6.1. Редактирование элементов формы.
Для изменения размера элемента нужно переместить один из маркеров выделения до достижения нужного размера. Если нужно установить размер для поля или надписи так, чтобы в нем были полностью видны все отображаемые данные, то лучше воспользоваться командой Формат-Размер…-По размеру данных.
Для перемещения выделенного элемента нужно установить указатель мыши на границу выбранного объекта так, чтобы указатель принял форму открытой ладони. После этого нажать кнопку мыши и переместить элемент на новое место.
Рисунок
4. Элементы поля в форме
Поле ввода и его подпись связаны друг с другом. Тем не менее, иногда нужно перемещать их порознь. Для этого используются метки перемещения – большие квадраты в левом верхнем углу каждого связанного элемента (рис4). Если подвести к ним указатель мыши, то он примет форму указательного пальца руки. В этом положении можно переместить каждый из связанных элементов отдельно.
Для удаления элемента формы нужно его выделить. После этого следует нажать клавишу DELETE или воспользоваться командой Правка-Удалить.
6.2. Изменение порядка обхода элементов формы.
Во время ввода данных в форме переход от одного элемента к другому, при нажатии клавиши Tab, осуществляется в соответствии с заданным в экранной форме порядком обхода объектов. Для определения этого порядка используется команда Вид-Последовательность перехода. На экране откроется окно диалога Последовательность перехода. В этом окне нужно расположить поля в том порядке, в котором должен осуществляться их обход в форме. Для перемещения поля на другое место в этом списке следует выделить это поле и, нажав кнопку мыши, переместить его на новое место.
Внести следующие изменения в форме «Экзаменационная ведомость»:
5.1. Увеличить высоту раздела Заголовок формы до 6 см. и ширину 19 см.;
5.2. Выделить все подписи полей и перенести их в нижнюю часть области заголовка формы;
5.3. В верхней части области заголовка формы ввести элементы типа Надпись и Линия по следующему образцу:
Зачетно-экзаменационная ведомость Факультет [Поле 1] Курс [Поле2] Группа [Поле3] Предмет ___________________________________________
Преподаватель _______________________ Дата сдачи ____________________
Где Поле1, Поле2, Поле3 – элементы формы Поле. Для Поля1 установить свойство Данные – Факультет, для Поля2 – Курс, для Поля3 – Группа.
5.4. В области данных формы разместить надписи Оценка и Подпись преподавателя;
5.5. Около надписи Оценка создать поле свободного формата, используя элемент формы Поле, установив для него свойство – Формат поля - Основной, а около надписи Подпись преподавателя создать линию.
5.6. Просмотреть созданную форму, перейдя в вид формы и при необходимости отредактировать ее, вернувшись в режим Конструктора.
5.7. Сохранить изменения в форме «Экзаменационная ведомость».
В результате форма «Экзаменационная ведомость» должна выглядеть примерно следующим образом:
Изучить материал по разработке сложных форм.
Разработка сложных форм Создать форму, позволяющую просматривать и редактировать записи только одной таблицы, довольно просто. Но на практике требуются формы, позволяющие производить одновременный ввод или просмотр данных, хранимых в двух или более связанных таблицах. Например, при выводе информации о результатах экзаменов, было бы неплохо сразу размещать необходимую информацию о студентах. Эти данные реально хранятся в двух разных таблицах (Студенты и Экзамены), связанных отношением “один-ко-многим”. Но можно создать форму, которая позволит вводить, редактировать и просматривать все эти данные одновременно. В таких случаях для отображения записей основной и подчиненной таблиц можно использовать многотабличную иерархическую форму (рис5).
