Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
ТЕМА 3. Документооборот (1).doc
Скачиваний:
3
Добавлен:
18.08.2019
Размер:
167.42 Кб
Скачать

Тема 3. Особливості документального оформлення господарських операцій та складання графіка документообігу на підприємстві

  1. Первинний облік та його документування

  2. Організація поточного обліку та підсумкового обліку

  3. Зміст та етапи складання графіку документообігу

Первинний облік та його документування

Обовязкове документування господарських операцій визначено ЗУ «Про бух. Облік та фінансову звітність», а порядок організації документування визначає «Положення про документальне забезпечення записів у бух. Обліку», затв. Наказом МФУ №88 від 25 травня 1995 року.

Первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Організація руху документів на етапі первинного обліку потребує встановлення раціональної послідовності створення їх, мінімізації витрат та часу на цей процес.

Для цього необхідно:

  • визначити перелік робіт, які слід виконати від першої до останньої операції над документом до створення його як повноправного носія облікової інформації;

  • склад осіб, відповідальних за вірогідне та своєчасне складання того або іншого документа та кожної операції;

  • час роботи над документом від першої до останньої операції;

  • технічні засоби, за допомогою яких можуть бути виконані ті або інші операції над документом;

  • спосіб і час передавання документа від одного виконавця іншому, з однієї операції на іншу;

  • відповідальних осіб за своєчасне передавання документа в процесі документообороту.

Загальна тривалість складання документа має бути мінімальною. Для цього необхідно обмежити кількість осіб, які беруть участь у складанні того або іншого документа, та встановити раціональну послідовність складання графіка руху.

Раціональна організація руху документів передбачає встановлення максимально коротких відрізків часу на їх передавання й обробку; визначення конкретних строків передавання документа від виконавця до виконавця, від одного сектора обліку на інший; від бухгалтерії до обчислювального центру тощо.

На кожний документ складають оперограму або документограму

ОПЕРОГРАМА (ДОКУМЕНТОГРАМА) НАКЛАДНОЇ НА ВНУТРІШНЄ ПЕРЕСУВАННЯ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ

Остання операція первинного обліку — це передавання документа на поточний облік.

Первинні облікові документи повинні містити такі обов'язкові реквізити: назва документа (форми), код форми, дату складання, найменування організації, від імені якої складено документ; зміст господарської операції; вимірювачі господарської операції (у натуральному грошовому вираженні); найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особисті підписи та їх розшифровки (включаючи випадки створення документів на ПЕОМ). Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих (типових) форм первинної облікової документації, а документи, форми яких не передбачені в альбомах і затверджуються організацією, повинні містити обов'язкові реквізити відповідно до вимог, сформульованими вище. Залежно від характеру операції, вимог нормативних актів, методичних вказівок з бухгалтерського обліку та технологія обробки облікової інформації до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити.

Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації з узгодження з головним бухгалтером. Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами. Без підпису головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи грошові і розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання (за винятком документів, що підписуються керівником федерального органу виконавчої влади, особливості, оформлення яких визначаються окремими вказівками Міністерства фінансів Російської Федерації ). Під фінансовими та кредитними зобов'язаннями розуміються документи, що оформляє фінансові вкладення організації, договори позики, кредитні договори і договори, укладені за товарним і комерційному кредиту.

У разі розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером у здійсненні окремих господарських операцій первинні облікові документи з ним може бути прийнятий до виконання з письмового розпорядження керівника організації, який несе всю повноту відповідальності за наслідки здійснення таких операцій і включення даних про них в бухгалтерський облік та бухгалтерську звітність. Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення господарської операції, а якщо це не представляється можливим - відповідно по закінченні операції. При реалізації товарів, продукції, робіт і послуг із застосуванням контрольно-касових машин допускається складання первинного облікового документа не рідше одного разу на день по його закінченні на підставі касових чеків. Створення первинних облікових документів, порядок і терміни передачі їх для відображення в бухгалтерському обліку виробляються у відповідності до затвердженого в організації графіком документообігу. Своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, передача їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які склали і підписали ці документи. У процесі складання документів бухгалтерія здійснює на їх підставі попередній контроль враховуються господарських операцій. Він особливо важливий у зв'язку з тим, що деякі документи становлять не працівники бухгалтерії, а матеріально відповідальні особи та інші оперативні працівники. За допомогою попереднього контролю не допускається вчинення будь-яких економічно недоцільних, неправильних або незаконних операцій, попереджаються порушення державної дисципліни, у разі недостач, приписок та ін Попередній контроль здійснюється шляхом перегляду і підпису розпорядчих документів, які є підставою для видачі матеріальних цінностей, прийому та видачі грошових коштів головним (старшим) бухгалтером. Подальший контроль документів здійснюється безпосередньо в бухгалтерії. За цими документами перевіряється істота господарських операцій, тобто їх законність і доцільність. Ця перевірка - продовження того попереднього контролю, який передує здійсненню операцій.

При перевірці документів встановлюються також правильність їх оформлення, наявність всіх необхідних реквізитів, передбачених для даного документа, чіткість заповнення реквізитів, відсутність виправлень (особливо в документах, що оформляють грошові операції), правильність зазначення дати складання документів. Особлива увага приділяється достовірності підписів осіб, що склали документ, своєчасності подання документа до бухгалтерії. Неправильне я несвоєчасне складання або подання документа позбавляє його доказової сили, що часом завдає матеріальної шкоди підприємству. При арифметичній перевірці документів з'ясовується правильність зазначених у документі натуральних і вартісних показників, правильність таксування (тобто множення кількості на ціну, підсумовування окремих показників і підрахунок підсумків). Працівники бухгалтерії повинні приймати документи, які не викликають сумніву в правильності їх складання та оформлення, в законності і доцільності підтверджуваних ними господарських операцій, без арифметичних помилок. При виявленні в документі незаповнених реквізитів та арифметичних помилок він повинен бути повернений для дооформлення або переписування. Після складання звітності документи в переплетеному вигляді в папках передаються для зберігання. Організація зобов'язана зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше 5 років. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних (із зазначенням термінів їх використання) повинні зберігатися організацією не менше 5 років після звітного року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності за останній раз. Первинні облікові документи можуть бути вилучені лише органами дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судами, податковими службами на підставі їх постанов відповідно до законодавства Російської Федерації.

Відповідальність за організацію зберігання первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе керівник організації. Вимога своєчасності і точності обліку обумовлює необхідність налагодження такої системи виписки та обробки документів, яка сприяла б максимальному прискоренню документообігу, усунення зайвих етапів на шляху руху документів, зменшення часу їх обробки. Документообіг в кожній окремій організації визначає головний бухгалтер. Його вказівки, що стосуються виписки документів та порядку їх проходження, є обов'язковими для всіх працівників даного підприємства. Документообіг передбачає не тільки порядок складання, використання і бухгалтерської обробки документів, але і відповідальність окремих оперативних та облікових працівників за своєчасне рух документів.

Правильна організація документообігу передбачає дотримання таких принципів: раціональне і своєчасне складання документів, послідовне відображення в них усіх процесів господарської діяльності організації, раціональна їх обробка, скорочення шляху проходження документів, систематичне вивчення та вдосконалення документів. Рух первинних документів у бухгалтерському обліку регламентується графіком документообігу.