1) За змістом, характером виникнення та функціональним призначенням у інформаційному забезпеченні виділяють:
- законодавчо-правову(інституційну), яка окреслює правове поле створення і функціонування об’єктів аналізу, включає сукупність законів та інших нормативних актів, що регламентують права і відповідальність підприємства, постанови Уряду з питань економіки, інструктивні матеріали, положення і правила, які впорядковують взаємини підприємства з кредитними та фінансовими установами, партнерами.
- нормативно-планову, яка об’єднує дані різнострокових планів, самостійно розроблених та доведених зверху, норми витрачання сировинних ресурсів, розцінки, тарифні ставки, норми виробітку, амортизаційних відрахувань, дані технічних паспортів, проектно-кошторисних документів. Планові джерела, що включені до цієї групи, окреслюють програмний рівень показників, які відображають ту чи іншу сторону діяльності підприємства і використовуються в аналізі для бази порівняння реально досягнутого рівня з програмованим і оцінки відхилень від нього. Нормативна інформація використовується в якості довідкової і відзначається відносною постійністю даних. Ця група характеризується високим рівнем агрегації, в зв’язку з чим обсяги її відносно незначні;
-обліково-звітну інформацію, яка включає дані оперативного (внутрішньовиробничого), статистичного та бухгалтерського обліку і звітності, первинних документів, реєстрів синтетичного і аналітичного обліку, у яких відображені факти і зміни у господарській діяльності підприємства; ці джерела інформації містять значні обсяги часто неагрегованої інформації, які дозволяють глибоко і детально дослідити діяльність підприємства у різних аспектах;
- позасистемна інформація значною мірою доповнює наведені вище джерела. До складу цієї групи слід віднести проектно-конструкторську, технічну і технологічну документацію; дані ревізій, перевірок і обстежень, здійснених вищестоящим та контролюючими органами, ділового листування, протоколів балансових комісій, економічних рад, нарад; результати спеціальних спостережень (фотографій робочого часу, хронометражу), усних опитувань, анкетувань; мате
ріали преси, радіо, телебачення тощо.
Джерела інформації економічного аналізу
Обліково-звітні
Позасистемні
Нормативно-планові
Норми, нормативи
Плани, прогнози, договори, графіки
Бухгалтерський облік і звітність
Статистичний облік і звітність
Оперативний облік і звітність
Спеціальні обстеження
Матеріали ревізій та перевірок
Документи нарад
Засоби масової інформації
Наукова і спеціальна література
Рис. 3.1. Типологія джерел інформації економічного аналізу
2) за широтою необхідних для потреб управління відомостей на комплексну та тематичну, яка стосується певного аспекту діяльності;
3) за змінюваністю ‑ на постійну (умовно-постійну) і змінну. До постійної відносять інформацію, яка не змінюється протягом деякого відносно тривалого відтинку часу;
4) стосовно керованого об’єкта ‑ на внутрішню, яка формується на підприємстві, та зовнішню, що надходить з-за його меж; вхідну (надходить на керований об’єкт) і вихідну (надходить від керованого об’єкта);
5) за ступенем обробки ‑ на первинну, проміжну (частково опрацьовану) і результатну;
6) за насиченістю ‑ на недостатню, достатню та надлишкову;
7) за способом зображення ‑ на текстову, цифрову, алфавітну, алфавітно-цифрову і графічну;
8) стосовно процесу обробки ‑ на оброблювану і необроблювану;
9) за ступенем корисності ‑ на корисну і некорисну;
10) за використовуваними носіями ‑ немашинні та машинні;
11) за формою подання ‑ на письмову і усну.
Вимоги економічного аналізу до використовуваної ним інформації. Аналіз висуває до інформації ряд вимог, дотримання яких забезпечує її придатність для прийняття зважених управлінських рішень. Застосовувана в аналізі інформація повинна бути достовірною, доречною, зрозумілою, зіставною, придатною для застосування (зокрема для машинної обробки), достатньою для обґрунтування рішень, оперативною (актуальною).
