15. Документи внутрішньовідомчого листування

Документи внутрішньовідомчого листування — це до­кументи, що стосуються зв'язку закордонних диплома­тичних представництв з Центром і включають в себе листування з МЗС та іншими державними, рідше з недер­жавними, структурами по конкретних проблемах відно­син з країною перебування або багатосторонніх міжна­родних відносин.

В свою чергу документи внутрівідомчого листування умовно можна полічити на документи, що стосуються лише свого відомства, і документи міжвідомчого листування. До документів, які готуються для використання в роботі лише свого відомства належать службова записка і доповідна записка.

Службова записка

Службова записка — це форма службового документа, яким дипломат інформує керівництво дипломатичної уста­нови про події та факти, які мали місце або відбудуться в найближчому майбутньому і матимуть безпосередній чи опо­середкований вплив на діяльність закордонної установи і вно­сить відповідні пропозиції.

Доповідна записка

Доповідна записка — форма службового документа, в якому дипломат інформує про виконану роботу чи про ситуа­цію, що склалася у зв'язку з виконанням дорученого завдання.

Документи дипломатичного представництва для внут­рішніх потреб, а також для відправки в Центр можна поді­лити на такі групи:

• інформаційно-довідкові матеріали;

• звітна документація;

• листування з консульських питань;

• листування з приводу планування роботи та кадро­вих питань;

• листування з адміністративно-господарських та фінансових питань;

• листування з МЗС та іншими відомствами і устано­вами України стосовно запитів цих установ та окремих громадян.

Інформаційна до­відка

Дипломатичні документи внутрівідомчого характеру диппредставництва за кордоном надзвичайно різноманітні і відображають широку палітру його діяльності. Засадничим таким документом можна вважати Інформаційну до­відку про країну перебування, або як її ще називають «довідку по схемі». Довідка про країну перебування містить стислу характеристику її політики, економіки, культури, державного устрою, преси, партій, інформацію про її геополітичне становище, короткі відомості з історії і т. д.

У довідці подається інформація з проблем внутрішньо­політичної ситуації: дається характеристика правлячим партіям, угрупованням, коаліціям; вказується на стосунки між гілками влади (законодавчою, виконавчою, судовою); визначаються гострі питання поточного моменту, як полі­тичного, так і економічного плану; місце держави в зов­нішньополітичній стратегії країни перебування тощо. Розширена довідка (до 20 сторінок) має внутрівідомчий характер і як документ для службового користування сто­сується обмеженого кола користувачів.

Для широкого використання готується загальна довід­ка (до 5 сторінок), і в ній даються тільки схематичні відомості, без розкриття специфічних, гострих проблем і оцінок. Ці довідки повинні постійно оновлюватися най­новішими, найактивнішими матеріалами. Довідки, як пра­вило, складаються на окремих листах, щоб їх можна було оперативно заміняти, не переробляючи всього документа.

Другим за значенням інформаційним документом, є довідка щодо стану двосторонніх відносин, яка включає розділи про:

• умови і цілі розвитку двосторонніх відносин;

• хронологію контактів між керівниками держав (пре­зидентами, головами парламентів, прем'єр-міністра­ми, міністрами закордонних справ);

• стан договірне-правової бази (документів існуючих і тих, що готуються до підписання);

• стан торговельно-економічного і науково-технічно­го співробітництва, діяльність міжурядових комісій, змішаних консультативних та робочих груп і т. ін.;

• стан співробітництва в гуманітарній сфері (наука, освіта, культура, охорона здоров'я), а також пробле­ми національних меншин, специфіку релігійного життя.

Матеріали цієї довідки можуть містити специфічні ві­домості, що стосуються регіонального співробітництва, проблем стосунків, включаючи історичний аспект.

В цілому ця довідка є оперативним документом і по­винна постійно оновлюватися з урахуванням конкретної ситуації.

В процесі діяльності дипломатичного представництва готуються й інші тематичні довідки та інформації, які да­ють оцінку того чи іншого напряму життя і діяльності країни перебування, особливо в контексті можливого роз­витку подій та їх впливу на відносини з державою.