access создаст файл базы данных и затем индицирует пока еще пустое окно, в котором можно создать объекты новой базы данных.

1.1. Проектирование таблицы

Приступим к проектированию таблицы.

Создавать таблицу удобно в режиме Конструктора. Перей­дите в режим Конструктор, щелкнув мышкой на кнопке ленты Главная. Открывается диалоговое окно, в котором Access предлагает ввести имя таблицы. Назначьте новой таблице имя, однозначно описывающее информацию, содержащуюся в ней. Имя таблицы может иметь длину до 64 символов. И нажмите на кнопку .

В верхней части окна задайте поля, которые должна содержать таблица. В нижней части дайте детальное определение формата таблицы, задавая для каждого поля необходимые характеристики.

1.2. Объявление полей

Сначала продумайте, какие поля и в какой последовательности должна содержать создаваемая таблица. Имена полей следует ввести друг под другом в колонку Имя поля. В имени поля советуем не использовать символ «пробел», т.к. иногда именно из-за этого далее могут возникнуть ошибки. Затем для каждого поля в колонке Тип данных надлежит установить тип хранимых в нем данных. В Access предусмотрены типы данных полей, приведенные в следующей таблице.

Тип	Описание
Текстовый	Цепочка алфавитно-цифровых символов (длиной не более 255 символов)
Поле МЕМО	Текст и числа (общий объем памяти до 64000 байт)
Числовой	Числовые значения (целые или десятичные числа)
Дата/время	Дата и время
Денежный	Числа в «денежном» формате
Счетчик	Уникальное число, которое в каждой новой записи Access автоматически увеличивает на 1
Логический	Логические значения (истинно/ложно)
Поле объек­та OLE	OLE - объекты и иллюстрации

После выполнения щелчка в колонке Тип данных появится манипулятор открытия списка, при нажатии на который развернется список со всеми доступными типами данных.

Маркируйте необходимый тип данных, после чего список автоматически закроется, и выбранный тип будет внесен в колонку Тип данных текущей строки.

Чтобы сделать таблицы понятными, для каждого поля таблицы можно ввести описание (комментарий) в колонку Описание. Но наличие (или отсутствие) комментария никак не влияет на корректность спецификации таблицы.