Создание связей между таблицами
База данных содержит множество таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей, называемых ключами. В общем случае ключи записи бывают двух видов: первичный (уникальный) и вторичный ключи (внешний ключ).
Первичный ключ – это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. В качестве ключей обычно используют табельные номера, электронные адреса, паспортные номера и серии или просто порядковые номера записей, т.е. те поля, значения в которых не повторяются. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей – составным ключом.
На практике составной ключ определяется, как правило, только для таблицы, которая используется для связывания двух таблиц в отношении «многие ко многим».
Внешний ключ – это такое поле, значение которого может повторяться в нескольких записях, т.е. он не является уникальным. Если по значению первичного ключа может быть найден один единственный экземпляр записи, то по вторичному ключу – несколько записей.
Чтобы установить для таблицы первичный ключ и завершить ее создание в режиме конструктора, необходимо выполнить следующее:
В режиме конструктора выделить поле (или несколько полей, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>), которое будет играть роль первичного ключа.
На вкладке Конструктор группы Сервис выбрать команду Ключевое поле (или выбрать данную команду в контекстном меню). Справа возле имени поля появится символ ключа.
Если первичный ключ не определен, то при выходе из режима конструктора появится соответствующее предупреждение, и программа Access предложит вам создать ключевое поле до закрытия таблицы. Щелкнув на кнопке Да в окне сообщения, вы оставляете выбор ключевого поля за Access, и если в таблице определено поле с типом данных Счетчик, Access сделает это поле ключевым. Если такого поля нет, в таблице появится новое поле с типом данных Счетчик, выполняющее функции первичного ключа.
Перед определением связей между таблицами необходимо четко уяснить, какие именно данные содержатся в каждом из объектов и какие отношения установлены между ними. Существует три типа отношений между таблицами: «один к одному», «один ко многим» («многие к одному») и «многие ко многим».
«Один к одному». Каждой записи первой таблицы соответствует одна (и не более) связанная запись второй таблицы (и, соответственно, наоборот). Такой тип отношений используется редко, так как фактически все данные могут быть помещены в одну таблицу. Он полезен, когда, например, целесообразно разделить одну громоздкую таблицу, содержащую множество полей, на две, в которых поля будут логически сгруппированы.
«Один ко многим». Одна запись первой таблицы связана со множеством записей другой таблицы, однако одной записи второй таблицы не может соответствовать больше одной записи в первой таблице.
«Многие ко многим», или непрямая табличная связь. На практике отношение «многие ко многим» реализуется через связующую таблицу.
Существуют условия, которым должны соответствовать типы данных связываемых полей:
Связываемые поля должны быть одинакового типа.
Если оба связываемых поля имеют числовой тип, они должны иметь и одинаковые значения свойства Размер поля.
Поле с типом данных Счетчик можно, кроме того, связать с числовым полем, у которого свойство Размер поля имеет значение Длинное целое.
Для того, чтобы создать межтабличную связь необходимо выполнить следующие действия:
Выбрать на вкладке Работа с базами данных команду Схема данных (группа Показать или скрыть). При этом таблицы, для которых создается связь, должны быть закрыты.
Окно Схема данных – это удобное и наглядное графическое представление связей для открытой базы данных, где можно добавить таблицы, определить тип связи и установить параметры целостности данных между таблицами.
В том случае, если в окне Схема данных еще не добавлены никакие таблицы, сразу откроется диалоговое окно Добавление таблицы. Если окно не появится, выберите команду Отобразить таблицу группы Показать или скрыть.
Добавьте в окно Схемы данных необходимые таблицы. Для этого дважды щелкните на имени таблицы или щелкните на имени таблицы в списке, а затем – на кнопке Добавить.
После добавления всех таблиц щелкните на кнопке Закрыть. В итоге все они появятся в окне Схема данных в виде отдельных окон, где перечислены поля, содержащиеся в таблице.
Создадим теперь связь между таблицами. Переместите с помощью мыши используемое для связи поле (ключевое поле) первой таблицы к соответствующему полю второй таблицы.
После того, как поле перенесено, появится диалоговое окно Изменение связей, внизу которого буден предложен тип связи между таблицами (рис.3). Также в этом окне доступна опция Обеспечение целостности данных, с помощью которой обеспечивается корректность связи между таблицами.
Установите связь между таблицами, щелкнув на кнопке Создать. В окне Схема данных между двумя связываемыми полями появится линия объединения.
Рис. 3. Диалоговое окно Изменение связей