56. Технология организации выставки

Под выставкой понимается организационное мероприятие по продвижению продукта с заранее обусловленным количеством участников, сроком и местом проведения. Цель выставки – показать научно-технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники. Во всем мире вопросам выставочного бизнеса уделяется немало внимания, прежде всего потому, что он является огромной экономической силой, он привносит в национальные экономики миллиарды долларов. Роль выставочной индустрии как важного экономического фактора трудно переоценить. Ежегодно в мире проводится приблизительно 11 тыс. выставочных мероприятий, около половины из них имеют статус международных. Лидер по количеству проводимых выставок – Европа.Организация и проведение выставки – ответственное мероприятие, т.к. на выставке выступает на всеобщее обозрение перед конкурентами и клиентами. Основная цель выставочного менеджмента – максимально безупречно спланировать и организовать весь процесс участия в выставке, который состоит из следующих элементов:1. процесс принятия решения об участии в выставке;2. процесс выбора конкретной выставки;3. планирование организации и подготовки участия в выставке;4. непосредственная подготовка участия в выставке;5. подготовка персонала для работы на стенде;6. непосредственная координация работы на выставке;7. анализ результатов участия в выставке. Одной из сложных задач, с которыми сталкивается руководство организации при принятии решения об участия в выставке – это выбор конкретной выставки. Многие компании при выборе выставки совершают одну и ту же ошибку – решение участвовать в ней принимается только потому, что там будут и другие. Зачастую решение об участии в выставке принимается в последний момент, без подготовки стендистов, достаточного количества информационных и рекламных материалов и образцов. Дальновидные компании сначала проводят тщательные исследования, прежде чем потратить время и деньги на участие в данной выставке. Любому предприятию важно заранее решить – на какой выставке он будет участником, а на какой - посетителем. Цели экспонента, поставленные перед выставкой, могут быть достигнуты только в том случае, если она соответствует им по своему назначению и по составу участников и посетителей. Таким образом, сначала стоит определить цели участия в выставке.Определив цели, следует провести анализ выставки, т.к. масштабы и кол-во выставок постоянно растет. Одна и та же выставка может и не принести той выгоды, что была раньше. Комплексный анализ позволяет лучше оценить возможные итоги предстоящего участия и прогнозировать количество возможных новых контактов. Критерии анализа выставки:соответствие в. целям участия компании (где рекламируется в., будут ли конференции, и т.д.); время проведения в.;место проведения;качество экспонентов и посетителей в.;отзывы о в.;стоимость участия;имидж компании – организатора в.;полнота и качество предоставляемых на в. услуг (медпункт, гардероб, инвалидная техника и услуги, охрана, страхование, комната отдыха и пр.).Планирование выставкиВесь процесс участия предприятия в в. условно можно разделить на 3 этапа: предвыставочный, выставочный, поствыставочный. Планирование участия – сложный процесс, но необходимый для эффективного участия. Планир-е необх. начинать как можно раньше. Необходимо отправить в выставочн. организации запрос о плане выставок на буд. год и условиях участия в них. На основе этого составляется календарный график подготовки участия. Необходимо отводить на подготовку не менее 4 недель. Формирование крупных национальных и международных в. порой начинается за полгода до их начала. План подготовкиЗа 12 мес.- выберите интересующую вас в.;- отправьте заявку;- проанализируйте в.; соберите выставочную команду;- установите бюджет в.За 11 мес. - зарезервируйте места в отелях с учетом изменений в составе персонала;- зарезервируйте билеты на самолет;- укомплектуйте состав работающих на стенде;- подготовьте график работы на в.За 10 мес. - начните планировать экспозицию;- определитесь с ассортиментом продукции, кот. хотели бы показать; проконсультируйтесь с дизайнерами в.;- держите постоянную связь с организаторами в.За 9 мес. - заканчивайте оформление выставочного киоска;- проведите еще одно собрание с вашей выставочной компанией;За 8 мес. - проверьте еще раз, на сколько реалистичен бюджет;- проконтролируйте график выполнения работ.За 7 мес. - поработайте с выставочной командой над экспозицией;- проработайте проект рекламы и продвижения участия в в.;За 6 мес.- завершайте работу по дизайну и графическому оформлению стенда;- просмотрите рекламную литературу компании, кот. можно будет использовать на в.- закажите оборудование, необходимое на в.;- закажите столики в ресторане для персонала и гостей.За 5 мес.- просмотрите пакет документации экспонента, заполните все бланки и формы;- заполните все предварительные регистрационные формуляры для персонала;- проведите собрание со всей командой для обсуждения положени дел.За 4 мес. - разработайте пресс-релизы, литературу о новой продукции;- организуйте доставку всех выставочных материалов, образцов, моделей;- организуйте обучение персонала приемам и методам работы в.За 3 мес. - заполните все формы и бланки по сервису;- подготовьте вывеску с названием фирмы;- закажите услуги переводчика;- начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличить кол-во посетителей;- проведите собрание с выставочной командой для определения готовности.За 2 мес. - подтвердите бронь в отели и на авиабилеты;- окончательно определите персонал, ответственных лиц, расписание и условия работы на в.;- разошлите пригласительные билеты;- закажите место и время для рекламы в СМИ;- подготовите фото продукции для СМИ;- проведите повторное собрание с выставочной командой;- составьте служебную книжку выставочного персонала;- усиливайте предвыставочную маркетинговую программу.За 1 мес.- отправьте выставочные материалы, оборудование и литературу;- активизируйте предвыставочную подготовку персонала;- оформите страхование экспозиции;- получите дорожные чеки для текущих расходов на месте;- проверьте выставочное оборудование и внесите дополнения;- проконтролируйте готовность документации к в.;- соберите все необходимые вспомогательные средства для экспозиции;- завершите подготовку к отправке оборудования и экспонентов.КОНТРОЛЬПроводите ежедневные собрания для контроля.Соблюдайте чистоту на стенде.Договоритесь о демонтаже в.Договоритесь об аренде места на следующий год, если необходимо.Проследите за демонтажем экспозиции, ее упаковкой.Поведите итоги приобретения потенциальных клиентов и распределите их по целям как можно скорее.Оцените общую картину всего мероприятия.Начните подготовку к следующей в.Оценка выставочной эффективности.