8. Робота на маршруті.

Однією з важливих складових роботи менеджера з клієнтами і з закордонним партнером є його робота безпосередньо на маршруті в якості супровідника (турлідера). Перед поїздкою менеджер отримує від керівництва фірми відрядне завдання, в якому докладно викладені цілі і завдання менеджера в майбутній поїздці, а також відрядне посвідчення.

Перелік умов, при яких необхідне супроводження групи:

• Відкриття нового маршруту.

• Відкриття чартерної програми.

• Складний маршрут, що потребує взаємодії приймаючої і та, що відправляє, сторін.

• Транзитний переліт великої групи туристів.

• Збіг дати перельоту з “піковими” датами (велика кількість туристів, що виїжджають, пов’язане з сезонною чи святковою датами), щ9о створює труднощі при проходженні кордону.

• Необхідність замовлення великої кількості додаткових послуг в країні перебування.

• Замовлення індивідуального клієнта на супровід.

Основні функції менеджера, що супроводжує групу:

1. Контроль виконання партнером обов’язків, в відповідності з умовами договору.

2. Контроль кількості складу групи при авіаперельотах і на протязі всього маршруту.

3. Контроль дотримання програми тура. При виникненні нестандартних ситуацій менеджер має право коректувати програму туру в відповідності з ситуацією, що склалася, при умові письмового узгодження зі своєю групою.

4. Контроль розселення групи в готелі. В випадку виникнення проблем при розселенні, менеджер на прохання клієнта веде переговори з адміністрацією готелю про зміни умов проживання, можливої заміни номера чи готеля.

Менеджер, який супроводить групу, повинен добре знати країну перебування. При відсутності людини, що зустрічає, менеджер повинен вміти розказати клієнтам про країну перебування, її визначні пам’ятки, відповісти на питання клієнтів. В випадку відсутності колективних міроприємств, коли в програмі туру зазначено “вільний час”, менеджер повинен порекомендувати клієнтам найбільш цікаві об’єкти для відвідування і пояснити, як тудди добратися.

Після закінчення поїздки менеджер повинен в встановлений строк надати:

• звіт про відрядження в відповідності доь отриманого завдання;

• фінансовий звіт.

9. Робота з консульствами Порядок дій менеджера при акредитації Туристичної фірми в консульстві:

• Необхідно взнати в консульстві про те, які документи потрібні для акредитації туристичної фірми в консульстві:

• Необхідно взнати в консульстві про те, які документи потрібні для акредитації.

• Подати в консульство необхідні документи, як правило, це:

• договір з іноземним партнером;

• оригінал ліцензії фірми;

• копія свідоцтва про реєстрацію фірми;

• супровідний лист від фірми (нота);

• список співробітників фірми, що уповноважені працювати з консульством.

Порядок дій менеджера при подачі документів на візування в консульстві:

• Необхідно взнати в консульстві про те, які документи повинен надати клієнт для одержання візи, як правило, це:

• ЗЗП;

• анкета;

• фотографії;

• довідка з роботи;

• ксерокопії всіх країн українського паспорту;

• для дітей, що не мають паспорту України – ксерокопії свідоцтва про народження;

• для дітей до 18 років, які вилітають з одним з батьків – довіреність другого з батьків або, якщо дитина виїжджає без батьків, - довіреність на супровідника групи.

• Необхідно взнати в консульстві про те, які документи повинна надати фірма, як правило, це:

• супровідний лист від фірми;

• запрошення на туриста від іноземного партнера.

• Необхідно взнати режим роботи консульства (час прийому/видачі документів).

• Необхідно перевірити правильність оформлення документів і подати їх в консульство.

• Необхідно попередити клієнта про те, що, по вимозі консула, він повинен пройти співбесіду і відповісти на ті ж питання, які були вказані в консульській анкеті, а також на ряд додаткових питань.

• Необхідно одержати паспорти туристів з відкритими візами в строки, що встановлені консульством.

• Необхідно досконально перевірити правильність всіх даних туриста, що вказані в візі (прізвище, ім’я, кількість днів і дати перебування в країні, номер ЗЗП).

• При необхідності анулювати візу з помилками і поставити нову, щоб уникнути перепон при проходженні паспортного контролю в країні перебування.