По мнению специалистов, сфера деятельности выставок на начало ххi века будет определяться следующим образом:

• глобальная, где будет сосредоточено предложение и спрос в мировом масштабе;

• европейская, которая будет служит зеркалом европейского рынка;

• местная, ограниченного радиуса действия, применительно к специфике региона;

• европейская региональная, рамки которой будут уже чем у общеевропейских, но значительно шире, чем у обычных региональных выставок.

Торговые выставки подразделяются на следующие виды:

1. Место проведения:

   • выставки, которые проводятся на территории страны (местные);

   • выставки, проводимые за рубежом (зарубежные).

2. Радиус действия:

• региональные выставки имеют радиус действия до 100 км, репрезентуют одну или несколько отраслей и предназначены для демонстрации возможностей малых предприятий;

• межрегиональные выставки имеют точно такую же структуру, но больший радиус действия и привлекают больше предприятий;

• национальные выставки – это своеобразная витрина национальной промышленности, проводятся на территории страны или за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее продажи, имеют межотраслевой характер;

• международные (всемирные) выставки, в которых принимают участие экспоненты из зарубежных стран, которых должно быть не менее 10-15% от общего количества участников, а выставочное оборудование предоставляемый набор услуг - соответствовать требованиям международных стандартов по проведению выставок.

В зависимости от уровня специализации, выделяют следующие основные виды международных выставок:

• международные специализированные выставки, тематика которых охватывает целую отрасль науки и техники (например, «Химия»);

• международные специализированные выставки (салоны), тематика

• международные специализированные выставки, тематика которых охватывает целую отрасль науки и техники (например, «Химия»);

• международные специализированные выставки (салоны), тематика которых охватывает отдельные направления подотрасли науки и техники (например, «Сварка», авиасалоны в Бурже);

• международные выставки, проводимые в рамках конгрессов, конференций, симпозиумов.

Всемирные торговые выставки появились в начале ХIХ века. Они отражают технологическое развитие всего человечества, и становятся значительным политическим и культурным событием. В честь таких выставок часто создаются архитектурные шедевры: например, Хрустальный Дворец в Лондоне (1851) или Эйфелева башня (1889). Всемирная выставка – это мероприятие, которое имеет целью продемонстрировать средства, которыми владеет человечество для удовлетворения своих разносторонних потребностей.

3. По частоте проведения выставки бывают:

• периодические (с интервалом через два, три года);

• постоянные выставки.

4. Постоянство места проведения:

• постоянные выставки, которые сохраняют свою тематику и место проведения;

• переменные выставки, которые всегда сохраняют свою тематику, но организовываются и проводятся в разных местах;

• передвижные выставки (на поездах, пароходах).

5. По направлениям работы различают:

• торговые выставки, на которых происходит продажа товаров или получение заказов;

• информативные выставки;

• выставки, проводимые с целью развития коммуникаций и установления контактов.

6. По широте номенклатуры экспонируемых товаров выставки бывают:

• универсальные;

• многоотраслевые;

• отраслевые;

• специализированные.

7. В зависимости от спроса различают:

• выставки товаров массового потребления;

• выставки инвестиционных (промышленных) товаров;

• выставки технологий;

• выставки инвестиций и др.

С точки зрения экспонентов, выставки можно соотнести с целями их участия в данных мероприятиях – имиджевые, пробные, целевые (основные) выставки и сопутствующие мероприятиям выставки.

Имиджевые выставки ориентированы на настоящих (т.е. уже состоявшихся) деловых клиентов и партнеров, поэтому при подготовке к выставке акцент делается на оповещение заинтересованных лиц об участии библиотеки в выставке, а также на рекламирование участия в выставке, адресную рассылку приглашений библиотеки посетить стенд.

Нередко на имиджевых выставках происходит подписание контрактов, этому предшествуют предварительные переговоры и тщательное выяснение деталей договоренностей задолго до открытия выставки, комната переговоров на стенде используется для завершения и достойного оформления торжественного события.

