Зміст та етапи складання графіку документообігу
Для ефективності управління та контролю керівник підприємства повинен вибрати певний порядок обліку і документування господарських операцій з урахуванням особливостей діяльності підприємства. Це досягається шляхом введення облікової політики підприємства.
Так, відповідно до пункту 5 статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV «підприємство самостійно затверджує правила документообігу і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку ». Це означає, що для зручності відображення, управління та контролю за господарськими операціями підприємство самостійно розробляє методи такого контролю та форму обліку. Для цього керівництву підприємства необхідно вжити низку заходів, а саме: розробити наказ про облікову політику на підприємстві та додатки до нього. До наказу про облікову політику підприємство складає 3 додатки:
перелік осіб, які наділяються правом дозволу на проведення господарських операцій;
перелік осіб, яким дозволено отримувати та видавати товарно-матеріальні цінності;
графік документообігу.
З складанням перших двох додатків у підприємств не виникає труднощів, оскільки це звичайний список осіб, уповноважених керівником підприємства вчиняти зазначені дії від імені підприємства.
Графік документообігу - це індивідуально розроблена схема взаємодії всіх його підрозділів від моменту створення (отримання) документа до моменту його передачі в архів (на місця зберігання).
Графік документообігу може бути складений як для кожного структурного підрозділу підприємства (наприклад, для бухгалтерії), так і для того чи іншого нормативного або внутрішнього розпорядчого документа (наприклад, щодо укладення договорів). За його основу береться перелік робіт зі створення, перевірки та обробки документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Графік документообігу складається у вигляді таблиці, на основі якої, у разі необхідності, можуть бути створені різного роду схеми та графіки. Існують наступні види графіків документообігу: типові, уніфіковані й індивідуальні. Застосування типових і уніфікованих графіків практикується в основному на підприємствах, що підкоряються одному органу управління, і т. п. Індивідуальні графіки розробляються для окремо функціонуючого підприємства.
Графік документообігу повинен передбачати оптимальну кількість підрозділів і обробних його осіб і час роботи над ним. Переконувати в цьому немає необхідності. Існує різниця, коли покупець платить гроші і забирає товар у магазині, і коли він платить гроші в одному місці, видатковий документ виписують в іншому, підписують - у третьому, а товар видають у четвертому.
Відповідальним за складання графіка документообігу є головний бухгалтер, а затверджує його керівник підприємства.
Приклад складання графіка
Візьмемо будь-яке торгове підприємство і на його прикладі спробуємо скласти графік документообігу одного-двох документів. (ДОДАТОК)
По кожному документу графік документообігу містить, як правило, такі приблизні розділи:
- Порядок створення документа: кількість примірників; відповідальний за виписку; відповідальний за оформлення; відповідальний за виконання, термін виконання;
- Порядок перевірки документа: відповідальний за перевірку; хто представляє на перевірку; порядок подання, термін подання;
- Порядок обробки документа: виконавець, термін виконання;
- Порядок передачі документа до архіву: виконавець, термін передачі.
В обов'язки всіх працівників організації включаються положення про створення і подання первинних виправдувальних документів, що відносяться до сфери їх діяльності, в суворій відповідності з графіком документообігу. Роботу зі складання графіка документообігу організовує головний бухгалтер. Графік документообігу затверджується наказом керівника підприємства, установи. Графік має встановлювати на підприємстві, в установі раціональний документообіг, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі. Графік документообігу повинен сприяти поліпшенню всієї облікової роботи на підприємстві, в установі, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищення рівня механізації і автоматизації облікових робіт. Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми чи переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт або у вигляді таблиці (див. додаток 1).
Працівники підприємства, установи (начальники цехів, майстри, табельщики, працівники планово-економічного, фінансового відділів, відділів праці і заробітної плати, постачання, комірники, підзвітні особи, працівники бухгалтерії та інші) створюють і представляють документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю вручається виписка з графіка. У виписці перераховуються документи, що відносяться до сфери діяльності виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, в які видаються зазначені документи. Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також відповідальність за своєчасне і доброякісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу по підприємству, установі здійснює головний бухгалтер. Відповідно до Положення про головних бухгалтерів вимоги головного бухгалтера в частині порядку оформлення операцій і представлення в бухгалтерію або на обчислювальні установки необхідних документів і відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства, установи.
