3.2 Використання у запитах групових операцій

Групові операції дають змогу поєднувати записи в гру­пи з однаковими значеннями в обраних полях і використовувати для цих груп одну з дев'яти статистичних функцій.

Д ля створення запиту з груповими операціями необхідно до бланка запиту включити поля, в яких буде групування, і поля, в яких планується статистичне оброблення. Після формування полів запиту необхідно активізувати команду меню Вид—Групповые операции, клацнути на

панелі інструментів на однойменній кнопці — або вибрати команду Групповые операции в контекстозалежному меню, що з'являється при клацанні правою клавішею миші на бланку запиту.

Внаслідок цього в бланку запиту з'являється рядок «Групповая операция», у якому щодо всіх полів записують «Группировка». Для кожного поля необхідно розкрити список стати­стичних функцій і вибрати по-трібну.

В одному запиті по різних полях можна використовувати різні функції. Наприклад, якщо у кожному відділі потрібно визначити кількість співробітників, нараховану заробітну плату і обчислене значення прибуткового податку, то для конструювання такого запиту необхідно використати таблиці «Штат», «Співробітники» і запит «РозрахПлатВідом». Бланк запиту матиме вигляд

3.3 Конструювання звітів

Звіт є кінцевим результатом виконання багатьох процедур із базою даних і дає змогу отримати дані в будь-якому форматі з різною деталізацією. До нього можна включати лінії рамки, рисунки, графіки.

У процесі конструювання звіту визначають склад і зміст його розділів, оформляють заголовки, тексти реквізитів та їх місце на бланку. Якщо порібно мати висновок у звіті відомостей з кількох таблиць, основою його конструюван­ня може бути багатотабличний запит.

Усі звіти, що створюються в MS Access, поділяються на три категорії:

рядкові, в яких дані відображаються рядками в кожному окремому стовпці;

стовпцеві, в яких усі поля розміщені одним стовпцем і вирівнюються по лівому краю;

поштові наклейки, призначені для друкування поштових наклейок у різноманітних форматах.

Д ля створення звіту необхідно у вікні бази даних розділі «Объекты» клацнути мишею на кнопці «Отче ты» і вибрати режим створення звіту клацанням на ряд ку «Создать отчет в режиме конструктора» або «Создать отчет с помощью мастера». Вибрати режим конструю­вання звіту можна і в діалоговому вікні «Новый отчет», що з'явиться після

А

активізації піктограми «Создать» панелі інструментів вікна бази даних.

За допомогою цього вікна можна вибрати один із ре­жимів конструювання звіту: «Конструктор», «Мастер отчетов», «Автоотчет» і т. ін. Найскладнішими є технології використання Конструктора та Майстра звітів. Інші режими конструювання звітів простіші.

3.4 Створення звіту за допомогою Конструктора

Під час вибирання режиму «Конструктор» на екрані з'являється вікно Конструктора звітів, у якому відображаються порожні розділи звіту

Додають або вилучають розділи звіту командами Вид—Колонтитулы або Вид—Заголовок/Примечание отчета.

Під час розроблення звіту у вікні треба заповнити кожний розділ елементами керування відповідно до макета звіту. Якщо необхідно згрупувати записи в певному полі, то у вікні Конструктора звітів можна додати розділи «Заголовок группы» та «Примечание группы». При цьому в розділі «Примечание группы» можна розмістити вирази для підбиття підсумків у групах.

У процесі конструювання звіту за допомогою команд із меню і кнопок відповідних панелей інструментів розділи звіту заповнюються потрібними елементами. Поля зі значеннями, що повторюються, розміщуються на ділянці даних, а поля, за якими здійснюється групування, — в заголовку груп.

Т ехнологію конструювання однотабличного звіту добре ілюструє приклад формування розрахунково-платіжної відомості підприємства. Нехай у цій відомості мають бути групування співробітників за відділами, а також групові та загальні підсумкові дані за основними показниками.

Для створення звіту в режимі «Конструктор» необхідно в діалоговому вікні «Новый отчет» вибрати рядок «Конструктор», а як джерело даних — запит на вибірку «Розрахунково-платіжна відомість». У вікні «Конструктор отчета», що відкрилося, за допомогою панелі з таким самим ім'ям у розділах розміщуються потрібні елементи керування, а також поля запиту, перелік яких викликається клацанням мишею на кнопці («Список полей»).

