3.2 Определение затрат времени

В трехуровневой структуре ИКС, по принятой системе оказания консультационных услуг, на наиболее сложные запросы ответы готовятся на региональном и федеральном уровнях. Они требуют более квалифицированной формулировки ответов, на основании чего при нормировании труда консультантов за базовый выбран консультант районного звена. Мониторинг работы ИКС всех уровней подтверждает, что основная масса потока запросов формируется и обрабатывается в районных ИКС. Его затраты времени на подготовку ответа приняты за базу и приравнены к 1,0 час рабочего времени консультанта. На подготовительно-заключительные работы отводятся затраты времени в размере 30 минут. Следовательно, запрос «1» из таблицы 2 по времени на подготовку ответа должен занимать 1,5 часа. Время на оформление, передачу вопроса запрашиваемому не входит в состав основного времени и зависит от степени организации процесса работы ИКС, быстродействия каналов связи, умения уважительно, но лаконично обращаться с клиентами и т. п. В данном случае рекомендуется при оценке загрузки штата консультантов ориентироваться на чистое время, а не на вспомогательные операции, тогда у штата появится постоянно действующий стимул эффективно организовывать свой труд.

Общей формулой для получения итоговых затрат времени Тб на подготовку ответа консультантом в зависимости от формы общения с клиентом (табл. 1), признаков классификации (табл. 2) и систематизации (табл. 3) услуг, должностной направленности (табл. 4) будет: Т0 = Тп + ∑Тб*К1*К2*К3*К4,

Где: Тп – затраты времени на подготовительно-заключительные работы (Тп = 0,5 часа); Тб – затраты времени на подготовку ответа, принятого за базовый (Тб = 1,0 часа).

3.3 Расчет штата районной икс на примере

Калининского района г. Челябинска

Проведем расчет штата районной ИКС Калининского района г. Челябинска. Допустим, что на все вопросы отвечает штатный консультант-организатор районной ИКС, таким образом К4= 1,0 . Расчет производится по следующим группам.

Население

Общая численность населения района Калининского составляет 204,1 тыс. человек. В службу ИКС в месяц обращается каждый 200 житель с 1 запросом для решения различных вопросов. Таким образом, в месяц в ИКС поступает 1020 запросов представленных в приложении 1.

Для передачи ответов клиенту консультантом-организатором используются: телефон – для решения проблем предприятий АПК по каналам телефонной связи; факс-модемная связь – для решения проблем посредством передачи информации для предприятия АПК в электронном виде; так же консультационные услуги, которые предоставляются посредством личной встречи, либо письменный ответ, посредством корреспонденции почты России. Подготовкой ответов занимаются штатные консультанты-организаторы районной ИКС (К4 = 1,0).

Рассчитаем затраты времени на подготовку ответа на запрос каждого клиента (приложении 1). По данным приложения 1 штатные консультанты-организаторы на подготовку ответов затрачивают 1893 часа в месяц.

Промышленные предприятия.

На территории района расположено несколько сотен предприятий различных форм собственности, из них 18 крупных и средних промышленных предприятий

Из них каждое четвертое предприятие обращается в районную ИКС с 3 вопросами в месяц, что в сумме составляет 72 вопроса в месяц.

Подготовкой ответов занимаются штатные консультанты-организаторы районной ИКС (К4 = 1,0).

Для передачи ответов клиенту консультантом-организатором используются: телефон – для решения проблем предприятий АПК по каналам телефонной связи; факс-модемная связь – для решения проблем посредством передачи информации для предприятия АПК в электронном виде; так же консультационные услуги, которые предоставляются посредством личной встречи, либо письменный ответ, посредством корреспонденции почты России.

Рассчитаем затраты времени консультантов ИКС на работу с промышленными предприятиями (приложение 2).

По данным приложение 2 штатные консультанты-организаторы на подготовку ответов затрачивают 189,9 часа в месяц.

Образовательные учреждения.

На территории района расположено 70 образовательных учреждений. Из них в районную ИКС обращается каждое пятое с 7 вопросами, что в сумме – 98 вопросов в месяц.

Подготовкой ответов занимаются штатные консультанты-организаторы районной ИКС (К4 = 1,0), которые передаются клиентам районной ИКС по каналам телефонной связи и при личной встречи.

Рассчитаем затраты времени консультантов ИКС на работу с образовательными учреждениями (приложение 3).

По данным приложения 3 штатные консультанты-организаторы на подготовку ответов затрачивают 235,3 часа в месяц.

Медицинские учреждения.

На территории района расположено 15 медицинских учреждений. Из них в районную ИКС обращается каждое 3-ое с 15 вопроса, что в сумме – 72 вопросов в месяц.

Рассчитаем затраты времени консультантов ИКС на работу с медицинскими учреждениями (приложение 4). По данным приложения 4 штатные консультанты-организаторы на подготовку ответов затрачивают 162,1 часа в месяц.

На основе проведенных расчетов можно определить общие затраты рабочего времени консультантов ИКС, работающих со всеми четырьмя категориями клиентов службы за месяц:

1893+189,9+235,3+162,1=2480,3 часа в месяц.

Рассчитаем сколько работников необходимо районной ИКС для обслуживания клиентов. Для этого необходимо определить количество рабочего времени каждого консультанта-организатора районной ИКС в месяц. Предположим, что у штатного консультанта-организатора районной ИКС 8-часовой рабочий день, в месяце 20 рабочих дней, следовательно количество рабочих часов составляет:

8 * 20 =160 часов в месяц

Тогда необходимое количество работников ИКС составит:

2480,3/ 160 = 15 человек.

Таким образом, для информационно-консультационной службы Калининского района г. Челябинска, услугами которой будут пользоваться население, предприятия, а так же объекты социальной сферы района, необходимо 15 штатных консультантов-организаторов.

Определим штат административного и вспомогательного персонала.

Минимальный штат административного и вспомогательного персонала для ИКС Калининского района:

- директор – 1 человек;

- секретарь – 1 человек;

- главный бухгалтер – 1 человек;

- уборщица – 1 человек.

Составим примерный годовой бюджет ИКС, исходя из затрат на функционирование службы:

З = M + ЗП + А + Пр,

где М – затраты на расходные материалы, связанные с осуществлением консультационной деятельности и делопроизводства, руб.;

ЗП – затраты на заработную плату, руб.

А – амортизационные отчисления и/или арендная плата, в случае если ИКС не располагает собственным имуществом, руб.

Пр – прочие расходы, руб..

Определив примерный годовой бюджет ИКС, необходимо произвести расчет средней цены за разработку одного вопроса по формуле

Рвопр = З/n, где Рвопр – разработка одного вопроса, руб./вопр.; n – общее число вопросов, поступивших в ИКС в течение месяца, шт.

Далее составим примерный годовой бюджет ИКС, исходя из затрат на функционирование службы:

М =8500 руб.;

ЗП = 50000 руб.;

А = 10000 руб.;

Пр = 10000 руб..

З = 8500 + 50000 + 10000 + 10000 =78500 руб.

Рассчитаем среднюю цену одного вопроса в течение месяца:

n = 154

Рвопр = 78500/154 = 509,7 руб./вопр.