Редактирование связей между таблицами

При создании полей подстановки СУБД устанавливает связи между соответствующими таблицами.

Такие связи, как правило, устанавливаются между одноименными полями первичной матрицы.

Связываемое поле первичной таблицы называются ключом (первичным), а поле связанной таблицы – внешним ключом, т.е. ключом внешней таблицы.

Для корректного изменения записей в связанных таблицах необходимо в окне «изменение связей» установить флажки:

• Целостность БД

• Каскадное обновление связанных полей

• Каскадное удаление связанных записей

Для этого:

1. Закрыть все связываемые таблицы

2. Щелкнуть кн.Схема данных или (Меню – Сервис – Схема данных)

3. В окне «Изменение связей» установить указанные флажки

4. Сохранить макет связей

• Щелкнуть правой кнопкой

• Элемент Сохранить макет

5. Закрыть окно Схема данных.

Целостность данных – обеспечивает отсутствия нарушения логической связи при обновлении таблицы.

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.

Если необходимо изменить связи, то для этого следует:

1. Перейти на вкладку таблицы

2. Закрыть все таблицы

3. кн. «Схема данных

4. Убрать флажки

- Целостность

- Каскадное обновление

- Каскадное удаление

Удалить все ненужные связи, а именно:

- Выделить мышью связь, которую хотим удалить (стрелку);

- кн. Delete.

В окне добавление таблиц, если необходимо добавить в схему имена связываемых таблиц:

- выделить имя

- кн. «Добавить».

- кн. Закрыть.

- в окне «Схема данных» заново установить связи;

- щелкнуть поле в первичной таблице;

- с нажатой левой клавишей мыши перетащить выбранное поле на такое же поле в связанной таблице;

- появится связь (стрелка);

- правая клавиша мыши;

- элемент «Сохранить»;

- заново установить флажки, обеспечивающие целостность и обновления БД.

5. Просмотр таблиц

Общий способ

Из окна БД - Выбрать таблицу; -Кн. Открыть.

Из окна Конструктор: - Кн. Режим таблицы.

5.1. Сортировка записей в таблице

Сортировка выполняется по значениям только одного поля.

Порядок выполнения

- Установить курсор в поле ключа сортировки;

Меню: Записи Сортировать По возрастанию По убыванию

Кнопки панели: - по возрастанию; - по убыванию.

Возврат к исходному порядку (отмена сортировки):

Меню Записи Удалить фильтр или кн.

5.2. Поиск записей по образцу

Выполняется поиск всех записей в таблице, содержащих заданное значение.

Порядок выполнения

- открыть таблицу в Режиме таблицы;

- установить курсор в поле, по которому выполняется поиск;

Меню Правка Найти

Кнопка - найти (бинокль)

В появившемся окне (Рис.1.12.) задать параметры поиска:

Образец: Если поиск осуществляется в поле Код товара, то 5, если Изготовитель – Россия

Особенности формирования поля Образец: в образце могут использоваться символы шаблона:

* - произвольный набор символов;

? – одиночный произвольный символ.

# - любая цифра.

Просмотр:

Вверх (Вперед)	От текущего положения курсора
Вниз (Назад)
Все записи

Совпадения:

Поля целиком

С началом поля

С любой частью поля

В окне три флажка:

 - с учетом регистра;

 - с учетом формата (например дата в определенном формате);

- только в текущем поле.

- Нажать кн. Найти (идет поиск первой записи);

- кн. Найти далее (идет поиск последующей записи имеющей совпадения) и т.д.

5.3. Фильтрация записей

Фильтрация – это отбор для просмотра записей, удовлетворяющих заданному условию.

А) Фильтр по выделенному

Порядок:

- открыть таблицу в Режиме таблицы;

- выделить значение какого-либо поля, в качестве условия поиска;

Меню: Записи Фильтр Фильтр по выделенному

Правая кнопка мыши: Фильтр по выделенному

Отказ (снятие фильтрации): кнопка Удалить фильтр.

Б) Фильтр «Исключить выделенное»

Это просмотр записей, не совпадающих с выделенным значением поля.

В) Фильтр для…

Позволяет производить поиск записей по значениям одного поля, когда условие поиска включает в себя логические операции И, ИЛИ.

Порядок:

- открыть таблицу;

- установить курсор в поле списка;

- щелчок правой кнопки мыши;

- выбор элемента «Фильтр для…»;

- ввод условия поиска.

Пример:

	Код товара		Наименование	…
1			Дисплей
2			ПК
3			Принтер
4			Мышь

- по полю Код товара:

В поле Фильтр для… вводится условие и нажимается Enter.

1^й пример: Фильтр для… 2

Найти записи с Кодом товара = 2

2^й пример: Фильтр для… > 1 and < 4

Найти записи удовлетворяющие условию: 1< Код товара < 4

Примечание: между знаками сравнения, цифрами и логической функцией and обязательно нужны пробелы.

- по полю Наименование:

3^й пример: Фильтр для… Дисплей

Найти записи с Наименованием Дисплей;

4^й пример: Фильтр для… П^*

Найти любые записи, начинающиеся с символа П.

Отказ (снятие фильтрации): кнопка Удалить фильтр.

Г) Обычный фильтр

Позволяет выполнить поиск по нескольким полям, для каждого из которых условия объединяются логическими операциями И, ИЛИ.

Порядок:

- открыть таблицу в Режиме таблицы;

- положение курсора не имеет значения;

- кнопка Изменить фильтр или правая кнопка мыши – Элемент изменить фильтр

Рис. 1.13

- в появившемся окне Обычного фильтра (Рис. 1.13) сформировать условия поиска по правилам:

- в одной строке указываются условия по одному полю или по нескольким полям, объединенные логической операцией И;

- если необходимо по нескольким полям объединить условия логической операцией ИЛИ, то формируются дополнительные строки щелчком по ярлыку ИЛИ.