Министерство Образования Российской Федерации

Саратовский Государственный Технический Университет

Институт Бизнеса и Делового Администрирования

КАФЕДРА ММЛ

КУРСОВАЯ РАБОТА

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Организация делопроизводства на предприятии ООО “iLe de Bouhte”

ВЫПОЛНИЛ: студент 4 курса

ПРОВЕРИЛ: преподаватель

Волкова О.Г.

САРАТОВ 2005

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ДОСЬЕ

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Документы необходимы для работы и функционирования любой организации, финансовой отчетности, т.к. именно в документах отражается все, что происходит в организации. Они также являются доказательствами, которые отражают определенные действия в организации. Как только человек научился писать он начал создавать документы. Документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной информации. С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство».

«Делопроизводство – это наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг» Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение: «Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов».

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:

- оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

- создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);

- создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

- создание условий для хранения документов.

Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировки их в дела.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам с учетом ГОСТ Р 6.38-2003.

ДОСЬЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Досье ОРГАНИЗАЦИИ или ПРЕДПРИЯТИЯ представляет собой краткую характеристика деятельности данного предприятия или организации.

В досье предприятия входят в основном исходные данные о предприятии, т.е. ее реквизиты. Например: почтовый и юридический адрес предприятия, банковские реквизиты организации, телефон, цели и виды деятельности.

Например: досье фирмы ООО «iLe de Bouhte»

Общество с ограниченной ответственностью

ООО «iLe de Bouhte»

410011, г. Саратов, ул. Танкистов, 1

Телефон/факс: (8452) 64 – 64 - 69

ИНН 1365294856

КПП 235698451

БИК 134687426

Р/с 1362549876513246

Наименование банка: ФЗАО АКБ РиР «КРАСБАНК» Ленинский район г. Саратов

К/с 329654812365946286132

ОКАТО 12365943256

ОКПО 9996235263

Код налогового органа: 1234.

Целью деятельности ООО «iLe de Bouhte» является: продажа парфюмерии.

ООО «iLe de Bouhte» осуществляет:

- розничная торговля парфюмерии;

- разработка новых технологий и процесс внедрения их в сферу услуг (качественная консультация, брендовый товар);

- спонсорство, с целью рекламы и привлечения клиентуры;

- гарантия качественного предоставления услуг (полное информирование клиента);

- проведение акций с розыгрышем призов, т.е. продукцией салона (например на Новый год);

- выпуск именных дисконтных карт с накопительной скидкой

1. Организационные документы

УСТАВ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Общество ограниченной ответственности «iLe de Bouhte в дальнейшем именуемое «Общество», является обществом ограниченной ответственности. Общество является юридическим лицом, действует на основании Устава и законодательства Российской Федерации.

1.2 Общество создано без ограничения срока его деятельности.

1.3 Общество создано путем преобразования государственного предприятия «iLe de Bouhte» в соответствии с Указом Президента Российской Федерации и 721 от 01.07.92 г.

1.4 Фирменное наименование общества Полное: « парфюмерный салон iLe de Bouhte» сокращенное «iLe de Bouhte».

1.5 Место нахождения общества: Россия, г. Саратов. Почтовый адрес общества: Россия, г. Саратов, 410011, ул. Танкистов, д.1.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1 Торговля парфюмерией брендовых марок

2.2 Насыщение рынка данными товарами

2.3 Рентабельность салона

2.4 Расширение ассортимента предлагаемых товаров

2.6 Повышенное качество сервиса

ФУНКЦИИ

3.1 Увеличение целевой группы

3.2 Увеличение клиентской базы

3.3 Закрепление статуса элитного магазина и периодическое подтверждение.

3.4 Открытие сети салонов (по стране)

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

4.1 Общество приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации.

4.2 Предоставлять финансовые отчеты налоговым службам по мере требования или отчетности поквартально.

4.3 Общество несёт ответственность по обязательствам всем своим имуществом. Общество не отвечает по обязательствам участников, участники не отвечают по обязательствам Общества. Участники несут риск убытков, связанных с деятельностью Общества в пределах стоимости внесённых ими вкладов. Участники Общества, внёсшие вклады не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из участников.

4.4 В случае несостоятельности (банкротства) Общества по вине его участников или по вине других лиц, которые имеют право давать обязательные для Общества указания либо иным образом имеют возможность определять его действия, на указанных участников или других лиц в случае недостаточности имущества Общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам.