Провідною вимогою є достовірність, яку за аналогією можна прирівняти до поняття «надійність» у матеріальних системах. Під достовірністю розуміють ступінь відповідності відображення реальному об’єкту. Достовірність характеризується вірогідністю виникнення помилки в одиниці інформації. До технічного процесу підтримання інформаційної системи ставляться вимоги забезпечення мінімальної можливості виникнення помилок, найбільшої вірогідності їх вияву з найменшими витратами на їх усунення, надійне зберігання і своєчасне оновлення. Достовірна інформація повинна при необхідності підтверджуватись рядом незалежних спостережень (обстежень), бути неупередженою (безсторонньою).
Використовувана в аналізі інформація повинна бути доречною. При виробленні варіантів управлінських рішень аналітик не повинен опрацьовувати все, що можливо, а обмежитись влучним вибором показників, які містять справді необхідну за змістом суттєву інформацію.
Інформація повинна бути доступною для сприйняття при здійсненні аналізу і управлінні. Зрозуміла інформація зумовлює її однозначне тлумачення користувачами за умови, що вони володіють достатніми знаннями та зацікавлені у сприйнятті цієї інформації.
Вимога зіставності передбачає наступність і узгодженість даних, співставність при оцінці альтернативних варіантів, динаміки, фактичного стану стосовно прогнозованого. Досягається завдяки однозначності критеріїв оцінки, єдності методології, співставності календарних періодів, усунення впливу структурних зрушень, сезонних особливостей, територіальних відмінностей, географічних умов тощо.
Цінність інформації зумовлена її актуальністю і придатністю для практичного застосування, в тому числі для економічного аналізу, для досягнення певних цілей, ефективністю здійснюваного на її основі управління.
Вимога повноти даних пов’язана з достатністю залученої інформації для обґрунтованого прийняття управлінських рішень. Система повинна містити інформацію по всіх об’єктах і підрозділах в розрізі всіх показників, що відображають їх діяльність. На основі необхідної (можливо, суворо обмеженої) кількості базових показників, які постійно нагромаджуються, повинна існувати можливість розрахунку похідних показників, побудови динамічних рядів, здійснювати необхідні співставлення. Недостатність інформації призводить до зниження рівня обгрунтованості прийнятих рішень і до відповідних соціальних і економічних втрат. Надлишок інформації ускладнює пошук необхідної, підвищує витрати на її збір, передавання, обробку та зберігання. Отже, обсяг інформації для аналізу повинен бути необхідним і достатнім з точки зору оцінки діяльності і прийняття управлінських рішень.
Оперативність одержання необхідної в управлінні інформації пов’язана з її актуальністю на момент прийняття рішень. Підвищення оперативності забезпечується при скороченні в часі відриву між фактом здійснення господарської операції та моментом його відображення в придатному для інформаційного споживання вигляді. Інформацію не можна рахувати доступною для використання до тих пір, поки вона не зафіксована. Як правило, інформація реєструється на носіях документальної форми, лише застосовувана в оперативному аналізі та управлінні може бути виражена в усній формі.
Усі господарські процеси потребують повсякчасного регулювання, вплив на керовану підсистему здійснюється неперервно і нові управлінські рішення можуть знадобитися у будь-який наперед невідомий момент часу. Це означає, що інформаційна система повинна бути в стані неперервної готовності для вироблення актуальних рішень, тобто інформація в системі повинна неперервно поновлюватись.
Сучасна економічна інформація повинна бути придатною для машинної обробки. В аналізі застосовують інформацію у вигляді усних, телефонних та паперових документальних повідомлень, тобто інформацію на немашинних носіях, та інформацію, яка виникає, фіксується, передається та зберігається у придатному для машинної обробки вигляді (електричні сигнали, записи на магнітних носіях, тощо). У зв’язку з масовим поширенням комп’ютерної техніки роль та частка останніх суттєво зростає.
