Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

Создание и использование форм в microsoft access 2007

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Информационное обеспечение систем управления»

для студентов специальности 210100

дневной и вечерней форм обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2009

Цель работы: научиться создавать и использовать формы.

Основные понятия

В MS Access существует два формата отображения содержимого таблицы – в виде таблицы и в виде формы. Формы предна­значены в первую очередь для «индивидуальной» работы только с одной записью. Фор­мы позволяют забыть о тех неудобствах, которые неизбежно возникают при работе с таб­лицами, имеющими большое количество полей. В режиме формы можно все свое внимание уделить одной записи, не пользуясь прокруткой для поиска нужного поля в длинной череде столбцов таблицы, а имея перед глазами всю информацию, например, по конкретному клиенту или товару.

Режим работы с данными в форме может быть разным: в одном случае это только просмотр записей таблицы, в другом – полноценный доступ ко всем полям, возмож­ность ввода и редактирования данных. Формы не обязательно содержат все поля исходной таблицы.

Формы в Access создаются не только для одной таблицы, но и для нескольких, связанных между собой, таблиц. Тогда возможным становится с помощью формы вводить данные сразу в несколько таблиц, соблюдая условия целостности данных. Кроме того, в качестве источника данных для формы может использоваться как сама таблица, так и разработанный для нее запрос, что обеспечивает тем самым отображение на экране са­мой актуальной информации.

Особо следует отметить возможности настройки внешнего вида формы. На фоне тех достаточно скромных операций, которые доступны для этих целей в режиме таблицы, арсенал средств конструктора форм выглядит просто роскошным, позволяя разработчикам в полной мере реализовать свои творческие замыслы и создавать удобные в использовании, ин­формативные и внешне привлекательные формы. В режиме конструктора можно разместить поля в наиболее удобном для отображения порядке, изменить цвет заливки или добавить дополнительные элементы.

Такие объекты OLE, как рисунки, видеофрагменты или аудиозаписи, можно увидеть (вос­произвести) только в форме.

В Access можно создать формы самых разных типов.

«В столбик» (полноэкранная форма). В такой форме все поля выводятся на экран как один столбец. Слева от каждого поля отображается значение, указанное в свойстве Подпись данного поля. Поля могут быть упорядочены в любом порядке.

Ленточная. Нечто среднее между формой «в столбик» и табличным представлени­ем данных. Названия полей расположены сверху, как и в таблице, но каждое значение имеет свое собственное поле для просмотра. На каждой странице вы можете разместить более одной записи, что позволит сравнивать данные двух за­писей.

Табличная. Данные в такой форме представлены в стиле электронных таблиц Microsoft Excel, когда каждой записи соответствует одна строка таблицы, а каждому полю – один столбец. Подписи полей выводятся в качестве заголовков столбцов. Прямо в окне формы можно изменять ширину столбцов и высоту строк, а также выполнять многие другие операции, которые используются для на­стройки внешнего вида таблиц в режиме таблицы.

Разделенная. Новшество программы Access 2007, совмещает в себе два представле­ния данных – в режиме формы и режиме таблицы. Такая форма позволяет про­сматривать в нижней части экрана все записи источника данных в табличном ви­де, а в верхней части – редактировать данные выбранной текущей записи. Обе части формы всегда синхронизированы друг с другом.

«Главная/подчиненная». Используется для отображения отношения «один ко многим». Одна область такой формы (главная форма) предоставлена для данных из основной таблицы, а другая (подчиненная форма) отображает записи из связанной таблицы, причем только те, которые непосредственно связаны с текущей записью в главной форме.

Сводная таблица. Такой формат позволяет обрабатывать данные и анализировать их.

Сводная диаграмма. Позволяет эффективно выполнять графический анализ дан­ных.

Создать форму в программе Access 2007 можно следующими способами:

• с помощью инструментов группы Форма;

• посредством услуг мастера создания форм, который поможет выбрать требуемые поля и стиль оформления для формы;

• выполнив весь процесс создания новой формы «с нуля» в режиме конструктора формы.

В Access 2007 появился новый режим работы с формой – режим макета. Данный режим представляет собой в некотором роде облегченным вариант режима конструктора. Основное пре­имущество нового режима – это возможность изменять структуру формы при одновре­менном отображении в ней фактических данных, что позволяет точнее задавать размеры элементов управления, применять некоторые опции форматировании, добавлять сущест­вующие поля и корректировать их свойства.