«Организация работы служебного и секретного делопроизводства. Порядок разработки, размножения, оформления, учета, хранения, уничтожения служебных и секретных документов».

Секретная работа и делопроизводство, являясь составной частью режима секретности, призваны обеспечить сохранение государственных секретов при ведении штабами и учреждениями секретной переписки. Секретное делопроизводство в армии организуется и ведется секретными органами. В этих органах должны быть созданы условия для работы с секретными документами в соответствии с требованиями Наставления.

Под секретной работой понимается комплекс режимных мер, направленных на сохранение государственных секретов при разработке, хранении и обращении с секретными документами. К ним относятся:

- установление определенного порядка в организации служебной деятельности всех должностных лиц воинской части, исключающего утечку секретных сведений и утрату документов, содержащих такие сведения;

- строгое соблюдение требований по организации и ведению секретной работы и секретного делопроизводства, размещению и оборудованию помещений режимно-секретных органов, их охране; поддержание постоянной боевой готовности;

- максимальное ограничение лиц, допускаемых к работе с секретными документами;

- тщательный подбор работников секретных органов;

- осуществление систематического контроля и оказание помощи подчиненным в организации секретной работы;

- практические меры по сокращению переписки, систематический отбор и уничтожение не представляющих исторической ценности и не нужных секретных документов.

В штабах (учреждениях) в зависимости от объема секретной работы и переписки создаются самостоятельные секретные отделы, отделения, части и делопроизводства.

Секретные отделы осуществляют прием, учет, размножение, рассылку, выдачу и хранение всех видов секретных документов, докладывают их командованию и исполнителям, ведут дела, проверяют наличие документов и изделий, а также осуществляют подготовку их к передаче и передачу в архивные органы, отбор и уничтожение секретных документов, потерявших практическую ценность.

В штабах, в которых секретные отделы отсутствуют, разработка и хранение секретных документов запрещается. При необходимости эти штабы для ознакомления и работы с секретными документами по указанию вышестоящего штаба прикрепляются к ближайшей воинской части, имеющей секретный отдел.

Разработка секретных документов.

Секретные документы разрабатываются исполнителями, допущенными к секретному делопроизводству на листах бумаги, рабочих тетрадях и других материалах, которые должны быть предварительно учтены в книгах учета (форма 10) в секретном делопроизводстве с определением грифа секретности

После составления документа производится его оформление и при необходимости размножение в изолированных помещениях – машбюро, фотолабораториях и т.п., оборудованных в соответствии с Наставлением ( ст. 268, 269, 273). в строго ограниченном количестве экземпляров и регистрируются в машбюро в журнале учета размножения секретных документов (форма №18), где делается роспись за их прием.

На обороте последнего листа отпечатанного секретного документа в нижнем левом углу проставляется: количество отпечатанных экземпляров, кому они предназначены, фамилия исполнителя и машинистки, дата печатания и номер, за которым учтен документ. Учетный номер проставляется также на каждом листе. На приказах и директивах фамилия исполнителя не проставляется.

Все разработанные секретные документы исполнители сдают в секретный отдел под расписку в описи (форма № 7).

Все испорченные и пришедшие в негодность листы бумаги, бланки сдаются в секретный отдел для уничтожения.

Все работы по размножению секретных документов, их брошюрованию и переплету ведутся под контролем секретных отделов.