Практическое занятие 6. «Обоснование численности аппарата управления и проектирование организационной структуры управления»

Организация работ – это функция, которую должны осуществлять все руководители независимо от их ранга. Смысл этой концепции состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации в целом почти всегда принимается руководством высшего звена.

Руководители низового и среднего звеньев лишь помогают ему, предоставляя необходимую информацию. Проектирование организационных структур - безусловно социальное явление. Высокий динамизм изменений, происходящих в сфере общественных отношений требует предварительного проектирования организационной системы. Существует четыре подхода к решению задачи проектирования организационных структур: нормативно-функциональный, организационного моделирования, функционально-технологический и системно-целевой. В процессе проектирования необходимо определить тип организационной структуры, количество подразделений, численность аппарата управления, характер соподчиненности.

План семинарского занятия

1. Требования, предъявляемые к организационным структурам.

2. Задачи, решаемые в процессе проектирования организационных структур.

3. Подходы и методы проектирования организационных структур.

4. Этапы проектирования организационных структур.

5. Структурная диагностика.

Контрольные вопросы

1. Перечислите методы проектирования организационных структур и прокомментируйте каждый.

2. Какие требования предъявляются к организационным структурам?

3. Перечислите критерии оценки организационных структур.

4. Рассмотрите организационные отношения в структуре управления.

5. Кратко опишите, как осуществляется отбор персонала на предприятии.

Задание для самостоятельного решения.

«Расчет численности работников аппарата управления»

Цель работы: отработать навыки обоснования численности работников аппарата управления и распределения полномочий между руководителями.

Разработка функциональной структуры управления преследует выполнение следующих задач:

- формирование отделов и служб;

- установление связи между ними;

- установление главного руководителя;

- разработка штатного расписания;

- разработка документооборота;

- разработка положений об отделах и службах.

Распределение полномочий между сотрудниками организации целесообразно закреплять письменным документом. Одним из вариантов такого документа является должностная инструкция.

Для выполнения задания необходимо:

1. на основе различных факторов, влияющих на функции управления, рассчитать численность функциональных руководителей (таблица 23);

2. разработать вариант должностной инструкции с учетом специфики работы организации.

Этапы работы:

1. Рассчитайте численность функциональных работников, используя таблицу 24, по следующим функциям управления:

А) общее административное руководство;

Б) планирование производственно-хозяйственной деятельности;

В) организационно-техническая подготовка производства;

Г) комплектование и подготовка кадров;

Д) организация труда и заработной платы;

Е) маркетинговая деятельность;

Ж) материально-техническое снабжение и комплектация;

З) бухгалтерский учет и финансовая деятельность;

И) хозяйственное обслуживание и общее делопроизводство.

Общая формула для расчета численности работников аппарата управления (Ч) имеет следующий вид (формула 6):

Ч = х + ау, (формула 6)

где Ч - количество работников по функциям управления;

х,у - величины, полученные экспертным путем;

а - величина фактора, влияющая на количество работников по определенным функциям управления. Для функций управления А, Б, Е, И, - это объем работ в стоимостном выражении; для функций Г – среднесписочная численность работников занятых в основном и вспомогательном производствах, чел.

Формула для расчета численности работников аппарата управления (Ч) по функциям В, Д, Ж имеет следующий вид (формула 7):

Ч = х + ау + вz, (формула 7)

где а – объем работ в стоимостном выражении;

z – величина, полученная экспертным путем;

в - величина фактора, влияющая на количество работников по определенным функциям управления. Для функции В – это количество заказчиков; для Д – среднесписочная численность работников и Ж – количество одновременно выполняемых заданий.

Формула для расчета численности работников аппарата управления (Ч) по функции З имеет следующий вид (формула 8):

Ч = х + вz, (формула 8)

где в - количество одновременно выполняемых заданий.

Таблица 23 – Факторы, влияющие на количество работников аппарата управления (по данным завода «Электрон»)

Факторы	Функции управления
	А	Б	В	Г	Д	Е	Ж	З	И
Х	1,39	1,4	0,85	0,33	0,07	0,53	0,23	2,12	1,02
У	0,28	0,33	0,6	0,0029	0,0028	0,00048	0,33	-	0,09
Z	-	-	0,06	-	0,0063	-	-0,014	0,009	-

Таблица 24 - Исходные данные для расчета численности работников аппарата управления

Номер варианта	Объем работ, млн. руб	Количество организаций-заказчиков, шт.	Среднесписочная численность работников основного и вспомогательного производства, чел.	Количество одновременно выполняемых заданий, шт
1	15,3	24	1290	8
2	13,5	20	1400	9
3	14,5	26	1490	9
4	14,8	22	1120	9
5	12,8	26	1360	8
6	9,0	27	1720	8
7	11,9	22	1580	9
8	10,0	28	1092	8
9	9,1	27	1156	8
10	9,3	22	1350	10
11	12,2	18	1752	10
12	14,4	19	1156	8
13	14,3	26	1358	8
14	12,8	26	1960	10
15	9,9	30	1314	8
16	9,2	27	1318	9
17	10.4	31	1742	9
18	14,6	30	1564	8
19	15,7	29	1178	9
20	10,5	20	1200	10

Численность руководителей подразделений рассчитывается по формулам:

1. Численность заместителей начальника отдела (Чз) (формула 9):

Чз = 0,6 + 0,0206 Ч, чел. (формула 9)

2. Численность начальников бюро (Чнб) (формула 10):

Чнб = 0,06 + 0,0925 Ч, чел. (формула 10)

где Ч- численность специалистов отделов, бюро, групп.

2. Кратко опишите организацию и должность, о которой пойдет речь, указав связанные с ней задачи и ее место в системе управления.

3. Заполните таблицу 25 для конкретной руководящей должности на основании полученных данных.

Таблица 25 - Описание должности

Наименование должности		Форма оплаты труда
Выполняемые на данной должности основные задачи (в ключевых словах):
Занимающий данную должность имеет следующие полномочия (права в распределении материальных, финансовых, кадровых и пр. ресурсов):
Должность непосредственного начальника:		Количество подчиненных сотрудников и наименование их должностей:
Занимающий данную должность замещает:		Занимающего данную должность замещают:
Дата, подпись	Сотрудник, занимающий данную должность	Непосредственный руководитель	Вышестоящий руководитель

4. Разработайте общие положения (кем и на каких условиях назначается и освобождается от должности), какими нормативными актами руководствуется в своей работе.

5. Разработайте должностные обязанности.

6. Опишите права и ответственность.

7. Опишите, что должен знать руководитель (специалист).

8. По результатам проведенных расчетов спроектируйте организационную структуру организации.

9. Проведите анализ организационной структуры по методу контрольных вопросов. Фрагмент вопросника представлен в таблице 26. [8]

Таблица 26 – Данные по организационной структуре

Вопросы	Ответы
	1	2	3
Число связей, непосредственно замкнутых на директора	> 9	7 ≤ 9	≤ 7
Число связей, замкнутых на заместителя директора	> 9	7 ≤ 9	≤ 7
Четкость определения диапазона ответственности	Не определена	Типовые инструкции	Правила поведения работников в организации, правила внутреннего трудового распорядка и другие документы
Полномочия у руководителей первого звена для принятия оперативных решений	Отсутствуют	Нечетко очерчены	Четко закреплен диапазон ответственности, в рамках которого руководитель уполномочен принимать решения. Определены квоты каждого руководителя. Составлен бюджет
Связи между подразделениями	Слабые	Случайные	Четко определены горизонтальные взаимодействия
Утвержденная стратегия организации	Отсутствует	Намечена в общих чертах	Разработана
Двойное подчинение подразделений	Имеет место	-	Отсутствует
Число ответов

Преобладание ответов в графе 1 свидетельствует о недостаточной специализации работ и требует введения существенных изменений в организационную структуру. Об определенном благополучии при распределении прав, обязанностей и ответственности сигнализирует наличие ответов в графе 3.

Практическое занятие 7. «Структурная диагностика» [4]

Диагностика организационной структуры включает сбор информации, характеризующий ее в статике (тип организационной структуры, распределение обязанностей и т.д.), и изучение ее в динамике (определение эффективности организационной структуры с позиций достижения конечных результатов действия). При описании организационной структуры большое значение имеет фиксирование формальных каналов коммуникаций. Диагностика начинается с анализа взаимодействия подразделений, отделов, должностных лиц организации способов принятия решений. При проведении структурной диагностики организации используется методика, позволяющая определить характеристики структуры и дать ей количественную оценку.