4.5 Общество имеет право создавать дочерние общества с правами юридического лица, открывать филиалы и представительства, образовывать совместные предприятия, в том числе и за рубежом, участвовать в акционерных обществах, ассоциациях и других организациях и предприятиях.

УЧАСТНИКИ ОБЩЕСТВА «парфюмерный салон iLe de Bouhte» ИМЕЮТ ПРАВО:

- участвовать в управлении делами Общества в порядке, предусмотренном действующим законодательством и Уставом Общества;

- принимать непосредственное участие в распределении прибыли;

- получать информацию о деятельности Общества, знакомиться с бухгалтерской документацией Общества.

- в любое время выйти из Общества согласно имеющимся долям;

- продать или иным образом уступить свою долю в уставном капитале Общества либо ее часть в порядке, предусмотренном законодательство и настоящим Уставом;

- получить в случае ликвидации Общества часть имущества, оставшегося после расчетов с кредиторами, или его стоимость;

- осуществлять иные права, предусмотренные настоящим Уставом и действующим законодательством.

- осуществлять со своей долей любые действия: продать, оформить дарственную (подарить), обмен (осуществить равноценный обмен, например: на акции предприятия)

УЧАСТНИКИ ОБЩЕСТВА «парфюмерный салон iLe de Bouhte» ОБЯЗАНЫ:

- вносить вклады в порядке и размерах, определенных учредительными документами Общества, т.е. учредительским договором;

- не разглашать конфиденциальную (секретную для организации, в том числе финансовую) информацию о деятельности Общества;

- соблюдать положения учредительных документов;

- вносить дополнительные взносы в размере; способом и в порядке, предусмотренном решением собрания участников;

- исполнять принятые на себя в установленном порядке обязательства по отношению к Обществу;

- оказывать Обществу содействие в осуществлении им своей деятельности;

- посещать общие собрания /очередные и внеочередные/ участников Общества или обеспечивать на них явку своих представителей;

- участники Общества, доли которых в совокупности составляют не менее 10% Уставного капитала Общества вправе требовать в судебном порядке исключения из Общества участника, который грубо нарушает свои обязанности, либо своими действиями /бездействиями/ делает невозможной деятельность Общества и существенно ее затрудняет.

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ.

5.1 Связь осуществляется либо с поставщиками продукции, либо напрямую с производителями (заводами), которой магазин в дальнейшем торгует (реализует).

5.2 Взаимоотношения с конкурентами – производится скрытый шоппинг, постоянное наблюдение за ассортиментом конкурентов. Выделяются новинки, перенимаются нереализованные идеи.

ПРОИЗВОДСТВЕННО – ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Осуществляется:

6.1 Место для хранения продукции – склады, в которых имеются условия необходимые и подходящие для данного товара.

6.2 Непосредственное предоставление услуг – реализация товара.

ИМУЩЕСТВА И СРЕДСТВА

Имущества:

В данном случае помещение салона было арендовано, поэтому оно не является собственностью данного салона. То же самое можно сказать и про служебное авто, т.к. был нанят водитель с автомобилем. Поэтому также не является собственностью данной организации. В распоряжении организации имеется только лишь оборудование закупленное для продажи и обустройства внутреннего интерьера.

7.1 оборудование, необходимое для продажи – стеллажи.

Средства:

7.2 денежные

7.3 материальные средства

ОТЧЕТНОСТЬ

Отчеты предоставляются по мере требования налоговыми службами. Отчетность внутри организации (бухгалтерская) ежемесячные, также сдаются квартальные (плановые) и годовые балансы.

УСТАВНЫЙ КАПИТАЛ

Размешенные и объявленные акции.

9.1 Уставной капитал общества составляет 1.00000$. Он составляется из номинальной стоимости акций общества, приобретенных акционерами.

Увеличение уставного капитала.

9.2 Уставной капитал общества может быть увеличен путем увеличения номинальной стоимости акций или размещения дополнительных акций.

РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ

10.1 Прекращение деятельности Общества происходит путем ликвидации.

10.2 Общество может быть реорганизовано или ликвидировано добровольно по единогласному решению его участников или по решению суда в установленных законодательством случаях.

10.3 Общество вправе преобразоваться в акционерное общество или в производственный кооператив.

10.4 Общество считается реорганизованным с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. При реорганизации Общества в форме присоединения к нему другого юридического лица, первое из них считается реорганизованным с момента внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица.