Деяка економічна інформація піддається зведенню за структурними підрозділами підприємства, періодами, іншими ознаками. Під адитивністю розуміють формування її за єдиними принципами з врахуванням здатності накопичуватись, стискатись (агрегація) та розгортатись (дисагрегація).
Дотримання вимоги перспективності вихідної інформації означає спрямованість інформації у майбутнє. Це передбачає, що аналіз повинен володіти не тільки ретроспективною інформацією, а й прогнозною, яка враховує тенденції розвитку системи та її оточення, імітує різного роду вірогідні майбутні ситуації, пропонує управляючій підсистемі варіанти прийняття рішень.
Способи перевірки достовірності економічної інформації. Перевірка достовірності вхідної економічної інформації є одним з найважливіших етапів організації аналітичної роботи. Оцінка доброякісності джерел інформації має важливе значення, адже при використанні хибних чи спотворених вхідних даних аналітик неодмінно дійде неправильних висновків, які можуть бути покладені в основу хибних управлінських рішень і в кінцевому випадку завдати збитку господарській діяльності. Достовірна аналітична база додає доказової сили висновкам, сформульованим за результатами її дослідження.
Якість аналітичної інформації виявляють як при підготовці до проведення аналізу, так і в ході його. По можливості, матеріали, що відібрані для аналізу, піддають перевірці з формальної сторони - технічній, логічній, арифметичній і по суті - достовірності їх змісту.
Зміст технічної перевірки полягає у встановленні відповідності звітності затвердженим (чинним) формам, наявності необхідних форм, аркушів, таблиць, правильності заповнення документів, повноти реквізитів, наявності печаток, штампів і підписів уповноважених посадових осіб, належним чином оформлених приміток про виправлення помилок і т.п.
При проведенні логічної перевірки встановлюють відповідність змісту показників одиницям виміру, допустимим величинам, цифрам, перенесеним з інших документів, справедливість найсуттєвіших ув’язок показників.
Суть арифметичної перевірки полягає у з’ясуванні правильності підбиття підсумків, справедливості результатів підрахунків. Так, сума питомих ваг окремих елементів цілого не може перевищувати 100%, значення деяких коефіцієнтів не більше одиниці, сума коефіцієнтів зносу і придатності повинна дорівнювати одиниці.
Рис. 3.2. Основні способи перевірки надійності інформаційних джерел економічного аналізу
Метою перевірки за суттю є найглибше встановлення доброякісності даних та їх відповідності об’єктивній дійсності. Стосовно планово-нормативних даних перевіряють їх оптимальність, відповідність наведених показників у статистичній та бухгалтерській звітності, обґрунтованість, прогресивність і оптимальність нормативів і норм. У обліково-звітній інформації - наступність і співставність звітних і планових даних, правильність і своєчасність відображення в обліку і звітності господарських операцій, повноту, якість і терміни проведення інвентаризацій, документальних ревізій, здійснюють взаємну вивірку даних по розрахунках з фінансовими та кредитними установами, покупцями і постачальниками.
Таким чином аналіз виконує свої контрольні функції стосовно планування і обліку, сприяючи їх обґрунтованості та достовірності і, як ніяка інша управлінська функція, спроможний оцінити рівень системи інформаційного забезпечення управління.
Особливого значення набуває перевірка доброякісності зовнішніх звітів. Форми бухгалтерської та статистичної звітності повинні бути заповнені у відповідності з чинними інструкціями по складанню звітності, представлені у відповідні органи з додержанням термінів, обсягів і за встановленими формами. При перевірці виявляють як витримані ці терміни, чи відповідають звітні таблиці встановленим зразкам, чи правильно вони оформлені. Наступним кроком є перевірка узгодженості сум у різних формах звітності, співставність показників.
Значна кількість показників у різних формах звітності повторюється, або пов’язується між собою певною функціональною залежністю. Тому при перевірці вони повинні обов’язково співпадати або узгоджуватися. Логічну і арифметичну взаємопов’язаність показників звіту оцінюють на основі таблиць, розроблених Управлінням методології бухгалтерського обліку. Зміст таблиць порівнянності показників типових форм річного звіту постійно уточнюється у відповідності із змінами у змісті звітів.
