Лабораторная работа

Практическое использование ms access

Целью работы является приобретение первоначальных навыков работы в MS ACCESS.

1. Постановка задачи

Предположим, в Excel имеем следующую таблицу:

Таблица 1

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ В EXCEL

ФИО_студента	Предмет	Оценка
Иванов И.И.	Информатика	5
Иванов И.И.	История	4
Иванов И.И.	Инженерная графика	5
Иванов И.И.	Высшая математика	4
Иванов И.И.	Программирование	4
Петров П.П.	Информатика	5
.....................	.................................	...

Если предположить, что ширина первого столбца 25 символов, второго – 40, третьего – один (вполне достаточно чтобы хранить число от двух до пяти), то нетрудно подсчитать, сколько байт (символов) необходимо для хранения информации о 10 000 студентах за 10 семестров (по 5 экзаменов в каждом семестре):

10 000 ^х 5 ^х 10 = 500 000 – столько строк будет в таблице;

25 ^х 500 000 = 1 250 000 байт (в первом столбце);

40 ^х 500 000 = 2 000 000 байт (во втором столбце);

1 ^х 500 000 = 500 000 байт (в третьем столбце);

1 250 000 + 2 000 000 + 500 000 = 3 750 000 байт (во всей таблице).

Если учет и хранение этой информации организовать в ACCESS, то получим три таблицы:

Таблица 2

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ В MS ACCESS

Таблица Студенты			Таблица Предметы					Таблица Сессия
Название поля	Размер поля		Название поля	Размер поля			Название поля		Размер поля
Код_студента	2		Код_предмета	2			Код_студента		2
ФИО	25		Название_предмета	40			Код_предмета		2
							Оценка		1

Таблица Студенты содержит 10 000 записей (Код_студента и ФИО), для хранения которых необходимо: 10 000 ^х (2+25) = 270 000 байт.

Таблица Предметы содержит 5 ^х 10 =50 записей (Код_предмета и название предмета – по 5 предметов в семестре, 10 семестров), для хранения которых необходимо: 50 ^х (2+40) = 2 100 байт.

Таблица Сессия содержит 10 000 записей (Код_студента, Код_предмета и оценку), для хранения которой необходимо: 10 000 ^х (2+2+1) = 50 000 байт.

Итого для хранения всей информации в Access понадобится:

270 000 + 2 100 + 50 000 = 322 100 байт,

что более чем в 10 раз меньше, чем при проектирование таблицы в Excel.

Второе преимущество – быстрый поиск информации - тоже налицо: быстрее найти все сведения о ком-то из студентов, организуя поиск не по всей фамилии, а всего по двум символам – Коду_студента.

Постановка задачи в Access. Необходимо:

• создать базу данных, которая содержит оценки студентов одной группы за один семестр (для простоты), т.е. три таблицы (см. табл.2);

• наполнить ее данными;

• организовать запросы об «отличниках», «хорошистах», «троечниках» и неуспевающих, а так же начислить стипендию всем студентам (отличникам - 200% от 1900 р., имеющим одну четверку – 100%, остальным – 0);

• организовать удобные формы для ввода информации по предметам, по студентам;

• получить отчеты об успеваемости студентов и о начислении стипендии;

• создать простейшие макросы для открыванием и закрыванием таблиц.