3. Учет денежных средств

3.1. Организация справочников контрагентов

Для внесения данных по учету организаций-контрагентов необходимо в справочнике (меню «Основная деятельность» – «Контрагенты») создать новую группу «Организации». Внутри группы ввести новый элемент списка (кнопка «Добавить») В открывшемся окне ввести наименование – ООО «Альфа». В ячейке «Юр./физ. лицо» выбрать «Юр. Лицо», а далее полное наименование «Торгово-посредническое предприятие ООО «Альфа», ИНН 7756376555, КПП 7734562.

Перейти к закладке «Контакты», в которой ввести данные о должностных лицах. Для получения навыка редактирования необходимо ввести в карточку сведений контрагента ООО «Альфа» данные, связанные с юридическим адресом. Например, 140150, г. Москва, пр. Кутузова, д.100, офис. 510.

На закладке «Счета и договоры» кнопкой «Добавить» открыть форму Элемент. Банковские счета» (см. рис. 1.6) и заполнить сведения о расчетном счете 40702810177020106554 в банке «Московский». Последовательность ввода рассмотрена в разделе 1.2. Договора, как и банковские счета, всегда связаны с конкретной организацией. Поэтому списки с такими данными называются подчиненными справочниками и формируются одновременно с «родителями». При создании записи о любом контрагенте программой автоматически вводится «Основной договор» (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Сведения о контрагенте

По умолчанию, контрагент считается покупателем, хотя в общем случае может

быть поставщиком, комиссионером, комитентом и т.д. Данный признак весьма

важен, так как в дальнейшем определяет автоматический выбор счета корреспон-

денции. Поэтому необходимо отредактировать запись с договором или добавить

новую (рис. 3.2), если контрагент выступает в нескольких ролях.

Рис. 3.2. Ввод данных по договору

В ячейку «Наименование» ввести «Договор о поставках №1», что определяет выбор вида договора – «С поставщиком». Виды договоров предлагаются в виде перечисления при нажатии кнопки с треугольником. Согласиться с данными по взаиморасчетам и валюте, а ячейке «Тип цен» выбрать «Оптовые». Выбор взаиморасчетов «По договору в целом» обеспечивает при закрытии договора поиск нужных расчетных документов. Следует не забывать, что для записи данных окна необходимо закрывать кнопкой ОК.

Для большей определенности договоров самостоятельно переименовать «Основной договор» в «Договор о реализации готовой продукции №2», а для контрагентов из группы учредителей в «Учредительный договор». В последнем случае поменять вид договора на «Прочие».

3.2. Операции по расчетам с дебиторами и кредиторами

Рассмотрим порядок отражения в учете расчетов с контрагентами. Особый интерес представляет ситуация, когда один контрагент выступает и в роли поставщика, и в роли покупателя.

Задача 4. Предприятием ООО «ФОРТ» (наша организация) получен авансовый платеж (предоплата) от ООО «Альфа" за предстоящую в декабре поставку готовой продукции в соответствии с договором №2 в сумме 7200,00 руб., включая НДС 18%. Оплата подтверждается выпиской из банковского счета от 12.01.08. и приложенным экземпляром платежного поручения № 7654 от 09.01.08. Предприятие ООО «ФОРТ» на основании договора №1 производит предоплату в адрес ООО «Альфа» за предстоящую в ноябре поставку шерстяной пряжи на сумму 24 000,00 руб., включая НДС 18%. Для этого 15.01.08 выписано платежное поручение №1 и отправлено в банк. 16.01.08. Банком переведены денежные средства на счет получателя, что подтверждается выпиской № 1666 из банковского счета предприятия.

Отразить операции в бухгалтерском учете.

Решение. По условию первой части задачи ООО «Альфа» плательщик, поэтому первая операция - предоплата за поставку готовой продукции - должна отражаться проводкой Д51К62 с использованием субсчета "Авансы полученные".

Предоплата осуществляется в соответствии с договором №2 и учитывается на основании платежного поручения№ 7654 и выписки от 12.01.08. По условию второй части задачи ООО «Альфа» покупатель. Вторая операция - предоплата за поставку материалов - должна отражаться проводкой Д60К51 с использованием субсчета "Авансы выданные". Платеж производится банком на основе платежного поручения №1 от 15.01.08 по договору №2 и учитывается на основании выписки от 16.01.08.

Таким образом, с ООО «Альфа» имеется два договора, которые уже внесены в справочник «Договоры контрагентов» (меню «Операции» – «Договоры контрагентов») (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Справочник договоров

Все действия по решению и первой, и второй частей задачи 4 в программе автоматизированы встроенными средствами (способ ввода через документы). Так для учета поступления денежных средств используется входящее платежное поручение контрагента, данные которого вводятся в форму документа «Платежное поручение входящее. Оплата от покупателя». Последнее открывается в одноименном журнале при нажатии кнопки «Добавить» (меню «Банк и касса» – «Платежные поручения входящие») (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Входящее платежное поручение

Заполнение документа осуществляется в два этапа. На первом этапе водится дата оформления документа. Дебетовый счет учета подставляется автоматически. В ячейку «Вх. номер» вводится номер поручения и его дата. Из справочника контрагентов выбирается плательщик и вводится его банковский счет. Программа автоматически подставляет наиболее подходящий договор. Указать ставку НДС. Счета бухгалтерского учета выбираются программой автоматически. Последнее определяется настройкой договоров и специального регистра «Счета учета расчетов с контрагентами» (меню «Основная деятельность» – «Счета учета с контрагентами»). В состоянии поставки имеется несколько вариантов настроек данного регистра в зависимости от разных видов валют, которые указываются в конкретном договоре. Наиболее часто используется вариант «Расчеты в валюте регламентированного учета (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Счета учета расчетов

Возможна настройка счетов для каждого договора. Второй этап заполнения документа «Платежное поручение входящее. Оплата от покупателя» (см. рис. 3.4) заключается в отметке «Оплачено» (верхняя строчка) и простановке даты поступления оплаты. В этом случае после нажатия кнопки ОК документ будет проведен.