Ретельно організована перевірка джерел, які залучаються для аналізу, потребує певних зусиль, однак вони виправдовують себе тим, що забезпечують об’єктивну оцінку, повноцінні висновки, дійсно обґрунтовані управлінські рішення.
Інформаційна база аналізу в умовах сучасних інформаційних технологій. Обчислювальна техніка є засобом освоєння стратегічних інформаційних ресурсів підприємства, які зумовлюють його здатність до успішного розвитку.
Необхідність автоматизації управління в цілому і аналізу зокрема пов’язана із зростанням обсягів і темпів надходження інформації, розширенням кола досліджень, ускладненням технології обробки даних. Сучасний рівень розвитку інформаційних технологій дає можливість використовувати для побудови системи інформаційного забезпечення концепцію банку даних, а найефективнішою організаційною формою застосування персональної обчислювальної техніки є створення автоматизованого робочого місця (АРМ) економіста, бухгалтера, аналітика.
Автоматизований банк даних являє собою сучасну організацію збору інформації з метою її автоматичної обробки. Банк даних є впорядкованою сукупністю взаємопов’язаних інформаційних масивів, засобів підтримання їх у робочому стані та постійній готовності надання інформації для потреб управління. До банку даних відносять комплекс технічних засобів для вводу, збереження, обробки і виводу інформації та інформаційний фонд.
У рамках АРМ аналітика весь інформаційний фонд підприємства функціонує в формі бази даних, бази знань і програмних засобів. Бази даних являють собою фактографічні дані про господарську діяльність. Інтелектуальною оболонкою їх прочитання є бази знань - методи і методики аналізу. Програмні засоби утворюють інструмент автоматизованого виконання аналітичних задач для інформаційного обслуговування управління господарською діяльністю.
Для представлення в базі даних інформація повинна бути формалізована. Завдяки формалізації інформації полегшується алгоритмізація і програмування розв’язку задач на ЕОМ; з’ясовується дійсна потреба у вхідних даних; усувається дублювання задач; спрощується побудова системи логічного зв’язку та технологічної послідовності опрацювання інформаційних масивів. Формалізовані задачі придатні для економіко-математичного моделювання, завдяки чому значно зростає глибина аналізу та обґрунтованість його результатів.
При цьому склад вхідних даних повинен бути підібраний так, щоб повністю забезпечити можливість розрахунку вихідних показників і одночасно мінімізувати надлишковість інформації. Контрольоване дублювання даних повинне виключати можливість виникнення суперечливої інформації стосовно якщо не всіх, то хоча б основних вхідних показників. По можливості слід передбачити також необхідну дисагрегацію для поглибленого аналізу. База даних повинна допускати розширення даних та підключення нових файлів без зміни програм обробки даних.
Бази даних можуть бути централізовані або розподілені. У централізованих базах даних інформація фізично знаходиться в одному місці, в одній ЕОМ або багатомашинному комплексі. Розподілені бази даних містять інформацію в різних ЕОМ, зв’язаних між собою в мережу, і у фізичному розумінні можуть бути значно віддаленими одна від одної. Кожна з цих форм організації баз даних має свої переваги та недоліки.
Так, у випадку централізованої бази даних потрібно менше ресурсів для обробки інформації (відпадають проблеми, пов’язані з пересиланням даних між сегментами, оновленням масивів), підвищується її агрегованість, спрощується захист від несанкціонованого доступу, проте знижується надійність системи саме через зосередженість всіх даних в одному місці, котре стає критичним з точки зору життєздатності як інформаційної системи, так і управління підприємством в цілому.
У випадку розподіленої бази даних надійність системи є значно вищою, відпадає потреба у витратах на забезпечення життєздатності центрального вузла, проте з’являється ряд нових нетривіальних задач, таких як оптимізація розподілу даних за сегментами бази, реплікація (постійний обмін даними між сегментами з метою підтримання їх в актуальному стані), захист інформації тощо.
