3.5.4. Настройка режима Graph

Диаграмму, созданную в Access можно усовершенствовать с помощью инструментов программы MS Graph. Во многих случаях созданная диаграмма позволяет иллюстрировать только общую идею, но почти всегда требуется иметь более точную и внешне привлекательную диаграмму.

Для изменения внешнего вида диаграммы нужно дважды щелкнуть на ней в режиме конструктора, в результате чего будет запущена программа MS Graph. Возврат в режим конструктора после внесения необходимых изменений осуществляется командой Файл | Выход.

Интерфейс программы состоит из двух окон: таблицы данных, использующихся в построенной диаграмме, и собственно диаграммы. Вид диаграммы можно изменить путем изменения размеров ее окна. В окне таблицы данные можно добавлять, изменять или удалять. Любое изменение немедленно отразится на диаграмме. Изменение данных в связанной записи приведет к изменению диаграммы, однако при переходе к другой записи эти изменения будут потеряны.

Окно диаграммы можно использовать для изменения способа представления диаграммы. Чтобы модифицировать объекты диаграммы нужно дважды щелкнуть на них, чтобы на экране появилось соответствующее диалоговое окно, или выбрать соответствующую команду из меню.

Иногда для лучшего представления данных к диаграмме добавляется свободный (неприкрепленный) текст. Его можно разместить в любом месте диаграммы и объединить с другими объектами. Для выбора различных типов диаграмм служит команда Формат | Тип диаграммы. Команда Формат | Автоформат позволяет использовать готовые стили диаграмм. Управление объемными диаграммами осуществляется в диалоговом окне, вызываемом командой Формат | Объемный вид. При этом установка флажка Автомасштабирование означает, что размер объемной диаграммы будет подобен размеру двумерной диаграммы, отображающей те же данные. Тогда при переходе от двумерного типа к объемному масштаб диаграммы будет подгоняться автоматически.

Для возврата в режим конструктора форм после внесения нужных изменений следует выбрать команду Файл | Выход и возврат к.

3.5.5. Создание сводной таблицы

Создание сводной таблицы начинается с вызова диалогового окна Новая форма (карточка Форма, кнопка Создать). После выбора опции Сводная таблица будет запущен мастер сводной таблицы.

В первом диалоговом окне мастера необходимо выбрать таблицу или запрос, используемые для создания сводной таблицы. Можно выбрать несколько таблиц, но они должны быть связаны на уровне БД. В следующем диалоговом окне, отображаемом при нажатии клавиши Далее, требуется задать поля сводной таблицы. Задание полей сводной таблицы ничем не отличается от такой же процедуры в Excel. Вычисляемые поля располагаются в поле Данные макета сводной таблицы. Размещение и создание вычисляемых полей выполняется в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы, появляющемся после двойного щелчка по соответствующему полю на макете сводной таблицы или по заголовку соответствующего поля в сводной таблице.

В Excel для Win95 существуют средства автоматического создания новой таблицы Access непосредственно в ЭТ Excel и установления между ними связи. В результате данные ЭТ будут автоматически обновляться с изменением связанных данных в БД. Хотя это средство не входит в Access, а является инструментом Excel, о нем следует знать, так как оно позволяет пользователям Excel обновлять данные и манипулировать ими в Access даже не имея опыта работы с БД.