Отчетность по ндфл за 2012 г. О невозможности удержать налог 2-ндфл сдаем в январе

Все бухгалтеры знают, что сведения о доходах физических лиц и налоге, удержанном за предыдущий налоговый период, сдаются не позднее 1 апреля. Соответственно к сдаче таких данных бухгалтер готовиться в марте.

Но иногда возникают ситуации, когда налоговый агент не может по какой-то причине удержать НДФЛ с доходов физических лиц. Такие ситуации возникают, когда доход физическим лицом получен, а удержать с него НДФЛ не представляется возможным. Причины неудержания (неполного удержания) налога могут быть: оплата товаров, работ или услуг за физических лиц, которые не являются работниками организации, выдача такому лицу подарка стоимостью свыше 4000 руб., выдача заработной платы в натуральной форме, некорректное предоставлении налогового вычета; отнесение дохода к необлагаемому, в то время когда выплата таковой не является; утрата физическим лицом статуса налогового резидента РФ и др.

В этом случае налоговый агент должен сообщить физическому лицу и в налоговый орган по месту регистрации о невозможности взыскать НДФЛ и о сумме задолженности налогоплательщика. И сделать это он должен не позднее одного месяца с даты окончания соответствующего календарного года (ст. 216, п. 2 ст. 230, п. 5 ст. 226 НК РФ), т.е. не позднее 31 января 2012 г.

Для сообщения о невозможности удержания НДФЛ и сумме задолженности налоговый агент использует справку 2-НДФЛ, форма которой утверждена приказом ФНС России от 17.11.10 N ММВ-7-3/611@. Об этом говорится в Приказе ФНС России от 16.09.11 N ММВ-7-3/576@. Им утвержден Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц (далее по тексту - Порядок).

При сдаче такой формы следует помнить, что в форме 2-НДФЛ есть графа "Признак", которая заполняется в обязательном порядке. Если подается 2-НДФЛ о невозможности удержать исчисленную сумму налога, то в документе следует указать в поле "Признак" цифру 2, а при подаче сведений о доходах физ. лиц за истекший год - цифру 1.

Обращаем внимание на письмо Минфина России в письме от 27.10.11 N 03-04-06/8-290, в котором организация спрашивала, нужно ли повторно представлять такие справки в общем потоке сдачи справок 2-НДФЛ в срок до 1 апреля 2011 года в целом по организации. И Минфин ответил, что нужно. Он указал, что в справках о доходах, которые представляются ежегодно в целом по организации с признаком 1, указываются общие суммы доходов и исчисленного налога, включающие доходы и исчисленную сумму налога, отраженную в Справке с признаком 2, сумму удержанного и перечисленного налога, а также сумму налога, не удержанную налоговым агентом, которая ранее была отражена в Справке с признаком 2. Иными словами, суммы несдержанного налога попадут в сводный итог по организации.

Рассмотрим на конкретном примере, как заполнить справку формы 2-НДФЛ при невозможности удержания налога.

Пример.

В июле 2011 года организация подарила физическому лицу, который не работает в организации, телевизор рыночной стоимости - 21 000 руб. (с учетом НДС 18% - 3203 руб.).

Сумма дохода определяется по рыночной стоимости полученного подарка (с учетом НДС). Код дохода, полученного в виде подарков - 2720. При исчислении НДФЛ от налогообложения освобождается сумма 4000 руб. со стоимости подарка (п. 28 ст. 217 НК РФ). Сумма 4 000 руб. будет указана по коду вычета 501. Эти сведения указываются в Разделе 3 справки 2-НДФЛ как доходы, облагаемые по ставке 13%.

В Порядке также указано, что по своему выбору налоговые агенты могут сдавать справки о невозможности удержать налог на бумаге, дискете или другом электронном носителе, а также направлять по телекоммуникационным каналам связи.