Як правило, на початках АРМ аналітика технологічно функціонує в автономному режимі з використанням локальних баз даних. Об’єднання розрізнених АРМ в єдину мережу аналітичного забезпечення управління підприємством є ефективнішою формою їх експлуатації.
Бази знань – це арсенал методів, методик, алгоритмів, формул, котрі дозволяють економічно трактувати інформацію, зібрану в базах даних, обробляти її шляхом певних групувань, перегрупувань, співставлень, складних обчислень, імітаційного моделювання та ін., і на основі цього отримувати висновки про хід подій та прогнози на майбутнє. За допомогою баз знань дані про діяльність підприємства переводяться із пасивної форми в активну, втілюються у нову вихідну інформацію на якісно новому рівні знання про об’єкт господарювання. Така інформація є на порядок ціннішою для потреб управління.
Бази знань повинні передбачати максимально ефективне використання зібраної в базі даних вхідної інформації. Елементи бази знань повинні бути логічно структуровані, достатньо формалізовані, наприклад, описані мовою математичних формул і символів, для того, щоб їх можна було запрограмувати.
Узгоджену роботу всіх пристроїв ПЕОМ і їх взаємодію з користувачем забезпечує програмне забезпечення. За його допомогою бази даних набувають придатної для машинного прочитання форми з наступною обробкою цих даних і отриманням вихідних результатів.
Програмне забезпечення – це реалізація комплексу аналітичних задач для конкретної апаратної платформи, котра дозволяє створення, підтримку і обробку баз даних економічної інформації. Для створення процедур ведення баз даних та реалізації баз знань використовуються різні технології, методи програмування та інструментальні засоби. Вони залежать від принципів побудови бази даних, її розмірів, від складу, обсягу, принципів побудови і експлуатації бази знань, вимог захисту інформації, мобільності, адаптивності, надійності створюваного комплексу, технічного забезпечення тощо.
У складі програмного забезпечення виділяють системну і функціональну частини. Системне програмне забезпечення включає операційну систему, сервісні програми, інструментальні засоби та системи програмування. Операційна система є невід’ємною частиною комп’ютера, вона забезпечує управління всіма апаратними компонентами, дозволяючи відділити решту програмного забезпечення від взаємодії з апаратурою, а також забезпечує загальне управління електронно-обчислювальною машиною. Сервісні програми реалізують додаткові можливості по управлінню окремими ресурсами ЕОМ, котрі відсутні в операційній системі і залежать від конфігурації конкретної ЕОМ та потреб конкретного користувача. Фактично це – продовження операційної системи. Інструментальні засоби та системи програмування – це особлива категорія програмних засобів, з допомогою котрих створюється все решта програмне забезпечення, тобто вони відіграють в інформатиці роль засобів виробництва.
Базовим функціональним програмним забезпеченням є програмні засоби для підготовки текстів, табличних документів, графіків, діаграм, автоматизації робіт по створенню і підтримці баз даних, пошуку необхідних відомостей для підготовки різних документів (системи управління базами даних). Широко застосовують на практиці інтегровані пакети функціонального програмного забезпечення, які включають крім вище перерахованого командний файл налаштування програмного забезпечення на конкретний режим обробки інформації. Це дозволяє організувати функціонування АРМ в інтерактивному режимі («меню»), який передбачає виконання широкого спектру робіт по обробці цифрового матеріалу, текстів, графіків та іншої ділової інформації. При цьому існує можливість отримання інформації як за наперед встановленими формами і термінами (по регламенту), так і у відповідь на довільний запит користувача у діалоговому режимі.
При проектуванні бази даних слід враховувати специфіку та тенденції розвитку господарської діяльності, потреби управління нею, зміст і структуру аналітичних задач, наявний досвід автоматизації аналізу на даному підприємстві, споріднених йому та в цілому.
Розробники складають структурно-логічну схему інформаційних масивів, яка об’єднує всю більш-менш суттєву та доречну для управління інформацію, встановлюють її допустимі обсяги з врахуванням вірогідного розширення системи та накопичення даних.