На полученный аванс следует выписать счет-фактуру и сформировать корреспонденцию Д76К68 «Начислен НДС с суммы полученного аванса». Для реализации этой операции следует перейти к документу «Регистрация счетов фактур на аванс» (меню «Основная деятельность» – «Ведение книги продаж») (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Формирование счет фактуры на аванс

Указать период, в котором получен аванс, и нажать клавишу «Заполнить». В результате появится запись в списке счетов фактур. Нажатие клавиши «Выполнить» обеспечит проведение документа. Убедиться в этом можно, просмотрев журнал «Счета-фактуры выданные» (в этом же меню) или журнал проводок. (Выполнить самостоятельно). Далее следует сделать запись в книге продаж, для чего вызвать журнал «Формирование записей книги продаж» и нажать в нем кнопку добавить. В появившемся одноименном окне ввести период, в котором была создана счет-фактура, и активизировать закладку «НДС с авансов» (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Ввод данных в книгу продаж

Нажать клавишу «Заполнить» в верхней строке окна и записать «провести» документ кнопкой ОК. В журнале «Формирование записей книги продаж» появится новая запись (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Запись в книге продаж

Рассмотренный пример достаточно полно характеризует преимущества автоматизации учета. Прежде всего, необходимо отметить довольно простой ввод данных, соответствующих входящему платежному поручению. Это обеспечивается специально разработанной формой окна ввода. Формирование документа счета- фактуры на основании платежного поручения, а далее создание записи в книге продаж. на основании счета фактуры показывает, что программа «определяет» взаимосвязи между документами. Кстати, это можно отследить, нажав клавишу «Перейти» в документах, полученных автоматически после использования клавиши «Заполнить». Представляет интерес проследить «Движение документа по регистрам» или структуру подчиненности документа. Например, в журнале банковских документов после вызова функции «Структура подчиненности документа» можно убедиться, что входящее платежное поручение «порождает» выданную счет-фактуру и формирование записи в книге продаж. (рис. 3.9).

Рис. 3.9. Структура подчиненности документа

Для решения второй части задачи, в которой «наше» предприятие является плательщиком, вызывается список исходящих платежных поручений (меню «Банк и касса» – «Платежное поручение исходящее»). Нажать кнопку «Добавить» и ввести в открывшемся окне исходные данные по аналогии с вводом данных в платежное поручение входящее, рассмотренное выше (рис. 3.10)

Рис. 3.10. Формирование исходящего платежного поручения

Документ также заполняется в два этапа. Вводится дата платежного поручения и организация-получатель ООО «Альфа» со своим банковским счетом. Кредитовый счет и «наша» организация заполняются автоматически. Указывается сумма платежа. Договор №1 в данном случае выбирается из справочника, так как является основным и подставляется автоматически. Указывается ставка НДС, по которой рассчитывается сумма. Дебетовые счета подставляются автоматически благодаря настройке регистра счетов расчета с контрагентами (проверить самостоятельно). Документ может быть записан кнопкой ОК, но в учете он не отразится, т.е. корреспонденции не будет. Второй этап осуществляется после получения выписки банка о списании средств. Подготовленный документ вызывается снова. В ячейке «Оплачено» ставится пометка и проставляется дата оплаты (см. рис. 3.10). Теперь запись документа кнопкой ОК приведет к его проведению (проверить самостоятельно).

Задача 5. 1.Предприятием ООО "ФОРТ" (наша организация) получена предоплата от производственного объединения (ПО) "Швея" за предстоящую в феврале поставку готовой продукции в соответствии с договором №5 в сумме 30 000,00 руб., включая НДС 18%. Оплата подтверждается выпиской из банковского счета от 18.01.08 и приложенным платежным поручением № 3456 от 1601.08.

2. Предприятие ООО "ФОРТ" на основании договора №3 производит предоплату предприятию ЗАО "Персей" за предстоящую в ноябре поставку полушерстяной пряжи на сумму 9 600,00 руб., включая НДС 18%. (Выписка банка от 21.01.08, приложение: платежное поручение № 2 от 18.01.08 ).

Самостоятельно отразить указанные факты хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете предприятия.

Для выполнения операций по задаче 5 необходимо в группу «Организации» справочника контрагентов добавить предприятия ПО «Швея» и ЗАО «Персей». Ввести расчетные счета этих предприятий. Основной договор ПО «Швея» переименовать в «Договор №5». Соответственно основной договор ЗАО «Персей» переименовать в «Договор _______№3», а вид этого договора выбрать «С поставщиком».

После выполнения всех операций проверить появление проводок (рис. 3.11).

Рис. 3.11. Корреспонденции по задаче 5

Вызвать журнал «Банковские расчетные документы» (меню «Банк и касса» – «Журнал банковских документов») (рис. 3.12).

Рис. 3.12. Информация о банковских расчетных документах

В журнале приводится полный список банковских документов, отраженных в учете, с краткой информации по ним. Наличие «флажка» в первой колонке информирует о проведении документа, во второй – об отражении операции в налоговом учете, в третьей – о движении денежных средств на расчетном счете.

7