Сведения на бумажном носителе могут с 01.01.2012 формировать организации, если численность физических лиц, получивших доходы, не превышает 10 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ в редакции п. 7 ст. 2, ч. 1 ст. 4 Федерального закона от 18.07.2011 N 227-ФЗ). Документы можно либо принести в инспекцию, либо направить письмом с описью вложения. К справке нужно приложить два экземпляра реестра сведений о доходах. Непосредственно в день получения справок и сопроводительных реестров налоговые инспекторы обязаны провести контроль "заполнения" представленных сведений. Если в какой-то справке выявлены нарушения (заполнены не все необходимые реквизиты формы либо имеются исправления), справка изымается из представленного пакета документов. Данный факт отражается в протоколе приема сведений. Один экземпляр протокола вручается (направляется по почте) налоговому агенту или его представителю. Протокол без нарушений подтверждает прием сведений по форме 2-НДФЛ. При этом датой представления сведений будет либо дата фактической подачи документов в инспекцию, либо дата отправки письма с описью вложения.

Электронные носители с записанными файлами утвержденного формата можно принести в инспекцию либо направить по обычной почте (с описью вложения). К каждому файлу составляется по два экземпляра реестра сведений о доходах (в бумажном виде). При формировании файла нужно придерживаться следующих правил: количество справок, представляемых в одном файле, не может превышать 3000. В одном файле могут содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП организации, ОКАТО, отчетный период, признак представленных сведений. При этом на этапе приема сведения допускается корректировка адреса в соответствии со справочником адресов (КЛАДР). Сведения на электронных носителях считаются представленными, если они прошли форматный контроль. Результаты форматного контроля оформляются протоколом приема сведений. Один экземпляр протокола вручается (направляется) налоговому агенту или его представителю.

Предусмотрено также, что количество сведений, представляемых в одном файле (как на электронных носителях, так и по телекоммуникационным каналам связи) не должно превышать 3 000 документов. Если таких документов больше, необходимо формировать несколько файлов.

Сведения о доходах в электронном виде можно передать по телекоммуникационным каналам связи через специализированного оператора связи, обеспечивающего обмен информацией, либо через Интернет-сайт ФНС. Налоговый агент формирует сведения в соответствии с утвержденным форматом. При этом требования к формированию файлов, направляемых по ТКС, аналогичны тем, что предъявляются к файлам, которые сдаются на электронных носителях. Подготовленный файл подписывается электронной квалифицированной подписью налогового агента и в зашифрованном виде направляется в инспекцию. Дату отправки формы 2-НДФЛ фиксирует оператор связи. После того, как файл прошел форматный контроль, налоговые инспекторы должны направить налоговому агенту извещение о получении электронного документа (на эти действия им отводится один рабочий день). Кроме того, в течение 10 дней с даты отправки сведений должны составить и направить налоговому агенту упомянутые выше реестр сведений о доходах и протокол приема сведений. Представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль, и зафиксированные в реестре сведений.

В случае, когда организация подала сведения с указанием адресов, не находящихся в базе налоговой службы, инспектор обязан будет самостоятельно изменить данный некорректный адрес. Список корректировок в адресах будет заноситься в протокол приема отчетности по НДФЛ в 2012 году, который получает налогоплательщик.

Также в п. 5 Порядка указано, что организация не должна пересдавать все справки 2-НДФЛ, если возникает необходимость исправить ошибки лишь в некоторых из них. Исправленную 2-НДФЛ сдают под прежним номером, но с новой датой. Об этом сказано в разделе 1 Рекомендаций, утвержденных приказом ФНС России от 17.11.10 N ММВ-7-3/611@.

Порядком утверждены формы Реестра сведений о доходах физических лиц за 20__ год; Протокола приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде; Протокола приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях.

Поскольку Реестр придется представлять вместе со справками 2-НДФЛ и по всем сотрудникам до 1 апреля, остановимся на новшествах в его заполнении. Вид реестра сведений обновлен. В форму добавлены ячейки для указания ОКАТО и признака сведений, где ставится цифра "1" об удержании налога и цифра "2" - о невозможности удержания НДФЛ. В новом реестре нужно будет вводить только номер справки 2-НДФЛ, ФИО сотрудника и, впервые, дату его рождения. "Общая сумма дохода", "общая сумма налога исчисленного" и "Общая сумма налога удержанного" больше в нем не показываются.