Базы данных (бд) и системы управления базами данных (субд).

Часть 1

Содержание

Стр.

Введение………………………………………………………………………			4
ГЛАВА 1. СОЗДАНИЕ, РЕДАКТИРОВАНИЕ И ПРОСМОТР БД………			7
	1. Создание новой БД………………………………………………		7
	2. Создание таблиц БД……………………………………………..		8
		2.1. Формирование структуры таблицы………………….	8
		2.2. Вводи редактирование данных в таблицах………….	11
	3. Редактирование структуры таблицы БД……………………….		13
	4. Создание специальных полей таблицы………………………..		13
		4.1. Поля со списком………………………………………	13
		4.2. Связывание таблиц……………………………………	14
		4.3. Создание полей подстановки…………………………	16
	5. Просмотр таблиц………………………………………….……..		18
		5.1. Сортировка…………………………………………….	18
		5.2. Поиск по образцу……………………………………..	19
		5.3. Фильтрация данных…………………………………...	20
	Контрольные вопросы……………………………………………..		22
ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ЗАПРОСОВ……………………………………..			23
	1. Общие положения……………………………………………….		23
	2. Создание запроса………………………………………………...		24
		2.1. Формирование запроса в режиме конструктора…….	24
		2.2. Выполнение и сохранение запроса………………….	29
	3. Параметрический запрос………………………………………..		29
	4. Вычисляемые поля……………………………………………….		30
	5. Групповые операции…………………………………………….		33
	Контрольные вопросы……………………………………………..		37
Список рекомендуемой литературы………………………………………...			39

Введение

Коренное отличие информатики от других технических дисциплин высших учебных заведений в том, что ее предмет изучения меняется ускоренными темпами. Сегодня количество компьютеров в мире превышает 500 миллионов единиц, при этом каждая вычислительная система по-своему уникальна. Найти две системы с одинаковыми аппаратными и программными конфигурациями весьма сложно, и поэтому для эффективной эксплуатации вычислительной техники от специалистов требуется достаточно высокий уровень знаний и практических навыков.

Решение экономических, управленческих и статистических задач предприятия предполагает проведение вычислений с большим количеством данных, причем результаты работы одних программ являются исходными данными для других. Например, в информационной системе предприятия сведения о сотрудниках обрабатывают программы автоматизации деятельности отдела кадров, бухгалтерии, производственных подразделений и других, однако этим подразделениям требуются хотя и совпадающие в значительной части, но разные сведения.

Именно совпадение автоматизированных информационных систем предприятия потребовало выделить систему работы с данными в отдельную структуру.

Сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяет размещать не только данные, но и методы (т.е. программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами.

Таким образом, в современных базах данных хранятся отнюдь не только данные, но и информация.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД.

В качестве объекта выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

Предметной областью реального мира называют область, в которой действует пользователь.

База данных (БД) именованная совокупность структурированных данных об объектах некоторой предметной области.

БД – любая совокупность данных, набор взаимной информации, организованной так, что обеспечивается возможность выполнения операций поиска, сортировки, переупорядочивания и др.

Фактически БД представляет собой файл, состоящий из некоторого числа записей или таблиц, каждая из которых формируется из полей или столбцов определенного типа.

Система управления базой данных (СУБД) – комплекс программных и языковых средств предназначенных для организации, ведения и использования БД потребителями.

СУБД – это программная оболочка, обеспечивающая взаимодействие между пользователем и БД.

Классификация баз данных

Базы данных можно классифицировать по технологии использования:

- локальные БД, когда база создана и используется на одном персональном компьютере (ПК) и одним пользователем;

- центральные БД, создаются на сервере (рабочей станции) и используются несколькими ПК и пользователями.

Организация или структуризация данных в базах данных

Структуризация определяется типом модели соответствующей БД:

	●	сетевые (т.е. сама структура представляет сетевую модель);
	●	иерархические
Для ПК	●	реляционные

Представление данных в СУБД реляционного типа

Реляционные – от английского слова relation –отношение.

В СУБД отношение это обычная таблица, которая имеет следующую структуру:

- фиксированное число именованных столбцов;

- количество строк ограничено только памятью ПК.

Таким образом, реляционная БД – это табличная БД со следующими свойствами:

- отсутствуют одинаковые строки;

- порядок строк и столбцов не существенен;

- поля нельзя без потери информации разделить на составляющие;

- каждый столбец имеет свое имя.

Microsoft Access по праву называют системой управления реляционными базами данных. Можно создавать разнородные наборы информации и связывать их в единое целое различными способами.

В терминах Microsoft Access списки с информацией о товарах, клиентах, заказах и т.п. называют таблицами. Данные в таблице обычно относятся к определенной категории. Каждый список хранится в отдельной таблице.

Разделение информации на несколько отдельных таблиц, имеет два преимущества:

- легкость управления;

- эффективность обработки.

Различные компоненты, составляющие базы данных Access называют объектами, к ним относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Требования к элементам таблицы БД

1. Каждый столбец должен иметь уникальное имя.

2. Данные каждого отдельного столбца имеют одинаковый тип и размер.

3. В таблице БД не должно быть повторяющихся (одинаковых) строк (записей).

Это минимальные требования к таблицам реляционных БД.

Понятие ключевого поля таблицы БД:

Ключевое поле – одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.

В межтабличных связях ключевые поля используются для ссылок на указанные записи в одной таблице из другой таблицы.

При ссылке на ключевое поле из другой таблицы оно называется полем внешнего ключа.

Ключ – единственное поле – это простой ключ.

Ключ – несколько полей – составной ключ.

Поле таблицы содержат данные, являющиеся компонентами записи. Пользователь имеет возможность определять формат отображе­ния данных, указывать значения по умолчанию и ускорять опе­рации поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в области «Свойства поля» в режиме конструктора таблицы.

Таблицы - являются основными структурными элементами системы управления реляционными базами данных. В Microsoft Access таблица является объектом, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) и полей (столбцов). В отдельную таблицу обычно помещают однотипные данные, например, сведения о сотрудниках или заказах.

Тип данных - атрибут переменной или поля, определяющий, какие данные могут в них содержаться.

Например, в поля с типами «Текстовый» или «Поле Memo» можно вводить как текст, так и чис­ла, а в полях с типом «Числовой» допускается хранение только числовых данных, используемых в математических расчетах. Денежные поля используются для отображения денежных значений или для проведения расчетов с ними.

Microsoft Access поддерживает:

- типы данных полей,

- типы данных Visual Basic;

- типы данных параметров запроса.

Соглашения об именах объектов - набор правил, ограничивающих допустимые имена объектов Microsoft Access.

Имена объектов должны содержать не более 64 символов и могут включать любые комбинации букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением:

- точки (.),

- восклицательного знака (!),

- надстрочного символа (`),

- прямых скобок ([ ]).

Отметим, что имя не должно начинаться с пробела и содержать управляющие символы (с кодами ASCII 00 - 31).

Советы:

Старайтесь не включать в имена объектов пробелы, в особенно­сти, если предполагается часто использовать ссылки на эти име­на в выражениях или в программе Visual Basic.

Хотя пробелы внутри имен полей, элементов управления и объ­ектов являются допустимыми, в большинстве примеров в доку­ментации Microsoft Access имена полей записываются без про­белов. Пробелы в именах могут при некоторых обстоятельствах вызывать конфликты в программах Visual Basic.