На підставі цієї оцінки, а також інших параметрів, таких як обрана технологія обробки даних, вимоги до швидкодії, надійності, безпеки тощо обирають інструментальні засоби створення, підтримки і обробки баз даних та апаратну платформу. Крім наведених мотивів суттєвими при цьому виборі є вартісні характеристики кошторису на розробку інформаційної системи, які можуть виявитися лімітуючими для розмірів бази даних, оскільки вартість програмного та апаратного забезпечення для обробки великих масивів інформації значно зростає. Вибір апаратного забезпечення зумовлює тип операційної системи та іншого системного забезпечення. Таким чином комплектується повний інструментарій для створення банку даних.
Робота над базою знань полягає у формалізації послідовності перетворюючих процедур вхідної інформації у вихідну, опис їх мовою символів та формул у придатному для програмування вигляді. Наступним кроком є програмування - створення машинно виконуваних процедур збору, вводу, обробки інформації, виводу результатів та їх відлагодження. Створене програмне забезпечення апробується на даних контрольного прикладу, який повинен максимально наближеним до реальних ситуацій, з метою перевірки правильності виконання логічних та розрахункових дій. На стадії дослідної експлуатації перевіряється функціонування системи в цілому, при потребі вносяться необхідні зміни, уточнення. Після отримання позитивних висновків за результатами дослідної експлуатації система здається в промислову експлуатацію.
З викладеного вище випливає, що проектування та впровадження банку даних є справою копіткою та дорогою. Застосування типових комплексів програмних засобів (пакетів прикладних програм з аналізу господарської діяльності), які розроблені в якості програмного додатку до типової методики аналізу, здешевлює, спрощує і прискорює створення банку даних, однак, може потребувати деякого доопрацювання з врахуванням специфіки даного об’єкта господарювання та розширення запитів користувача відповідно до потреб управління.
Поняття організації економічного аналізу, її завдання. Заходи щодо вдосконалення форм і методів управління господарською діяльністю повинні зокрема передбачати поліпшення організації аналізу. Термін “організація” означає налагодження, впорядкування, приведення до системи, норми.
Під організацією економічного аналізу розуміють систему заходів і засобів, які забезпечують його функціонування і подальший розвиток. Вона включає: розробку загальних засад і порядку проведення аналізу, планування роботи за елементами та етапами, матеріальне, інформаційне, методичне і наукове забезпечення, загальне керівництво, порядок прийому виконаних аналітичних робіт, їх оформлення, доведення до керівництва та контроль за ходом впровадження заходів у господарську діяльність.
Організація аналітичного процесу має бути такою, яка б забезпечувала оптимальний пошук, збір і обробку інформації, оптимальну кількість операцій і документації, максимальну ефективність праці виконавців.
Найважливішими завданнями організації економічного аналізу є:
раціоналізація аналітичних процесів, скорочення їх циклів;
науково-обгрунтована побудова аналітичного апарату;
підвищення якості аналітичної інформації;
автоматизація аналітичних робіт;
забезпечення ефективного використання аналітичної інформації в управлінні;
раціональна організація праці;
створення сприятливого соціально-психологічного клімату
постійний розвиток та вдосконалення системи аналізу відповідно до потреб управління.
Основні етапи проведення економічного аналізу. В загальному випадку аналітична діяльність здійснюється в певній послідовності. Ця послідовність включає такі етапи:
складання програми або плану проведення економічного аналізу;
добір і перевірку інформації, необхідної для проведення аналізу;
вибір і розрахунок показників;
аналітичну обробку показників;
узагальнення результатів та представлення їх керівництву (особам, що приймають управлінські рішення).
Аналітична робота розпочинається з планування. Розрізняють загальний план аналітичної роботи та план (програму) конкретних аналітичних робіт.
Загальний план робіт складається з розбивкою по кварталах. У ньому зазначаються напрямки діяльності та об’єкти, що аналізуються; періодичність і терміни проведення робіт; виконавці; джерела інформації та технічні засоби для виконання.