Имиджевые выставки часто используются предприятиями таких отраслей экономики, как машиностроение, металлургия, нефтегазовая промышленность, здравоохранение, высокие технологии, библиотеки на них - редкие участники.

Пробные выставки ориентированы на поиск потенциальных клиентов и партнеров, поэтому здесь очень важно правильно оценить возможности мероприятия, эффективно воздействовать на посетителей во время и после окончания выставки. Участие библиотек в таких выставках как возможности открытия новых организаций и потенциальных пользователей их библиотечно-информационных услуг оправдано.

Целевые выставки ориентированны на конкретные группы потребителей, определенные технологии и темы. Такие выставки комплексно освещают возможности применения и представляют весь комплекс разнообразных продуктов и услуг, предназначенных для определенной группы потребителей. Библиотеки могут на них раскрыть весь свой потенциал.

Разновидностью целевых выставок можно считать выставки, сопутствующие различным мероприятиям - научным, культурным, социальным, юбилейным, обучающим и т.п. Данные выставки выполняют главным образом функцию дополнения и наглядной иллюстрации того, о чем говорится, обсуждается, представляется на конференциях, симпозиумах, собраниях, концертах, презентациях и т.п. Посетители этих выставок обычно не многочисленны, но они представляют собой круг высококвалифицированных и заинтересованных в ознакомлении с экспозицией специалистов.

По составу посетителей выставки подразделяются на выставки для бизнеса в широком смысле (т.е. для организаций, фирм, учреждений и ведомств) и выставки для конечных потребителей (физические лица - настоящие и потенциальные пользователи библиотек).

Подготовка и проведение выставки включает следующие этапы:

1. Принятие решения о проведении выставки.

2. Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки.

3. Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.

4. Прием заявок на участие в выставке. Например, на крупных выставках он заканчивается, как правило, за 2, 3 или 5 месяцев до начала работы выставки.

5. Комплекс подготовительных организационно-технических мероприятий (распределение выставочной площади между участниками, определение размеров авансовых платежей и т.д.).

6. Монтаж экспозиции – он должен быть закончен за 48 часов до открытия выставки.

7. Торжественное открытие выставки и официальный просмотр.

8. Открытие выставки для посетителей.

9. Обеспечение рабочей программы выставки.

10. Официальное закрытие выставки.

11. Демонтаж выставочной экспозиции.

12. Подведение итогов выставки.

Выставки функционируют за счет денежных поступлений от взносов ее участников, входной платы посетителей, посреднических услуг, оплаты рекламы, сдачи в аренду экспозиционной площади, оплаты рекламы, изданий коммерческо-информационных материалов, заказов на художественное оформление работы, издательской деятельности и средств, поступивших по договорам с вышестоящими организациями.

Организаторы выставки могут устанавливать сроки отказа от участия в выставке и возврата регистрационных взносов. Например, если участник отказывается от участия за 15 дней до ее начала, то ему возвращается 100% регистрационного сбора, а если позднее срока – взнос не возвращается.

В среднем расходы крупных фирм в выставочных мероприятиях составляют 5-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации. Причем, для предприятий производящих товары народного потребления, этот показатель несколько ниже (5-10%), а для производителей средств производства выше – 30-35%.

Типичная структура затрат на участие в выставке выглядит следующим образом: арендная плата –15-20%; монтаж экспозиции – 40-50%; демонтаж экспозиции – 5-10%; расходы на рекламоносители – 5-10%; представительские расходы – 15-25%.

Для участия в выставке участник должен представить организаторам заявку на участие (содержание заявки аналогично заявке на участие в ярмарке).

Интернет-выставки находятся во всемирной глобальной информационной сети, здесь достигается очень большая степень интерактивности между экспонентами и посетителями, может происходить оперативный обмен информацией и материальными ценностями. Часто Интернет-выставка или виртуальная выставка используется в качестве дополнения к реальной выставке и проходит параллельно ей, но также самостоятельно действующая интернет-выставка на данный момент развития компьютерной техники и компьютерной грамотности населения уже не является редкостью.