Графік розподіл облікових робіт між обліковими працівниками сприяє раціональному використанню робочого часу і підвищенню продуктивності облікового праці, створює умови для ритмічної роботи і підвищує відповідальність кожного облікового працівника за якість і терміни виконання певних робіт. У графіку вказуються: календарний план роботи кожного облікового працівника, терміни і зміст облікових робіт кожного облікового осередку, терміни складання, розгляду та подання звітності. Затвердженої типової форми немає. Його стверджує головний бухгалтер підприємства. Єдиної, визначеної законодавством форми графіка документообігу не існує.
Наприклад, у трудовому праві існують визначені законодавством терміни видачі копій документів, пов'язаних з роботою, терміни закладу трудових книжок, виплати заробітної плати, оформлення відпусток, притягнення до дисциплінарної відповідальності та накладення дисциплінарного стягнення та ін Все це супроводжується оформленням різного роду документів. Тому начальнику кадрів оформляє і затверджує графік документообігу в сфері регулювання трудових відносин. Начальник юридичного відділу слід, закріплює в графіку документообігу терміни складання відповідей на претензії відповідно, наприклад, до закону про захист прав споживачів, терміни розгляду надходять на правову експертизу договорів, терміни для реєстрації юридичних осіб. В бухгалтерії у зв'язку з наявністю строгих, передбачених податковим законодавством термінів по здачі податкових форм звітності просто необхідний графік документообігу для оптимізації внутрішнього процесу руху документів і підтримки фінансового благополуччя підприємства. Наступний важливий момент у системі документообігу - це координація обміну документами різних підрозділів і служб всередині організації. Процес взаємодії та обміну інформацією всередині підприємства неперервний.
Наприклад, при утриманні із заробітної плати працівника бухгалтеру потрібно наказ чи інший документ, на підставі якого буде здійснюватися утримання. Наказ готує, як правило, кадрова служба або юридичний відділ. Перш ніж менеджер з продажу укладе з клієнтом договір поставки, необхідно провести його правовий аналіз, що відноситься до сфери діяльності юристів організації. І тільки потім менеджер несе його на підпис керівнику підприємства (або самостійно підписує при наявності повноважень). Так як наказ по організації є локальним правовим актом і підлягає безумовному виконанню, винну у допущених при його реалізації помилках особа може бути притягнута до дисциплінарної відповідальності. Крім того, якщо з вини працівника, що виразилася в недотриманні термінів документообігу, організація зазнала збитків, вона може в порядку регресу стягнути їх з працівника. Відповідальність за дотримання графіка, тобто за своєчасну розробку і передачу документів несуть особи, які створили і підписали ці документи. Доцільно кожному працівникові під розпис вручити виписку з графіка документообігу, в якій перерахувати документи, що відносяться до сфери його діяльності, і вказати терміни здійснення операцій з ними. Графік документообігу повинен відповідати не тільки чинному законодавству, але і локальних актів підприємства, наприклад, розробленим на підприємстві з посадовими інструкціями. У графіку відображаються роботи зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних структурними підрозділами, з вказівкою термінів і відповідальних виконавців, а також закріплюється порядок обороту кожного виду документа, починаючи від його отримання або створення, реєстрації, затвердження, передачі, поточного зберігання, постійного зберігання і закінчуючи його знищенням або здачею в архів. У різних організаціях графіки відрізняються тільки складом специфічних документів. У графіку документообігу можна виділити наступні етапи обігу кожного документа:
1) складання документа згідно з вимогами, які висуваються до його оформлення;
2) перевірка документів за формою (перевіряються повнота і правильність оформлення, заповнення обов'язкових реквізитів) та змістом;
3) затвердження документа уповноваженими особами;
4) ознайомлення з документом відповідальних виконавців;
5) передача документа (його копій) у відповідний відділ для своєчасного виконання (або відправлення адресату);
6) виконання виконавцями вимог, що містяться в документі;
7) контроль за виконанням документа;
8) підведення підсумків виконання документа і залучення відповідальних за виконання осіб до відповідальності за допущені порушення;
9) здача і оформлення документів до архіву на зберігання.
Можна скласти графік документообігу у формі окремого документа, у формі наказу по підприємству. Відобразити порядок руху документів теж можна по-різному, шляхом як текстуального опису, починаючи від відповідальних виконавців і закінчуючи строками проходження документом окремих стадій, так і схематичного відображення.
Головне - щоб інформація була доступна, зрозуміла і мала однозначне тлумачення. У цілому графік документообігу дозволяє визначити загальну сукупність документів, що використовуються в організації. Правильне складання і дотримання графіка документообігу сприяє ефективному розподілу посадових обов'язків між працівниками, підвищення продуктивності, оптимізації документообігу та координації діяльності різних служб і підрозділів