4. Информационное обеспечение управленческой деятельности

В социально-экономическом плане информацию связывают с отражением в сознании человека окружающего мира, его познанием. В таком ее понимании информация является необходимым условием трудовой деятельности человека, где она выступает средством коммуникации между людьми. Это и определяет ее роль в управлении, осуществление которого было бы невозможно без связей. В процессе управления информация — совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой систем и внешней среды. Она является основой процесса управления. Все стадии и этапы процесса управления связаны с переработкой информации и ее непрерывным движением.

Успешность коммерческой и производственной деятельности предприятия в значительной степени зависит от оперативности управления и документооборота.

В сложившемся положении традиционное ведение бухгалтерии в «бумажной» форме перестаёт удовлетворять настоящим потребностям современного предприятия. В условиях такой рыночной динамики единственной альтернативой является переход на электронную форму ведения бухгалтерского учёта и документооборота. Использование компьютерных сетей и специальных комплексов программ для управления становиться нормой для крупных предприятий. Такой подход даёт возможность ощутимо сократить затраты времени на обработку входящих, исходящих и внутренних документов предприятия. Помимо временных затрат такая модель учёта обеспечивает гораздо большую надёжность, сохранность и безопасность документации. Использование вычислительной техники и специальных программ позволяет сократить число персонала, занятого в документообороте, что в свою очередь даёт экономию средств.

Объект управления осуществляет свою деятельность в целях реализации поставленных перед ним задач по заданным критериям эффективности. Окружающая среда постоянно оказывает воздействие на объект управления, а он в свою очередь для достижения намеченных целей также стремится оказывать соответствующее воздействие на окружающую среду. В случае изменения окружающей обстановки объект неизбежно изменяет формы своей деятельности.

Для правильного определения целей и эффективных методов деятельности объект управления в каждый момент времени должен иметь сведения, с одной стороны, об окружающей обстановке и ее изменениях (информация о внешних условиях), а с другой – о своей организации и ее функционировании (информация о внутренних условиях).

Все торговые «точки» аптечной сети ИП Якуповой Е.К. объединены в единую информационную сеть, благодаря специально - используемому программному обеспечению. Оно позволяет автоматизировать все основные аспекты деятельности фирмы: управление финансовыми потоками и материальными ценностями, среднесрочное планирование, производственный процесс и взаимоотношения с клиентами. Программный комплекс создает единое информационное поле внутри организации, позволяет передавать оперативную информацию из филиалов в Управление с помощью телефонной или радиосвязи в режиме реального времени и исключает вероятность дублирования данных.

Современные средства механизации и автоматизации инженерного и управленческого труда представляют собой комплекс машин, аппаратов, устройств, приспособлений и различных систем технических средств, начиная от простейших карточек до быстродействующих электронно-вычислительных машин.

Технические средства составляют материальную основу прогрессивных систем управления производством. При выборе этих средств должен соблюдаться комплексный подход, т. е. технические средства должны применяться для всех работ по управлению, которые могут быть выполнены с их помощью. В настоящее время практически все работы выполняются с применением технических средств.

Аппарат управления аптечной сети использует следующие технические средства.

1. Оборудование для служебных помещений — передвижные перего­родки, осветительная аппаратура, средства кондиционирования воздуха и борьбы с шумом.

Оборудование для служебных помещений обеспечивает создание благоприятных условий труда работников. Предназначенные для работника кресло и стул должны способствовать ослаблению мышечного напряжения. В наибольшей мере этим требованиям отвечают вращающиеся стулья с подлокотниками.

2. Средства изготовления документации. Наиболее распространенными средствами оформления текстовых документов являются персональные компьютеры, локальная сеть.

3. Средства копирования и размножения документов: светокопи­ровальные аппараты, средства фотокопирования, фоторепродукционное и фотокопировальное оборудование. Сюда же относятся адресовальные машины, оборудование для плоской печати, оборудование для копировально-множительных работ.

5. Средства передачи информации контроля и регулирования —служебное радио, телеграфия и телефонная связь (коммутаторы, поисково-оповешательная и вызывная сигнализация); пульты, щиты управления и контроля, командные приборы и т. д.