Прием и учет секретных документов.

Секретные документы немедленно регистрируются в журнале учета входящих документов (форма №5). Начальник секретного органа после учета документов докладывает их в установленном порядке командиру, начальнику штаба и их заместителям.

Все исполненные документы своевременно подшиваются в дела, формируемые по предметному признаку и важности.

Исполнитель получает секретные документы в секретном органе под роспись, вносит их в опись (форма № 7), после окончания работы сдает документы обратно, при этом начальник секретного органа списывает документы с формы № 7. Передача документов другим исполнителям производится с разрешения командира и с соответствующей записью в форме № 7.

Хранение секретных документов.

Каждый работник, допущенный к секретной работе, должен уделять самое серьезное внимание надежному хранению секретных документов.

Секретные документы должны храниться в сейфах и металлических шкафах (ящиках) с надежными запорами и приспособлениями для опечатывания.

В сейфах с секретными документами, в том числе и в личных сейфах исполнителей, запрещается хранить деньги, ценности, несекретные документы и другие предметы.

Уничтожение секретных документов.

Все штабы и учреждения должны своевременно освобождаться от секретных документов, не представляющих собой ценности и практической необходимости.

Отбор и уничтожение материалов, подлежащих уничтожению по акту, производятся специальной комиссией, назначенной начальником штаба, способной обеспечить строгое соблюдение установленного порядка их уничтожения. Состав комиссии не менее трех человек, один из них должен быть работником секретного органа, ответственным за учет уничтожаемых документов.

Комиссия в своей работе руководствуется перечнями документов и сроками их хранения и составляет акт (форма №30).

Организация и задачи несекретного делопроизводства.

В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство , которое возлагается на отдельное структурное подразделение (строевая часть), предназначенное только для этих целей, а там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части назначается ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства.

Несекретное делопроизводство должно размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером.

Основные задачи несекретного делопроизводства:

- прием, учет, отправка и хранение служебных документов и служебных изданий;

- доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;

- ведение и оформление дел;

- выдача исполнителям служебных документов, служебных изданий и дел для работы;

- контроль за соблюдением исполнителями правил Хранения документов и изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство;

- учет печатей и штампов, множительных аппаратов, ЭВМ, факсов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);

- подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

- учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; чет хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей информации.

Прием и учет служебных документов производится делопроизводством воинской части. В нерабочее время служебная корреспонденция принимается дежурным по штабу воинской части, который записывает ее в книгу учета входящей корреспонденции. Поступившие служебные документы (в т.ч. приказы, директивы, приказания и указания), а также документы, подготовленные в воинской части, регистрируются в журнале учета служебных документов.

При регистрации документов на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу ставится штамп (количество листов, номер входящий, дата). При наличии приложений на оборотной стороне последнего листа каждого приложения – штамп (к входящему).

Служебные документы передаются исполнителю в день их рассмотрения командиром (начальником), но не позднее следующего дня, через несекретное делопроизводство.

Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение служебного документа в установленный срок. Срок исполнения документа определяется должностным лицом, подписывающим документ, исходя из срока, установленного органом, направившим документ, или срока, установленного законодательством.

Если срок исполнения документа не указан, то служебный документ должен быть исполнен в срок не более месяца, а документ с пометкой «Срочно» - в трехдневный срок.

Все исполненные документы подшиваются в дела, которые заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год.

Служебные документы с пометкой «ДСП» печатаются (размножаются) в машбюро. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, отпечатавшего документ, дата печатания.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации. Черновики уничтожаются работником делопроизводства с записью в учетных формах.

Уничтожение дел, документов с пометкой «ДСП», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка.

Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначенной командиром (начальником) воинской части. Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты служебных документов либо разглашения информации с пометкой «ДСП» проводится расследование.

9