Реорганизация Общества влечет переход прав и обязанностей, принадлежащих Обществу, его правопреемникам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации

Ликвидация Общества производится назначенной им по согласованию с органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, ликвидационной комиссией, а в случаях прекращения деятельности Общества по решению суда или органа, принявшего решение о ликвидации Общества - ликвидационной комиссией, назначенной этими органами.

10.5 Ликвидационная комиссия оценивает наличное имущество Общества, выявляет его дебиторов и кредиторов, осуществляет с ним расчеты, принимает меры к оплате долгов Общества третьими лицами, а также его участниками, составляет промежуточный ликвидационный баланс и представляет его для утверждения собранию участников или органу, принявшему решение о ликвидации Общества, по согласованию с органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц.

10.6 После завершения расчетов с кредиторами, ликвидационная комиссия составляет ликвидационный баланс, который утверждает собранием участников Общества или органом, принявшим решение о ликвидации, по согласованию с органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц.

10.7 Оставшееся после удовлетворения требований кредиторов имущество и денежные средства Общества передаются его участникам пропорционально их вкладам в Уставный капитал.

10.8 Ликвидация считается завершенной, а Общество прекратившим свою деятельность с момента внесения записи об этом в единый государственный реестр юридических лиц.

ПОЛОЖЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО БЮРО

1. Общие положения

1.1 Юридическое бюро является самостоятельным структурным подразделением ООО “ iLe de Bouhte ” и подчиняется непосредственно Генеральному директору.

1.2 Начальник юридического бюро назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора. На должность Начальника Юрбюро назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее пяти лет.

1.3 Структуру и штат утверждает Генеральный директор ООО “ iLe de Bouhte ” с учетом объемов работы и особенностей производства.

2. Задачи.

Обеспечение соблюдения законности в деятельности ООО “ iLe de Bouhte ”, защиты его правовых интересов, российского законодательства.

3. Функции.

Основными функциями являются:

3.1 Осуществление проверки соответствия действующему законодательству приказов, распоряжений, соглашений и актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, а также участие в необходимых случаях в подготовке этих документов; подготовка заключений по другим правовым вопросам.

3.2 Совместно с другими подразделениями предприятия подготовка предложений об изменении действующих или отмене фактически утративших силу приказов изданных на предприятии.

3.3 Организация работы по заключению хозяйственных договоров, участие в подготовке указанных договоров и визирование их.

3.4 Оказание правовой помощи соответствующим структурным подразделениям предприятия в претензионной работе, передача исковых материалов в судебные и арбитражные органы.

3.5 Представительство с целью защиты интересов предприятия в государственных и общественных организациях, ведение судебных и арбитражных дел.

3.6 Обеспечение анализа и обобщения результатов рассмотрения судебных дел для постановки перед руководством вопросов об улучшении деятельности предприятия.

3.7 Организация систематизированного учета и хранения поступающих на предприятие нормативных актов.

3.8 Подготовка заключений по предложениям о привлечении работников предприятия к дисциплинарной и материальной ответственности.

3.9 Консультация контроля за соблюдением на предприятии установленного законодательством порядка приемки продукции и товаров по количеству и качеству.

4. Права.

Юридическое бюро имеет право:

4.1 Проверять соблюдение законности в деятельности структурных подразделений.

4.2 Требовать от подразделений предприятия предоставления материалов, необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела.

4.3 Осуществлять связь с другими организациями по возникающим вопросам.

4.4 Не визировать представляемые на подпись директору предприятия проекты распорядительных и правовых документов, давать заключения с предложениями о законности порядка разрешения рассматриваемых вопросов.

5. Ответственность.

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных положением на бюро задач и функций несет начальник бюро.

ХАРАКТЕРИСТИКА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Штатное расписание – это прежде всего документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

В соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации штатное расписание разрабатывается предприятиями самостоятельно.

Штатное расписание составляется по установленной форме и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Штатное расписание содержит:

- перечень структурных подразделений,

- перечень должностей,

- сведения о количестве штатных единиц,

- сведения о должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Переутверждение штатного расписания на предстоящий год не обязательно, если в него вносились незначительные изменения или они вовсе не вносились. В этом случае оформляется перечень изменений.

В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном.

Общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной в смете.

