47. Поняття ділового документа

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції. Діловий документ – діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на те, що офіційно засвідчує особу пред’явника; це письмові свідчення про що-небудь. Документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством фінансів і Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України, а також виготовлених самостійно, які повинні мати обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм. Ділові документи повинні мати форму, зручну для використання як при ручному опрацюванні, так і при опрацюванні на обчислювальних машинах. Будь-який діловий документ належить до офіційно-ділового стилю. Це означає, що у ньому мають реалізовуватися такі загальні особливості цього стилю, як стислість і нейтральність викладу. Важливими вимогами до тексту документів є також достовірність, повнота, точність, переконливість. Для ділових паперів характерним є вживання стереотипних формул, штампів на зразок: довести до відома, взяти до уваги, вжити заходів, відшкодувати збитки, схвалювати пропозицію. Високою частотністю у ділових документах відзначаються віддієслівні іменники з абстрактним значенням типу: зобов'язання, порушення, замовлення тощо. Використання готових словесних формул полегшує як створення, так і сприйняття тексту документа, а отже, дозволяє діловій людині зекономити час. Канцеляризми та штампи, властиві діловодству, не повинні штучно переноситися на інші сфери — побутове мовлення, публіцистику, художню літературу. Будь-який документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Кількість таких елементів неоднакова у різних ділових документах. До реквізитів належать, наприклад, емблема, код організації, установи чи підприємства, назва виду документа, дата, резолюція, візи, печатка тощо. Кожний реквізит має точно визначене місце на бланку або аркуші.

48. Поняття документообігу

Документообіг – рух документів від моменту їх створення чи отримання організацією до закінчення їх виконання чи використання (підшиття до справи). Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. На підприємстві розрізняють три основних потоку документації: вхідні док-ти, що надходять з інших організацій; вихідні док-ти, що відправляються в інші організації; внутрішні док-ти, що створюються на підприємстві і використовуються працівниками підприємства в управлінському процесі. Всі документи, що надходять на підприємство проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.). Вимоги до потоків документів: 1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути; 2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій. Служба документального забезпечення: 1. Управління справами, 2. загальний відділ, 3. канцелярія (найбільш поширена та найраціональніша форма служби зі забезпечення управління, що діє на правах окремого підрозділу). Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу). Обсяг документообігу - кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу. За обсягами документообігу установи поділяються: 1. більше100 000 д./рік, 2. від 25 000 до 100 000, 3.від 10 000 до 25 000, 4. до 10000 д/рік.