Иерархической называется форма, содержащая поля из главной и одной или нескольких подчиненных форм. Подчиненные формы используются для отображения данных из таблиц с отношением “один-ко-многим”. Наиболее простым способом создания иерархической формы является использование Мастера форм. Как видно из рисунка, форма состоит из двух частей. В верхней половине окна формы находятся поля таблицы «Данные о студентах», т.е. таблицы со стороны “один”. В нижней половине находится подчиненная форма, содержащая поля из таблицы Экзамены (таблица со стороны “много”). Для создания такой формы нужно: - перейти на вкладку Формы в окне базы данных, нажать кнопку Создать и выбрать в качестве режима создания Мастер форм; - в окне Новая форма в качестве источника записей формы указать таблицу Экзамены (в иерархических формах базовой всегда является таблица со стороны “много”); - в следующем окне Мастера форм определить главную и подчиненную таблицы. Здесь в качестве главной следует выбрать таблицу Студенты. В правой части данного окна диалога отображаются поля таблиц: в верхней части поля главной, а в нижней – поля подчиненной таблицы. Опция Связанные формы предназначена для представления данных без использования подчиненной формы; - далее следует выбрать внешний вид подчиненной формы: табличный или ленточный; - на последующих шагах Мастера форм выбрать стиль, задать имена форм, а также указать режим, в котором будет открыта форма после завершения ее создания. |
Рисунок
5. Пример иерархической формыПри помощи Мастера форм создать иерархическую форму по двум таблицам. Для этого:
в качестве режима создания выбрать Мастер форм;
в качестве источника данных указать таблицу Экзамены;
включить в форму поля Предмет и Оценка из таблицы «Экзамены» и поля Номер зачетки, Фамилия, Имя, Отчество, Факультет, Курс, Группа, Стипендия из таблицы «Данные о студентах»;
выбрать вид представления данных по таблице «Данные о студентах» - Подчиненные формы;
выбрать внешний вид формы - ленточный и стиль - любой;
задать название формы Данные об успеваемости студента;
просмотреть полученную форму и сохранить.
Создать итоговый запрос к таблице Экзамены, где будет подсчитан средний балл по каждому предмету. Сохранить этот запрос с именем «Данные для диаграммы». Создать диаграмму по запросу «Данные для диаграммы» и отредактировать ее.
Построение диаграмм в формах Диаграммы используются для наглядного представления информации из базы данных. В Access диаграмма как отдельный объект не существует, а может являться элементом формы либо отчета. Для построения диаграмм в СУБД Access используется модуль MS Graph, в который передаются все исходные данные для построения диаграммы с помощью механизма обмена данными в Windows. Для передачи данных можно использовать Мастер диаграмм, существующий в Access. 1 Элементы диаграмм и подготовка исходных данных Исходными данными для построения диаграмм могут быть данные таблиц либо запросов. Реальные таблицы в базах данных содержат огромное количество записей. Если при построении диаграммы не ограничить количество отображаемых в ней данных, то она будет загромождена излишними деталями. Поэтому чаще всего диаграммы строят по результатам запросов к базе данных. Удобнее для построения диаграмм использовать итоговые или перекрестные запросы. Например, можно построить диаграмму по результату итогового запроса, подсчитывающего средний балл по предмету за прошедшую ссесию. Основные элементы диаграмм Access показаны на рисунке 6.
2 Построение диаграммы с помощью Мастера диаграмм Для создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм нужно перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать. В окне диалога Новая форма выбрать тип Диаграмма и указать источник данных для нее (таблицу или запрос). Сразу после этого начинается процесс построения диаграммы. 1 шаг: Мастер диаграмм предлагает указать поля, необходимые при построении диаграммы. Для этого нужно скопировать их из списка Доступные поля в список Поля диаграммы. 2 шаг: Мастер диаграмм предлагает выбрать тип диаграммы. Правильный выбор типа диаграммы имеет большое значение, т.к. неудачный выбор может привести к ложным выводам. 3 шаг: Мастер диаграмм предоставляет возможность изменить способ представления данных на диаграмме, меняя с помощью мыши положение кнопок с именами полей, расположенных в правой части диалогового окна. Результат построения диаграммы можно просмотреть, нажав кнопку Образец. 4 шаг: вводится название диаграммы. На этом процесс построения диаграммы завершен. 3 Редактирование диаграмм Поскольку возможности Мастера диаграмм ограничены, для оформления и редактирования диаграмм лучше использовать MS Graph, запуск которого осуществляется двойным щелчком мыши на диаграмме в форме, открытой в режиме Конструктора. Каждый элемент диаграммы имеет определенный набор параметров, значения которых устанавливаются в соответствующем окне редактирования, которое открывается двойным щелчком мыши на необходимом элементе. Отредактировать текст легенды или сами данные можно через таблицу данных, которая также отображается в режиме MS Graph. |
Рисунок
6. Элементы диаграмм MS
Access
Контрольные вопросы
1. С какой целью создаются формы? Назовите виды форм MS Access.
2. Назовите инструменты создания форм.
3. Назовите виды автоформ.
4. Перечислите основные разделы форм и их назначение.
5. Для чего используется раздел Данные в форме?
6. Как разместить в форме элемент управления?
7. Как используется при создании форм Список полей?
8. Как изменить порядок обхода элементов в форме?
9. Как построить форму по двум связанным таблицам?
10. Назовите основные элементы диаграмм.
11. Как построить диаграмму, используя режим Мастера диаграмм?