Для групування і сортування даних клацанням мишею

на кнопці («Сортировка и группировка») панелі керу­вання необхідно викликати однойменне діалогове вікно

У зв'язку з тим що дані мають бути згруповані за відділами, зі списку полів запиту «Розрахунково-платіжна відомість» вибирають поле «Відділ» і за ним задають групування. Для цього на ділянці «Свойства группы» в рядках «Заголовок группы» та «Примечание группы» потрібно вказати «Да».

Значення номера відділу слід задати один раз. Тому його розміщують у розділі «Заголовок группы» «буксируванням» імені поля «Отдел» зі списку полів у розділ заголовка. Далі, при потребі, підпис поля можна скорегувати, задавши тип шрифту і його розмір. У цьому самому розділі формують підписи полів звіту (шапку таблиці).

Табличну частину звіту створюють, «буксируючи» відповідні поля з вікна «Список полей» у розділ «Область данных». Щоб вивести відсортовані за алфавітом прізви­ща співробітників, у кожній групі задається сортування у відповідному полі або на ділянці «Свойства группы» діалогового вікна «Сортировка и группировка» у рядках «Заголовок группы» і «Примечание группы», для чого потрібно задати «Нет». Поле «ПШ_б» може бути створене під час конструювання запиту «склеюванням» (конкатенацією) полів «Прізвище», «Ім'я», «По батькові» за таким правилом:

= Прізвище &« »& имя &« »& По батькові

Щоб включити до звіту розрахункові поля з підсумковими даними, необхідно клацнути мишею на кнопці («Поле») панелі елементів керування і помістити елемент «Свободный» в розділі «Примечание группы: Відділ» нижче відповідного підпису в шапці таблиці. Після цього клацанням правою клавішею миші на створеному полі треба викликати контекстозалежне меню Поле.

Вибір команди Свойства дасть змогу викликати діалогове вікно «Поле: Поле N» {N — номер поля), що містить п'ять укладок:

При активній вкладці «Данные» розкриття списку рядка «Сумма с накоплением» дає змогу встановити один із режи­мів: «Отсутствует», «Для группы» чи «Для всего». Крім

того, клацнувши мишею на кнопці 1рядка «Данные», слід викликати вікно «Построитель выражений», за допомогою якого конструюють потрібний вираз

Клацанням мишею на кнопці «ОК» повертаємося до діалогового вікна «Поле: Поле N». При активній вкладці «Макет» вибирають формат та інші характеристики даних, що відображаються в цьому полі.

Аналогічно будують інші поля з виразами. Після конструювання всіх полів розділу «Примечание группы: Відділ» дані потрібно відформатувати.

Я кщо кількість записів у таблиці звіту така, що їх можна розмістити на кількох сторінках, то кожну з них необхідно пронумерувати. Для цього в розділі «Нижний колонтитул» вікна «Конструктор отчета» створюють поле «Свободный», у властивостях якого за допомогою Будівника виразів конструюють такий вираз:

= "Сторінка" & [Page] & "з" & [Pages]

У цьому самому розділі звіту для записування поточ­ної дати та поточного часу на кожній сторінці звіту потрібно створити поля та ввести до них вираз =Data() або =Now(). Якщо ж ці дані треба вказати у звіті один раз, на першій сторінці, то зазначене поле треба розташувати в розділі «Заголовок отчета».

Розроблений за допомогою Конструктора звіт «Розрахунково-платіжна відомість».

На будь-якій стадії створення звіт можна переглянути через команду Файл—Предварительный просмотр або кнопку панелі інструментів. На екрані й на папері звіт матиме однаковий вигляд.

На екрані з'являється також панель інструментів «Предварительный просмотр», за допомогою якої можна змінити цей режим чи вийти з нього.

Оформлений звіт слід зберегти і, при потребі, надрукувати. Перед цим за допомогою команди Файл—Параметры страницы можна вибрати принтер, задати формат паперу, розміри полів, відстань між рядками, орієнтацію звіту на аркуші тощо.