2. Документопотік характеризується такими параметрами:

1. змістом або функціональною належністю;

2. структурою;

3. режимом або циклічністю;

4. спрямованістю;

5. обсягом.

Зміст документопотоку характеризується складом документів, які до нього входять і складом інформації, яка закріплена у цих документах.

Структура документопотоку описується ознаками, відповідно до яких документи можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за документами організації. Структура документопотоків відповідає функціонально-цільовому призначенню документів, які його складають.

Режим або циклічність документопотоку визначається зміною у часі його інформаційного навантаження. Зміни можуть бути пов’язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.

Напрям документопотоку залежить від конкретної технологічної ланки опрацювання документів: (документи, що реєструються і документи, що не реєструються; документи з контролем виконання і без контролю та ін.). На напрям документопотоку впливає також спосіб оцінки і засвідчення документів, які складають цей потік: узгодження, затвердження, ознайомлення та ін.

Об’єм документопотоку – кількість документів, які надійшли в організацію і створені у ній за певний період. Зміни можуть бути пов’язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації. Даний показник повинен використовуватись як критерій при виборі організаційної форми діловодства (традиційна, автоматизована), а також впливати на структуру служби діловодства і її штатний склад.

Об’єм документопотоку вимірюється кількістю документів або обсягом інформації, яка міститься в документах (аркуші, знаки, кількість доручень, виконавців та ін.).

Величина об’єму документообігу потрібна для:

• розрахунку необхідної чисельності персоналу служб діловодства;

• розрахунку ефективності застосування засобів автоматизації діловодства;

• визначення завантаженості персоналу, який виконує функції діловодства.

Будь-який документ, незалежно від того потоку, у якому він знаходиться (проектному, технологічному, нормативному, адміністративному, фінансовому), має прямий або опосередкований зв’язок з продукцією підприємства: виробами – для виробничих підприємств або проектними документами (їх комплектами) – для проектних організацій.

Організація документообігу різнорідних потоків у спільному середовищі дає змогу відображати зв’язки між технічними, адміністративними, нормативними, фінансовими та іншими документами. Кожен з документів рухається у власному потоці, розробляється і маршрутизується різними користувачами. Спільне середовище лише відображає зв’язки і дає змогу (за наявності прав) одержати інформацію не тільки про технічні дані виробу, а й про маркетингові, фінансові, адміністративні документи щодо нього.

3. Для кращої організації роботи з документами на підприємствах та установах впроваджується система електронного документообігу на основі аналізу електронних документопотоків. За допомогою електронних документопотоків можна оптимізувати роботу з документами, скоротити час передачі та отримання інформації.

Електронний документопотік – це рух документів на підприємствах та організаціях в електронному вигляді. Електронні документопотоки також бувають трьох видів: вхідні, вихідні та внутрішні.

До вхідних документів відносяться документи, що поступають до організації з інших підприємств-партнерів, та інших установ. До вихідної документації відносимо документи, що виходять за межі організації. А внутрішні документи це ті, що циркулюють в самій організації і не виходять за її межі.

Електронний документопотік є аналогом простого документопотоку, але проводиться за допомогою електронних програмних засобів.

Електронна канцелярія в установах складається з чотирьох потоків документів:

• вхідних;

• вихідних;

• внутрішніх;

• договорів.

Вхідний – це документопотік, призначений для закладу і реєстрації документів, що поступають в канцелярію від відправників поза організацією. Такими документами, як правило, є вхідні листи. З будь-якого електронного документа з вхідного документопотоку можна винести резолюцію.

Вихідний – це документопотік, призначений для створення і реєстрації документів організації, призначених стороннім одержувачам, наприклад, вихідних листів. Передбачається, що перед відправкою вихідний документ роздруковується, і пересилка виробляється фізичним способом. Для вихідних документів може бути активована спеціальна функція “Контроль відправки”, підтверджуюча фізичне відсилання листа.

Внутрішній – це спеціальний документопотік, обслуговуючий рух документів усередині організації. Такими документами можуть бути службові записки, накази по кадрах і так далі. Різниця між звичайними внутрішніми документами і документами з “внутрішнього” документопотоку полягає в тому, що останні підлягають офіційному обліку з привласненням реєстраційного номера і відповідних атрибутів.

Договір – це документопотік для створення, розгляду і підписання договорів, а також інших електронних документів, пов’язаних з комплексом робіт усередині і поза організацією. Такими документами можуть бути акти, комерційні пропозиції і ін.