Складання програми – найвідповідальніший етап підготовчої роботи. У планах окремих робіт, які складаються відповідно до загального плану, визначаються мета, практичне використання результатів, об’єкти та етапи аналізу, терміни виконання й завдання, методика проведення аналізу, макети таблиць, форми представлення результатів.
Наступний етап називають інформаційним. Добір і перевірку інформації виконують залежно від поставленої мети і програми аналізу. При цьому використовують усю доречну доступну інформацію (правову, планово-нормативну, обліково-звітну та позасистемну).
Найбільш трудомістким і тривалим є аналітичний етап. Він передбачає заповнення таблиць, вивчення і опрацювання інформації для того, щоб повною мірою розкрити внутрішні закономірності в діяльності об’єкта. При цьому якомога повніше з’ясовують фактори впливу на показники, здійснюють пошук резервів підвищення ефективності діяльності. Для цього необхідно не тільки правильно обрати і розрахувати показники, але й обробити їх. Обирається такий метод розрахунку показників і методика аналізу, який найбільшою мірою відповідає завданням і меті аналізу.
На підсумковому етапі узагальнюються результати аналізу, здійснюється зведений підрахунок резервів, дається підсумкова оцінка діяльності об’єкта, розробляються конструктивні заходи щодо поліпшення роботи та мобілізації виявлених резервів. Залежно від мети, обсягу, суб’єкта проведення аналізу результати оформляються різними документами. Розрізняють текстові (описового характеру) – довідки, висновки, аналітичні, доповідні, пояснювальні записки, звіти, акти перевірок. Зовнішні аналітики практикують оформлення результатів у вигляді висновку. Самостійним або додатковим документом, в якому відображаються результати аналізу, є проект наказу. У ньому дається загальна оцінка роботи і визначаються заходи, терміни початку і закінчення їх реалізації, необхідні ресурси, виконавці, відповідальні та контролюючі особи або підрозділи.
Результати можуть бути представлені безтекстово у вигляді таблиць, графіків, діаграм.
Організаційні форми та основні виконавці аналітичних робіт. Чітка організація робіт з економічного аналізу передбачає закріплення аналізу за основними виконавцями, ефективне керівництво та координацію робіт. Як правило, очолює роботи з економічного аналізу головний економіст або заступник директора з економічних питань, а там, де така посада не передбачена – начальник планово-економічного відділу.
Організація аналітичних робіт може бути централізованою та децентралізованою. Централізована форма передбачає наявність в апараті управління підприємством спеціалізованої ланки (бюро, лабораторії), як виконує функцію економічного аналізу. Такі підрозділи покликані забезпечити методичне керівництво і організацію аналізу на підприємстві в цілому, координувати аналітичні роботи, що виконуються окремими службами, узагальнювати результати комплексного аналізу господарської діяльності. Перевагою цієї форми організації є можливість забезпечити високий науково-методичний рівень аналізу за рахунок спеціалізації фахівців цих служб на аналітичній діяльності.
Основною формою організації економічного аналізу є децентралізована форма, при якій роботи з аналізу розподіляються між всіма економічними службами підприємства із залученням служб і фахівців різних напрямків відповідно до їх функціональних обов’язків, досвіду та схильності до аналітичних досліджень.
Приблизний розподіл обов’язків з проведення аналітичних робіт може мати такий вигляд:
Таблиця 3.1.
