МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
«МАТИ» – РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. К.Э. Циолковского
Кафедра «Технология производства двигателей летательных аппаратов»
КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ по курсу:« ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО »
Москва 2001
2
Содержание
Исходные понятия делопроизводства........................................................................................................................................ |
3 |
Документ и его функции......................................................................................................................................................... |
3 |
Этапы делопроизводства в России......................................................................................................................................... |
3 |
Унификация и стандартизация управленческих документов.............................................................................................. |
4 |
Документирование....................................................................................................................................................................... |
4 |
Общие нормы и правила оформления документов .............................................................................................................. |
4 |
Размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве.................................................................................... |
4 |
Размеры полей используемые в документах..................................................................................................................... |
5 |
Нумерация страниц в документах...................................................................................................................................... |
5 |
Способы оформления дат.................................................................................................................................................... |
5 |
Сокращения слов, допускаемые в документах ................................................................................................................. |
6 |
Оформление в документах написания чисел .................................................................................................................... |
6 |
Написание физических величин......................................................................................................................................... |
7 |
Выполнение в документах написания математических формул..................................................................................... |
7 |
Таблицы и выводы............................................................................................................................................................... |
7 |
Оформление в документах знаков препинания и символов............................................................................................ |
9 |
Корректурные знаки использующиеся при правке деловых документов ...................................................................... |
9 |
Виды документов и их классификация................................................................................................................................ |
10 |
Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов............................................ |
11 |
Оформление реквизитов документов............................................................................................................................... |
12 |
Бланк документа................................................................................................................................................................ |
18 |
Оформление докладной, служебной и объяснительной записки.................................................................................. |
19 |
Оформление документации по личному составу................................................................................................................ |
21 |
Состав кадровой документации ....................................................................................................................................... |
21 |
Документация, используемая при приеме на работу...................................................................................................... |
21 |
Резюме................................................................................................................................................................................ |
21 |
Автобиография................................................................................................................................................................... |
22 |
Заявление о приёме на работу.......................................................................................................................................... |
22 |
Трудовой контракт (договор) ........................................................................................................................................... |
23 |
Трудовая книжка................................................................................................................................................................ |
25 |
Состав документации, используемый при увольнении работника............................................................................... |
26 |
Заявление о предоставлении отпуска............................................................................................................................... |
26 |
Приказ................................................................................................................................................................................. |
27 |
Характеристика.................................................................................................................................................................. |
27 |
Документооборот....................................................................................................................................................................... |
28 |
Понятие документооборота и его основные этапы ............................................................................................................ |
28 |
Какие документы обращаются в организации.................................................................................................................... |
28 |
Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации................................................... |
32 |
Правила регистрации и индексирования документов. ....................................................................................................... |
32 |
Организация контроля за исполнением документов.......................................................................................................... |
34 |
Систематизация и хранение документов в организации.................................................................................................... |
35 |
АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ................................................................................................................ |
36 |
Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы Российской Федерации..................... |
36 |
Архивный фонд Российской Федерации, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы......................... |
38 |
Использование документов архива...................................................................................................................................... |
40 |
Литература ................................................................................................................................................................................. |
44 |
Приложение 1............................................................................................................................................................................. |
45 |
Приложение 2............................................................................................................................................................................. |
46 |
Приложение 3............................................................................................................................................................................. |
47 |
Приложение 4............................................................................................................................................................................. |
49 |
Приложение 5............................................................................................................................................................................. |
50 |
Приложение 6............................................................................................................................................................................. |
51 |
3
Делопроизводство
Исходные понятия делопроизводства
Делопроизводством называют деятельность, охватывающую документирование и организацию работы с документами [7] или другими словами человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием (рис. 1). Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения и использованию архивных документов относят к архивному делу.
Делопроизводство
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Документирование |
|
Документооборот |
|
|
Архивное дело |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
создание документов |
|
движение и учёт |
|
организация хранения |
|||||
|
документов |
|
|
документов |
|||||
|
|
|
|
|
|
||||
Рис. 1. Классификация делопроизводства.
Документ и его функции
Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательст-
ва".
Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.[7] Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.
Этапы делопроизводства в России
В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.
При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.
Вначале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.
Вгоды Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка