4. Документы по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставление отпуска, поощрение, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, а также документы, входящие в личное дело.

Знание кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятии, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге форматом А4 – это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу. Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресовано заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления. Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомление с остальными документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщается о нем в устной форме или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируется приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий – записками.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О нарушении», «О наложении административного штрафа» и т.п. В приказе по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глагола печатаются прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставленных рабочих дней и дата начала и окончания отпуска.

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. В доверенности фиксируются следующие данные: фамилия, имя, отчество, паспортные данные, срок действия доверенности, наименование фирмы.

Контракт – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие, и даже столетие. Для России, контракт – явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системы оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимуществ. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладом, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу – большие деньги, за плохую работу – никаких денег. Во-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде (КЗоТ) и не согласовывать это с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.

Резюме – это документ, который автор составляет самостоятельно. Резюме составляется в произвольной форме, от руки на листе бумаги форматом А4. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации, общественно-политической деятельности данного человека. Основные реквизиты: наименование документа (резюме); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; дата; личная подпись.

ДОВЕРЕНОСТЬ

г.Саратов_______________ “__12____” декабря______200__года

Настоящей доверенностью Общество с ограниченной ответственностью “ iLe de Bouhte ”, именуемое в дальнейшем Общество, в лице Генерального директора Грачевой А.Ю., действующего на основании Устава Общества, уполномочивает ___ Петрова А.М., именуемого в дальнейшем Представитель, имеющего паспорт 6300 121111, выданный 5222236, проживающему по адресу Московская 156/65;

Представлять интересы Общества в отношениях со всеми подразделениями службы судебных приставов Министерства юстиции РФ со всеми правами, которые предоставлены законом Взыскателю, в том числе с правом знакомиться с материалами исполнительного производства, делать из них выписки, снимать с них копии, представлять дополнительные материалы, заявлять ходатайства, участвовать в совершении исполнительных действий, давать устные и письменные объяснения в процессе исполнительных действий, высказывать свои доводы и соображения по всем вопросам, возникающим в ходе исполнительного производства, возражать против ходатайств, доводов и соображений других лиц, участвующих в исполнительном производстве, заявлять отводы, обжаловать действия судебного пристава – исполнителя.

Настоящая доверенность выдана с правом предъявления и отзыва исполнительного документа; передачи полномочий судебного пристава – исполнителя; получение присужденного имущества (в том числе денег).

Настоящая доверенность выдана сроком на один год.

Подпись Представителя____________________________удостоверяю:

Генеральный директор

РЕЗЮМЕ

Ф.И.О.: Иванов Иван Иванович

АДРЕС: ул. Чапаева, 55

ТЕЛЕФОН: 8 (8452) 35-65-95

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 15.04.1984г. г.Саратов

ГРАЖДАНСТВО: РФ

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: холост

ОБРАЗОВАНИЕ: В 2002 году поступил в Поволжскую Академию Права на специальность правоведение 1992 – 2002 – школа № 134.

ОПЫТ РАБОТЫ:

- с декабря 2003 – 2004г.г. работал юрисконсультом в ОАО “ДИКОМП”

По требованию могу предоставить необходимые документы и рекомендации, о прохождении учебного курса.

Следующие документы: об образовании, паспорт, трудовая книжка, военный билет (для военнообязанных), анкета, автобиография, фотокарточка.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДАННЫЕ: имеется хобби – уличные гонки.

Иван Иванович Иванов И.О.Ф.

ЗАЯВЛЕНИЕ

01.01.2005

г. Саратов

Прошу принять меня на работу, на должность продавца – консультанта с 05.01.2005.

Грачева А.Ю.

Договор – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, цена, оплата, качество, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить – направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом. Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, факсимальной и иной связи.

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

При составлении контракта и их заключении следует уделять особое внимание:

- четкой формировке прав и обязанностей сторон;

- возможности расторжения контракта любой из сторон;

- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям ст. 317 ГК РФ, установлено, что договорные обязательства должны быть выражены в рублях. Несоблюдение этого правила приведет к признанию договора недействительными.

Составными частями договора являются:

- название вида и заголовок документа;

- дата, номер, место составления;

- наименование сторон (полные названия организации).

- предмет договора;

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации, сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема выполненных работ;

- ответственность сторон;

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон;

- подписи должностных лиц;

- печати фирм – контрагентов.

Коммерческие договора хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий.

Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не менее 10 лет. Контракты на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы на архивное хранение.

ПРИКАЗ

10.12.2005г. №95 г.Саратов

По личному составу

1. УВОЛИТЬ

1.1 Уволить Сидаренко Антона Ивановича, продавца - консультанта, 11.12.2005 за невыполнение должностных обязанностей. Основание: Заявление И.Р.Орлова

2. ПРИНЯТЬ

2.1 Петрова Сергея Антоновича, на должность продавца - консультанта, 12.12.2005 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Криволапова Сергея Дмитриевича с визой начальника отдела.

Директор А.Ю.Грачева А.Ю.Грачева

Зам.дир. И.Р.Орлов И.Р.Орлов

Главный бухгалтер А.А.Астахова А.А.Астахова

С приказом ознакомлены:

16.11.2005 И.И.Иванов

16.11.2005 И.В.Жарковский

В дело 10 – 25

16.11.2005 Толстых А.А.Толстых

Заключение

Документ – носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности. Действительно, отсутствие любых документов (или неверное их заполнение, оформление), даже совершенно не важных на первый взгляд, может привести к серьезным проблемам.

Как показывает практика, неправильное составление тех или иных документов (а тем более их отсутствие) – это одна из основных причин возникновения конфликтов с партнерами по бизнесу, налоговыми органами, собственными работниками. При отсутствии надлежащим образом оформленных документов организация сталкивается с необходимостью доказывать факт осуществления ею тех или иных финансово-хозяйственных операций с помощью иных имеющихся в ее распоряжении документов, что в ряде случаев бывает затруднено.

Каждый документ в зависимости от своего назначения заключает в себе определенную информацию и поэтому может выполнять только совершенно определенные функции. По своему назначению документы подразделяются на: 1. распорядительные, то есть предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий (например, приказ на выплату премии, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета);

2. оправдательные, то есть подтверждающие факт совершения определенных действий и обоснованность их совершения (например, авансовый отчет);

3. комбинированные, то есть заключающие в себе функции как распорядительного, так и оправдательного документа.

Список литературы

1. Делопроизводство. Учебное пособие для колледжей. Феникс. Ростов-на-Дону 2001.

2. Курс делопроизводства. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. Учебное пособие для высших учебных заведений. ИНФРА-М.; Москва – Новосибирск 2003.

3. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете. Статус – КВО, Москва 2000.

4. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. Издательство «Экономика», Москва 1999.

5. Руководство по делопроизводству. Пособие для служащих. Издательство «Экономика», Москва 2000.