Напрямки аналітичних досліджень |
Суб’єкти аналізу |
Складання програми аналітичної роботи на підприємстві та контроль за її виконанням; організація проведення і узагальнення результатів комплексного економічного аналізу діяльності підприємства і його підрозділів; методичне керівництво роботою окремих служб та відділів щодо проведення економічного аналізу, подання результатів аналізу керівництву. |
Планово-економічний відділ |
Аналіз випуску продукції підрозділами підприємства, ритмічності виробництва, впровадження нової техніки, покращення умов праці, поліпшення якості і освоєння нових видів продукції, скорочення її трудомісткості; робота технологічного устаткування, комплектність випуску продукції, загальний технологічний і організаційний рівень виробництва, витрачання ресурсів |
Виробничо- технічний відділ |
Аналіз рівня організації праці, чисельності персоналу, в т.ч. за категоріями і структурними підрозділами; рівень і динаміка продуктивності праці; використання робочого часу, витрачання фонду оплати праці, ефективність форм і систем оплати праці і т.п. |
Відділ організації праці і заробітної плати |
Контроль за собівартістю, виконанням кошторисів витрат, аналіз непродуктивних витрат та втрат |
Бухгалтерія |
Аналіз стану розрахунків, фінансових результатів, фінансового стану підприємства |
Фінансовий відділ |
Аналіз виконання плану матеріально-технічного постачання, відпуску сировини, матеріалів, палива на виробничо-господарські потреби, стану складських запасів, виявлення зайвих матеріальних ресурсів |
Відділ постачання |
Аналіз виконанння договірних зобов’язань, відвантаження продукції, організації та ефективності збуту продукції |
Відділ збуту |
Аналіз стану та роботи ремонтного і енергетичного господарства, експлуатації устаткування в цехах |
Відділ головного механіка, енергетика |
Здійснення кон’юнктурних досліджень, виявлення запитів споживачів, конкурентних позицій підприємства |
Відділ маркетингу |
Функціонально-вартісний аналіз продукції |
Конструкторсько-технологічні служби |
Децентралізована форма організації, як у нашій країні, так і за кордоном є найбільш розповсюдженою, навіть при наявності спеціальних аналітичних груп. На відміну від вітчизняних підприємств, закордонні фірми широко залучають зовнішніх консультантів, компетентних осіб для вирішення актуальних проблем управління.
Оскільки основна вага аналітичних робіт в умовах ринку буде зосереджена на вивченні ринку, каналах просування і збуту товарів, то вважають перспективним напрямком організації управління шлях створення на підприємстві маркетингових дирекцій, а у їх складі – відповідної аналітичної групи. Це сприятиме наближенню сфери виробництва до ринкових вимог.
Особливості та переваги організації аналізу в умовах комп’ютерної обробки інформації. Економічний аналіз супроводжується значним обсягом різного роду обчислень, різноманітними різної складності логічними операціями, часто потребує графічного або табличного представлення інформації. Вся різновидність аналітичної обробки інформації є об’єктом автоматизації із застосуванням сучасної обчислювальної техніки та засобів зв’язку, які дозволяють поєднувати переваги централізованої і децентралізованої форми організації аналізу.
Застосування ПЕОМ підвищує ефективність аналітичної роботи за рахунок:
скорочення термінів проведення аналізу;
повнішого охоплення впливу чинників на результати діяльності;
заміни наближених і спрощених розрахунків точними;
постановки і вирішення нових задач аналізу, які є практично нездійсненними вручну чи традиційними методами.
Характерними рисами організації аналізу в умовах мережі АРМ є:
Збереження цілісності (системності) аналізу при умові децентралізації обробки. Окремі локальні задачі в умовах децентралізації обробки інформації є функціонально, технічно, методично і інформаційно сумісними та пов’язаними у цілісну систему, яка функціонує як єдиний організм.
Поєднання процесу обробки інформації з процесом прийняття рішень. Особа, що приймає управлінські рішення вирішує аналітичні задачі безпосередньо на робочому місці, в той час коли за експлуатації обчислювальних центрів відбувалося відчуження інформації від користувача. Зараз він здійснює особистий контроль над усіма стадіями процесу обробки інформації, має можливість оцінити отримані результати, грамотно їх використовувати для обґрунтування прийняття рішень.
Багатократно зросла оперативність і дієвість аналізу. Аналіз слідує за обліком і навіть виконується в ході обліку. Таким чином ПЕОМ перетворює систему аналітичного забезпечення управління у постійно діючий фактор підвищення ефективності діяльності підприємства за рахунок актуалізації його інформаційного фонду.