5. Проектування форм виводу результатної інформації.

Проектування форм виводу результатної інформації має багато спільного з проектуванням первинних документів, особливо в частині визначення складу і порядку розміщення реквізитів, і в цей же час характеризується деякими специфічними вимогами, які визначаються експлуатаційними можливостями застосовуваних технічних засобів, загальною технологією обробки даних, призначенням і методами ї використання.

Усі форми виводу поділяються на дві групи:

1. форми виводу, призначені для візуального використання;

2. форми виводу, призначені для машинного використання.

До першої групи належать паперові документи (машинограми, діаграми, графіки), табло, телеекран. До другої – всі машинні носії.

Роботи з проектування візуальних форм виводу виконуються у такій послідовності:

• визначається перелік результатних даних;

• результатні показники поділяються за машинограмами та відеограмами, складається список вихідних форм;

• кожній формі присвоюється назва і номер (код);

• установлюється періодичність складання і термін отримання кожної вихідної форми;

• визначається місце використання машинограми і необхідна кількість примірників;

• розробляється ескіз вихідної форми;

• визначаться склад інформаційних масивів, необхідних для отримання кожної форми;

• установлюється послідовність складання вихідних форм і загальний технологічний процес;

• підготовлюються контрольні приклади вихідних форм, які потім обговорюються і уточнюються;

• затверджуються уточні форми виводу.

Особливо важливою є розробка ескізу візуальної форми виводу. Для кожної такої форми передусім визначається зміст трьох її зон:

1. заголовка або титульної сторінки машинограми, який виводиться однократно або частково повторюється на кожній сторінці;

2. заголовка граф (на кожній сторінці виводяться назви стовпців і їх нумерація);

3. основної (предметної) частини їх використання.

До останньої зони вносять рядки двох видів: докладні та підсумкові. Докладні рядки містять дані, які є у записах вхідних масивів. Реквізити в докладному рядку повинні вноситись зліва направо в такій послідовності:

1. постійні;

2. змінні;

3. кількісно-підсумкові.

Перед внесенням реквізитів у вказаній послідовності необхідно встановити ієрархію між ключовими і кількісно-підсумковими реквізитами. Вносити потрібно так: на початку реквізит – ключ, котрий має найвищий рівень в ієрархії ключів, потім ключ, котрий має рівень, який прямує за ним тощо.

Що стосується реквізитів – основ, то їх вносять у зворотному порядку: на початку реквізит і з найнижчим рівнем ієрархії, за ним реквізит наступного вищого рівня тощо.

Приклад. У відомість необхідно внести такі реквізити: цех (К1), дільницю (К2), табельний номер (К3), суму за табельним номером (П1), суму за дільницею (П2), суму за цехом (П3). Ієрархія ключів і реквізитів – основ буде наступною:

К1 → К2 → К3 і П3 → П2 → П1

Тоді відповідно до викладеного правила результатний документ матиме форму:

Цех	Дільниця	Табельний номер	Сума за табельним номером	Сума за дільницею	Сума за цехом
К1	К2	К3	П1	П2	П3

Підсумкові рядки містять кількісні та сумарні підсумки за певними групувальними ознаками, результати виконаних розрахунків. Розрахункові показники (сума за дільницею, цехом тощо) інколи вносять не в стовпці вихідних машинограми, а в рядки. Тоді серед рядків із вихідними показниками вносяться сумарні підсумки, котрі вказують на результати розрахунку за кожним із ключів, наприклад: «Підсумок за дільницею 1», «Підсумок за дільницею 2», «Підсумок за цехом 1», «Підсумок за цехом 2» тощо. У підсумкові рядки часто вносять текстовий коментар (наприклад, «Разом по ...», «Всього» тощо).

При визначенні змісту та форми кожного вихідного документа враховується його цільове призначення, сфера та особливості використання, періодичність отримання тощо. Дуже важливо встановити взаємозв’язки різних результатних показників, з’ясувавши, чи можна об’єднати їх в одну форму або паралельно складати дві чи кілька однорідних форм. При цьому треба враховувати не лише технічні можливості засобів виводу інформації, а й особливості передбачених програмних засобів підготовки та виводу даних. Наприклад, при проектуванні відеограм, враховується відеоємність екрана дисплею, кількість рядків у кадрі, кількість символів у рядку.

В умовах обробки економічної інформації на ЕОМ усі вихідні документи формуються спочатку на машинних носіях, а потім відображається у формі машино- або відеограм. У вихідних документах результатна інформація відбивається у двох режимах: регламентному і запитовому. При регламентному режимі машинограми видаються за планом згідно з раніше встановленими термінами. На приклад, розрахунково-платіжна відомість щодо заробітної плати складається щомісячно і видається користувачеві з додержанням чітко встановлених дат.

Запитів режим забезпечує видачу результатної інформації у будь-який час, коли виникає в ній потреба. Наприклад, запит про кількість працівників підприємства в розрізі категорій персоналу станом на поточну дату.