Задание для самостоятельной работы.
Создайте на базе двух связанных таблиц: Prep и Dis_Gr базы данных Teach отчет, предназначенный для разрезания на части и раздачи каждому преподавателю сведений о его нагрузке. Отчет должен содержать информацию о том, сколько всего часов запланировано, какие дисциплины и в каких группах. Отчет должен выглядеть так, как показано на рисунке 2.8.
Рис. 2.8Отчет «Планируемая нагрузка».
Создайте на базе таблицы Prep базы данных Teach набор сообщений для рассылки преподавателям кафедры. Для создания приведенного на рисунке 2.9 набора сообщений, воспользуйтесь Мастером почтовых наклеек. Обратите внимание, что в стандартный текст, который вы должны будете набрать с клавиатуры, внедряются значения полей Ф.И.О, Категория и Нагрузка.
Рис. 2.9Отчет с сообщениями о нагрузке преподавателей, предназначенный для рассылки.
Измените отчет, приведенный на рисунке 2.9, таким образом, чтобы сообщение для преподавателей, нагрузка которых равна 0, не печатались. Сохраните его под именем, отличным от имени предыдущего отчета. Для внесения указанных изменений можно воспользоваться фильтром (свойство отчета «Фильтр», позволяющее задать условие отбора данных) или функцией IIF().
Создайте с помощью Мастера отчет «Контракт», представляющий собой список преподавателей с указанием даты заключения контракта каждым из них. Модифицируйте этот отчет таким образом, чтобы для каждого преподавателя, у которого срок контракта, заключаемый на 5 лет, истек, правее даты заключения контракта выводилось синим курсивом соответствующее сообщение. Для решения этой задачи воспользуйтесь функцией IIF(). Назовите модифицированный отчет «Контракт1».
Лабораторная работа № 9: Создание макросов. Цель работы
Знакомство со средством СУБД, предназначенным для создания программ и позволяющим даже начинающему пользователю выступить в роли программиста, пишущего быстро и без ошибок.
Общие сведения.
Access поддерживает две, параллельно существующие, системы программирования. Одна из них – это система программирования на языке Visual Basic, рассматривать которую мы не будем, так как. этому языку обычно посвящают отдельный курс. Вторая система – это макропрограммирование, то есть создание макросов– последовательностеймакрокоманд, каждая из которых выбирается и формируется пользователем в режиме диалога. Возникает вопрос, в каких случаях целесообразно использовать ту или иную систему программирования. Макросов обычно бывает достаточно для создания небольших персональных приложений. Для сложных приложений или приложений, работающих в сети в режиме коллективного доступа, вероятно, потребуется Visual Basic. Впрочем, макрос легко преобразовать в программу на языке Visual Basic в любой момент, когда в этом возникнет необходимость. Для этого надо в режиме конструктора открыть форму, содержащую элемент, связанный с макросом, который требуется преобразовать в программный код. Затем надо выбрать командуСервисМакросПреобразовать макросы формыи щелкнуть по кнопкеПреобразовать. Макросы просты для изучения и позволяют быстро добиться результата. Их рекомендуется использовать, если:
Обработка ошибок не требуется.
Не нужно вычислять или устанавливать параметры, передаваемые некоторыми событиями.
Приложение будет использоваться непрофессионалами, которые, однако, хотели бы понимать его работу и иметь возможность со временем расширить функции приложения.
Разрабатывается приложение – прототип для демонстрации проекта.
Макрос вызывается в ответ на какое-нибудь событие. Событие– это, например, изменение данных, открытие или закрытие формы, отчета, передача фокуса от одного элемента управления другому, нажатие клавиши или кнопки мыши, истечение промежутка времени и т.п. Макрос может содержать несколько макрокоманд, а также условия. В Access существует порядка 40 макрокоманд, которые используются в следующих случаях:
Открытие/закрытие таблицы, запроса, формы или отчета в любом режиме.
Выполнение запроса – выборки или запроса – действия. Параметры запросов можно задавать с помощью элементов управления открытой формы.
Выполнение действия, зависящего от значения величин в таблице, форме, отчете.
Запуск других макросов или процедур.
Установка значения любого элемента управления формы или отчета, эмуляция ввода с клавиатуры.
Построение фильтра, переход к любой записи, поиск данных.
Выполнение любой команды любого меню Access.
Организация работы с окнами.
Вывод сообщений и звуковых сигналов.
Переименование объектов БД, их копирование, удаление, импорт/экспорт.
Запуск других приложений Windows или DOS.
Создание макроса любой сложности начинается с выбора в окне БД корешка Макрос, затем следует щелкнуть по кнопкеСоздать. В окне конструирования макроса в столбце «Макрокоманда» можно задать последовательность необходимых в данном случае макрокоманд. Макрокоманда задается выбором из списка. Выбор макрокоманды сопровождается появлением в нижней части окна соответствующего ей списка аргументов (своего для каждой макрокоманды). Чтобы сохранить макрос, надо, находясь в окне его создания, выполнить командуФайлСохранить каки задать имя макроса. Запустить макрос на выполнение из окна его создания можно командойЗапускЗапуск. Для отладки макроса используется запуск в пошаговом режиме ЗапускПо шагам.
Макрос не обязательно представляет собой линейную последовательность макрокоманд. Часть действий в макросе выполняется только случае, если выполняется какое-либо условие. В зависимости от значения логического выражения выполняется та или иная макрокоманда, либо последовательность макрокоманд. Для задания условия в окне создания/модификации макроса надо щелкнуть по инструменту Условия. Появится новый столбец для задания условий. Если при определенном условии выполняется несколько макрокоманд, то условие записывается в строке первой макрокоманды. Для строк, содержащих все последующие макрокоманды, в столбец «Условие» помещается знак многоточия -…(три точки, идущие друг за другом без пробела).
Макросы можно объединять в группы. Например, с каждой кнопкой главной формы приложения может быть связан свой макрос, осуществляющий открытие других форм, запросов, отчетов, меню, выход из приложения и другие операции. Все эти макросы можно объединить в одну группу и дать группе имя формы, к которой она относится. Это позволит легко найти нужные макросы, если потребуется внести в них изменения. Групповой макрос содержит внутри себя все входящие в него макросы. Обращение к макросу, входящему в группу имеет вид: <имя группы> . <имя макроса>. Для создания группы макросов в окне создания макроса надо щелкнуть по инструментуИмена макросови ввести в появившемся столбце имена макросов, составляющих группу. Имя каждого макроса вводится в первую строку последовательности макрокоманд, составляющей этот макрос.