Наименование структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75). По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ. Парфюмерный салон «iLe de Bouhte»

№ п/п Наименование должности Кол-во

штатных

единиц

ДИРЕКЦИЯ:

1. Директор 1

2. Главный бухгалтер 1

3. Заместитель ген.директора по общим вопросам 1

ИТОГО: 3

ФИНАНСОВО - ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СЛУЖБА:

1. Программист 1

2. Бухгалтер 2

3. Кассир 1

4. Юрисконсульт 1

5. Секретарь 1

ИТОГО: 6

ОТДЕЛ:

1. Менеджер отдела 3

2. Продавец – консультант 12

ИТОГО: 15

ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ:

Заведующий хозяйством 1

Слесарь, уборщицы 5

ИТОГО: 6

ОХРАНА

1. Начальник охраны 1

2. Старший контролер 2

3. Контролер 6

ИТОГО: 9

Всего по ООО «iLe de Bouhte» 39

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ООО «iLe de Bouhte»

№ п/п Наименование должности Кол-во

Штатных единиц Ставка Должно-

стной оклад

1 ДИРЕКЦИЯ:

Директор 1 1 50000

Главный бухгалтер 1 1 35000

Заместитель ген. дир. по общим вопросам 1 1 20000

ИТОГО: 3 3 105000

2 ФИНАНСОВО - ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СЛУЖБА:

Программист 1 1 8000

Бухгалтер 2 2 10000

Кассир 1 1 5000

Секретарь 1 1 4000/3500

ИТОГО: 5 5 39500

3 ОТДЕЛ:

Менеджер отдела 2 2 18000

Продавец – консультант 6 6 10000

ИТОГО: 8 8 92000

4 ХОЗЯЙСТВЕННАЯ СЛУЖБА:

Завхоз 1 1 9000

Слесарь 2 2 3000

Уборщик 4 4 2500

ИТОГО: 9 9 25000

5 ОХРАНА:

Старший контролер 2 2 6000

Контролер 6 6 5500

Начальник охраны 1 1 15000

ИТОГО: 12 12 60000

ВСЕГО: 85 85 321500

Распорядок работы салона «iLe de Bouhte»

Пн., Вт., Ср., Чет., Пят. с 9.00 до 19.00

Суббота с 9.00 до 18.00

Воскресенье - выходной

Время работы персонала «iLe de Bouhte»

№

п/п

Должности Кол-во

штатных

единиц Продолжительность работы

1 Директор 1 Ненормированный рабочий день

2 Заместитель генерального директора 1 Ненормированный рабочий день

3 Главный бухгалтер 1 Ненормированный рабочий день

4 Программист 1 9.00-19.00

5 Бухгалтер 2 9.00-19.00

6 Кассир 1 9.00-19.00

7 Секретарь 1 9.00-19.00

8 Менеджер отдела 6 С 9.00 до 19.00

9 Продавец – консультант 35 С 9.00 до 19.00

10 Заведующий хозяйственной службой 1 10.00-19.00, суббота – воскресенье выходной

11 Уборщица 3 09.00 до окончания

12 Начальник охраны 1 В смене с 12.00

13 Старший контролер 2 В смене с 12.00

14 Контролер 6 В смене с 09.00

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ОТДЕЛА

1. Общие положения

1.1 Менеджер отдела непосредственно подчиняется директору ООО ” iLe de Bouhte ”

1.2 Менеджер отдела руководствуется в совей работе положением об и настоящей должностной инструкцией.

1.3 Менеджер отдела назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора.

1.4 На должность менеджера отдела назначается лицо имеющее высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области управления персоналом и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия по управлению персоналом; законодательство о труде; основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса; основы трудовой мотивации и системы оценки персонала; структуру управления и их кадровый состав; этику делового общения; правила и нормы охраны труда.

2. Обязанности.

Менеджер отдела обязуется:

2.1 Организовать работу персонала в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями политики для достижения цели (получения прибыли) и эффективного использования и профессионального совершенствования работников.

2.2 Определяет потребность в персонале.

2.3 Изучает рынок товаров с целью определения необходимости закупки определенной продукции.

2.4 Осуществляет закупки товаров, заключает договора с поставщиками продукции.

2.5 Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.

2.6 Доводит всю необходимую информацию до персонала.

2.7 Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций.

3 Права

Менеджер отдела имеет право:

3.1 Докладывать директору о всех выявленных недостатках, в пределах совей компетенции.

3.2 Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4 Ответственность.

Менеджер отдела несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей.