Тема3 : Організація позамашинної інформаційної бази. План

1. Сутність інформаційного забезпечення, його структура.

2. Поняття позамашинної інформаційної бази, характеристика основних її груп.

3. Носії інформації:

а) класифікація носіїв інформації;

б) основні характеристики носіїв інформації.

4. Проектування форм носіїв первинної інформації.

5. Проектування форм виводу результатної інформації.

1. Сутність інформаційного забезпечення, його структура.

Організація розв’язування будь-якої економічної задачі базується на інформаційному забезпеченні (ІЗ), під яким розуміють сукупність рішень за обсягами, розміщенням і формами організації інформації. Рішення стосується систем класифікації та кодування інформації, уніфікованих систем документації і файлів даних. Перераховані компоненти інформаційного забезпечення організуються у вигляді інформаційної бази – сукупності упорядкованої інформації, яка використовуються при функціонуванні ІС.

Структурно Інформаційне забезпечення можна зобразити наступним чином:

Інформаційне забезпечення

Інформаційна

база

Система класифікації та кодування

Методичні та інструктивні документи

Машинна

ІБ

Позамашинна

ІБ

Інформаційні

масиви

Інформаційні документи

Організаційні документи

Рис. 1 Структура інформаційного забезпечення

Інформаційне забезпечення містить методичні та інструктивні документи, системи класифікації та кодування та інформаційну базу.

2. Поняття позамашинної інформаційної бази, характеристика основних її груп.

І

Позамашинна

ІБ

Організаційні документи

Інформаційні документи

Стандарти

Методи класифікації і кодування

Інструкції з ведення документів

З умовно-постіною інформацією

З опера-

тивною інформацією

З резуль-

татною інформацією

Конструктурсько-технологічні

Планові

Нормативні

Прейскуранти цін

Довідкові

нформаційна база поділяється на поза машинну та машинну. До позамашинної належить інформаційна база, яка містить організаційні та інформаційні документи і сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки. Машинну інформаційну базу складає сукупність даних, зафіксованих на машинних носіях (інформаційні масиви). Склад позамашинної інформаційної бази показано на рис. 2

Рис. 2 Структура позамашинної інформаційної бази

Позамашинна інформаційна база містить усі документи, які використовуються у системі управління. Їх можна розділити на дві групи:

1. організаційні;

2. інформаційні.

До складу першої групи входять стандарти, методи та інструкції з класифікації та кодування економічної інформації, інструкції із заповнення та коригування документів.

Класифікація – це поділ множини об’єктів на підмножини за їх схожістю або згідно з певними методами. Сукупність методів і правил класифікації та її результати становлять систему класифікації.

Об’єкт класифікації – це елемент класифікаційної множини, що має ті чи інші властивості, так звані ознаки класифікації, за якими класифікуються об’єкти.

Код – це знак або сукупність знаків, застосовуваних для позначення об’єктів класифікації та їх класифікаційних угрупувань. Сукупність методів і правил кодування класифікаційних угрупувань і об’єктів класифікації даної множини становить систему кодування.

Кожний код характеризується алфавітом, основою і структурою.

Алфавіт коду – це сукупність знаків, використовуваних для його створення.

Основа коду – це число знаків у цьому алфавіті.

Структура коду визначає його склад і послідовність розміщення знаків у ньому.

Друга група містить документацію з умовно-постійною, оперативною (в ній фіксуються всі операції з виробничо-господарської діяльності) та результатною інформацією.

Умовно-постійна інформація знаходиться у конструктурсько-технологічній, плановій і нормативній документації, а також у прейскурантах цін.

Решта документів, що циркулюють у системі управління підприємством, становлять оперативну інформацію (накладні, наряди, акти, рахунки тощо).

До результатних належать відомості, таблиці, графіки та діаграми, які одержують у результаті розв’язування задачі.

Під час створення позамашинної інформаційної бази комп’ютерної системи виконуються такі дії:

• формалізація даних;

• вибір форм первинних документів і машинних носіїв;

• вибір способів і засобів фіксування інформації у первинних документах і на машинних носіях;

• розробка форм вихідних документів;

• визначення та розробка логічної структури бази даних;

• вибір системою керування базою даних (СКБД);

• організація раціонального документообігу тощо.