Отличие виртуальных выставок от реальных заключается в том, что в качестве выставочного места и площади в них используется Интернетовское пространство, в качестве каналов связи между организатором, участником и посетителем выставки выбраны каналы Интернет.

Данному виду выставок присущ ряд особенностей:

во-первых, количество участников выставки не ограничено;

во-вторых, организация участия достаточно проста и требует гораздо меньших затрат по сравнению с присутствием на реальной выставке;

и, в-третьих, широкий географический охват посетителей Интернет не знает границ, пространственных и других ограничений.

Виртуальные выставки располагают условно бесконечным выставочным пространством, оно зависит от возможностей используемого Интернет-ресурса, а также могут длиться бесконечно долго во времени. Именно поэтому Интернет-выставки, как правило, проходят намного длительнее реальных, даже если открываются в дополнение и первоначально дублируют их.

Виртуальная выставка предоставляет возможность участникам на возмездной или безвозмездной основе разместить в глобальной сети на сайте выставки текстовую информацию, графическое, аудио- или видеоизображение продуктов, а также описание соответствующих услуг, посетителям выставки на безвозмездной основе - ознакомиться с информацией и экспонатами, представленными участниками выставки.

Организация и проведение виртуальной, полностью оторванной от реальности выставки недостаточно эффективно и не имеет большого смысла, потому что, как правило, при наличии специализированного характера такая выставка интересна для ограниченного круга клиентов.

Почти все выставочные ниши в Украине уже заняты. Хотя это не значит, что выставки во всех отраслях одинаково хороши, а выставочный сервис достиг необходимого уровня.

В каждой отрасли экономики (по каждой тематике) имеются одна-две лидирующие выставки, а в выставочном бизнесе с целом сформировалась небольшая группа лидеров. Крупнейшие из киевских операторов – Киевский международный контрактовый ярмарок, «Евроиндекс», «Автоэкспо», «Примус Украина», Торгово-промышленная палата Украины, «Премьер Экспо», «Экспоцентр Украины», Международный выставочный центр (МВЦ), «АККО Интернешнл», «Медвин».

Всего в Украине выставочной деятельностью не постоянной основе занимается около 250 компаний. В их число входят непосредственно организаторы выставок, выставочные центры, застройщики и фирмы, специализирующиеся на обслуживании выставок. Из 120 компаний-организаторов лишь половина работает на профессиональной основе, для остальных выставочная деятельность является непрофильной.

Ежегодно украинский выставочный бизнес растет в среднем на 20-25%. По неофициальным оценкам, оборот выставочной деятельности в стране при потенциале в 200 млн. долл. Реально не превышает 55 млн. долл. Из них примерно 35 млн. долл. Приносят клиенты и еще около 20 млн. долл. – внутренний оборот отрасли.

В мире вся выставочная статистика находится под постоянным «контролем» аудиторских компаний, что позволяет проверить достоверность информации, предоставляемой каждой компанией. В Украине только две компании - Киевский международный контрактовый ярмарок и «Евроиндекс», которые пользуются услугами аудиторов.

Одна из самых больших проблем выставочного рынка – дефицит экспозиционных площадей. Несмотря на выставочную активность в крупнейших городах Украины, основные экспозиции все же проходят в столице. В Киеве выставочный объект быстрее окупается за счет высоких арендных ставок на оборудованную выставочную площадь (250-300 и выше долл. за 1 кв. метр).

В Донецке есть профессиональный современный выставочный центр международного класса – «ЭкспоДонбасс», построенный более 15 лет назад. В Днепропетровске выставочной деятельностью занимается с 2001 года компания Экспо-центр «Метеор». В Одессе, Львове, Харькове, Запорожье и других городах выставки проводятся, как правило, в спорткомплексах, концертных залах, абсолютно не приспособленных для этих мероприятий.