Практичне заняття 3.
Л И С Т
Завдання 1. Ознайомтесь із формуляром – зразком листа, заповніть його і назвіть реквізити.
Формуляр – зразок листа
Фірмовий бланк або штамп Директорові
(керівникові)
(назва підприємства)
(прізвище та ініціали)
П
росимо
Вас надати послуги у вигляді
(предмет звернення)
Оплату гарантуємо.
Н
аш
розрахунковий рахунок №
( відділення банку)
Директор
(підпис) 
(розшифрування
підпису)
Г оловний бухгалтер
(підпис) (розшифрування підпису)
Завдання 2. Продовжіть речення.
Лист – це … .
За функціональними ознаками службові листи поділяються на: …
До листів, що потребують відповіді, належать: … .
До листів, що не потребують відповіді, належать: … .
Завдання 3.
Як слід починати службовий лист? Наведіть приклади найпоширеніших звертань.
Як можна конкретно, доброзичливо, аргументовано висловити відмову? Наведіть приклади типових мовних зворотів, уживаних у листах-відмовах.
Завдання 4. Прочитайте документ, відредагуйте, запишіть правильний варіант.
Лист
Директору Дніпропетровської
загальноосвітньої школи №34
м. Дніпропетровська
Мистецький коледж
художнього моделювання та
дизайну
Дуже просимо вас ознайомити учнів випускних класів з програмою нашого навчального закладу (програма додається). Будемо дуже раді, якщо вихованці вашої школи оберуть будь-яку із запропонованих нами спеціальностей і продовжать своє навчання у нашому коледжі. Заздалегідь висловлюємо свою вдячність за співпрацю.
О.О. Філатов
директор коледжу
(підпис)
20.02.2007 року.
Визначте, який це документ за:
а) найменуванням; г) формою;
б) кількістю адресатів; д) призначенням.
в) функціональними ознаками;
Завдання 6. Напишіть лист, у якому нагадується клієнтові про закінчення терміну оплати рахунків.
ДОДАТОК
Службова записка
Службова записка – це документ особистого характеру, у змісті якого йдеться про певні адміністративні розпорядження, які слід виконувати до зазначеної дати. Якщо службова записка спрямована за межі установи, вона оформлюється на типовому бланку і реєструється.
Реквізити службової записки:
1. Адресат.
2. Назва документа.
3. Коди.
4. Прізвище, ім’я, по батькові виконавця.
5. Контактні номери.
6. Заголовок до тексту.
7. Текст.
8. Дата.
9. Підпис.
Службова записка пишеться працівником з власної ініціативи.
Доповідна і пояснювальна записки
Доповідною запискою називається письмове повідомлення з будь-якого питання керівництву установи з висновками та пропозиціями. Доповідна записка інформує керівника установи про стан справ, певні факти та явища, про виконання роботи, певну ситуацію та ін.
За формою та змістом доповідна записка близька до заяви, проте має певні відмінності: у заяві йдеться про особисте прохання, здебільшого не пов’язане з виконанням службових обов’язків, а доповідна записка складається в тому разі, коли необхідно виразити думку організації чи службової особи з певного питання й подати конкретні пропозиції щодо його розв’язання.
Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.
У доповідних записках, які виготовляються не на бланках, повинні бути такі реквізити:
1. Найменування адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка).
2. Найменування автора документа (посада, прізвище, ім’я та по батькові).
3. Назва виду документа.
4. Заголовок (короткий зміст).
5. Текст (інформація чи пропозиція) з відповідною аргументацією.
6. Перелік додатків (якщо є) із зазначенням кількості аркушів.
7. Дата складання записки.
8. Підпис.
Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу (він, як правило, розбивається на пункти), наведені факти – достовірними, пропозиції – чітко сформульованими. Якщо наведені факти або зроблені висновки потребують цифрового чи документального підкріплення, то вони оформляються як додаток до неї. Закінчується доповідна записка висновками, повідомленням про вжиті заходи і конкретними пропозиціями.
Пояснювальною запискою може бути два види документів:
1. Вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту і под.).
2. Документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення трудової дисципліни, невиконання роботи). Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, у деяких випадках – з ініціативи підлеглого.
Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку установи та реєструють. Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформлюється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:
1. Адресат.
2. Назва виду документа.
3. Заголовок.
4. Текст.
5. Дата складання.
6. Підпис.
Зразок доповідної записки
Лист – це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які служать засобом спілкування між установами, організаціями, підприємствами та приватними особами. Через листування ведуться ділові переговори, з’ясовуються поточні питання між підприємствами, викладаються претензії.
Рекомендаційний лист – це вид листа, який за функціональними ознаками належить до листів, що не вимагають відповіді.
Логічними елементами змісту службового листа є: вступ, докази, висновки. Вступ повинен містити виклад причин і безпосередню мету написання листа. У доказах викладається історія питання, наводяться факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Висновок – головний логічний елемент листа, у якому викладається суть питання, основна думка документа: пропозиція, згода, відмова. У листі має бути висловлено ще два аспекти: очікуваний результат і готовність до подальшої співпраці.
Найважливіше смислове навантаження в тексті несе мовна фраза, місце якої суттєво впливає на очікуваний автором листа результат. Для мотивування дій у ділових листах використовується обмежений набір фраз, наприклад: Для обміну досвідом… Для надання технічної допомоги… З метою подальшої співпраці… У зв’язку із вказівкою… Вашу пропозицію схвалено… Враховуючи … Керуючись… Беручи до уваги… Зважаючи на… Порівняно з…; Після закінчення вказаного строку (з__ по__ ) договір втрачає силу. Університет зберігає за собою право… Ваше прохання не буде задоволено, якщо…; Підприємство гарантує якість протягом… Оплата гарантується… Управління не заперечує проти того, щоб…