49. Поняття документу

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним в понятійної системі документознавства. Воно виражає ознаки реально існуючих предметів, які є об'єктами практичної діяльності для створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, розповсюдження та використання документної інформації у суспільстві. Це поняття широко використовується у всіх сферах громадської діяльності, звідси його багатозначність. В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів: Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності. Документ II. Матеріальний об'єкт, який містить інформацію і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі. (Основне визначення, яке використовується в документознавстві). Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому виді інформацію, оформлений встановленим порядком і має відповідно до чинного законодавства правове значення.  Названі у визначенні ознаки документа припускає: 1) наявність інформації, смислового змісту, 2) стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує  довготривале використання і зберігання документа, 3) функціональну призначення для передачі інформації в просторі і часі, тобто для виконання в соціальних комунікаційних каналах. Головною складовою документа виступає інформація, тобто найбільш різноманітні дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі комунікації. Інформація, що міститься в документі, має визначену специфіку, що виражається в наступному: 1. Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві. 2. Документ припускає наявність семантичної інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту - один з головних відмітних ознак документа.  3. Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії є документом. Для нього характерна завершеність повідомлення.  4. Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення має закодований текст. Значення або сенс закодованого тексту можна зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації. 5. Документ - це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, - за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису та ін. 6. Документ має субстанціональність. Документ спеціально створюється з метою зберігання та передачі соціальної інформації в просторі та часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації і засіб соціальної комунікації. Поняття «документ» виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно- фотодокументи і т. п. Отже, матеріальний об'єкт стає документом тільки за умови єдності речового носія і значення в ньому інформації. Двоєдина природа документа - одна з основних особливостей його як відомій системи. При відсутності однієї з перерахованих характеристик немає єдності, а отже, і документа.