Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Саратовский государственный технический университет
Балаковский институт техники, технологии и управления
Создание форм
в microsoft access
Методические указания к выполнению лабораторной работы
по курсу «Управление данными»
для студентов специальности 230201
дневной формы обучения
Одобрено
редакционно-издательским советом
Балаковского института техники,
технологии и управления
Балаково 2010
Цель работы: научиться создавать и использовать формы.
Основные понятия
В MS Access существует два формата отображения содержимого таблицы – в виде таблицы и в виде формы. Формы предназначены в первую очередь для «индивидуальной» работы только с одной записью.
Режим работы с данными в форме может быть разным: в одном случае это только просмотр записей таблицы, в другом – полноценный доступ ко всем полям, возможность ввода и редактирования данных. Формы не обязательно содержат все поля исходной таблицы.
Формы в Access создаются не только для одной таблицы, но и для нескольких, связанных между собой, таблиц. Тогда возможным становится с помощью формы вводить данные сразу в несколько таблиц, соблюдая условия целостности данных. Кроме того, в качестве источника данных для формы может использоваться как сама таблица, так и разработанный для нее запрос, что обеспечивает тем самым отображение на экране самой актуальной информации.
В Access можно создать формы самых разных типов.
«В столбик» (полноэкранная форма). В такой форме все поля выводятся на экран как один столбец. Слева от каждого поля отображается значение, указанное в свойстве Подпись данного поля. Поля могут быть упорядочены в любом порядке.
Ленточная. Нечто среднее между формой «в столбик» и табличным представлением данных. Названия полей расположены сверху, как и в таблице, но каждое значение имеет свое собственное поле для просмотра. На каждой странице вы можете разместить более одной записи, что позволит сравнивать данные двух записей.
Табличная. Данные в такой форме представлены в стиле электронных таблиц Microsoft Excel, когда каждой записи соответствует одна строка таблицы, а каждому полю – один столбец. Подписи полей выводятся в качестве заголовков столбцов. Прямо в окне формы можно изменять ширину столбцов и высоту строк, а также выполнять многие другие операции, которые используются для настройки внешнего вида таблиц в режиме таблицы.
Разделенная.Совмещает в себе два представления данных – в режиме формы и режиме таблицы. Такая форма позволяет просматривать в нижней части экрана все записи источника данных в табличном виде, а в верхней части – редактировать данные выбранной текущей записи. Обе части формы всегда синхронизированы друг с другом.
«Главная/подчиненная». Используется для отображения отношения «один ко многим». Одна область такой формы (главная форма) предоставлена для данных из основной таблицы, а другая (подчиненная форма) отображает записи из связанной таблицы, причем только те, которые непосредственно связаны с текущей записью в главной форме.
Сводная таблица. Такой формат позволяет обрабатывать данные и анализировать их.
Сводная диаграмма. Позволяет эффективно выполнять графический анализ данных.
Создать форму в программе Access можно следующими способами:
-
с помощью инструментов группы Форма;
-
посредством услуг мастера создания форм, который поможет выбрать требуемые поля и стиль оформления для формы;
-
выполнив весь процесс создания новой формы «с нуля» в режиме конструктора формы.
В Access 2007 появился новый режим работы с формой – режим макета. Данный режим представляет собой в некотором роде облегченным вариант режима конструктора. Основное преимущество нового режима – это возможность изменять структуру формы при одновременном отображении в ней фактических данных, что позволяет точнее задавать размеры элементов управления, применять некоторые опции форматировании, добавлять существующие поля и корректировать их свойства.
Инструменты группы Формы (вкладка Создание) – Форма, Разделенная форма и Несколько элементов представлены на рис. 1. MS Access при вызове данных команд помещает в новую форму все без исключения поля исходной таблицы или запроса.
Рис. 1. Инструменты группы Формы