Документооборот. Содержание папок.
«ПАПКА АДМИНИСТРАТОРА»
1. Производственный календарь на год
2. Внутренние телефоны офиса
3. Телефоны кофеен
4. Телефоны сотрудников кофейни
5. Распределение обязанностей администраторов
6. Sales plan (на текущую и прошлую недели)
7. Се6естоимость
8 а. Бланк приёма / сдачи кассовой и сейфовой наличности
8 б. Чек – лист безопасности кофейни
9. Бланк сдачи Z-отчётов в бухгалтерию
10. Контрольные журналы кафе (ПБП)
11. Бланк учёта рабочего времени сотрудников кофейни на месяц (от отдела кадров)
12. Табель учёта рабочего времени сотрудников кофейни
13. Табель учёта рабочего времени по аутстаффингу.
14. Табель учёта рабочего времени флаерщика (если есть)
15. Трансфер часов
16. Мануал расчёта заработной платы
17. График отпусков
18. Бланк для выдачи «Карты студента»
19. Бланк выдачи «Кофе-ваучера»
20. Последняя проверка по «Кассовой безопасности» + план действий по её результатам
21. Последняя проверка по «Безопасности питания» + план действий по её результатам
22. Последняя проверка по «Впечатляющему визиту» + план действий по её результатам
23. Недостача последнего месяца + план действий
24. Чек-лист расположения рекламных материалов
* Также в конце папки могут храниться бланки информационного характера.
«ЧИСТЫЕ БЛАНКИ»
1. Sales - plan
2. Чек-лист администратора
3. Чек-лист безопасности кофейни / Бланк приёма / сдачи кассовой и сейфовой наличности
4. График приёма смены
5. Staff
6. Бланки на имя президента компании (заявление / объяснительная / докладная)
7. График сотрудников на неделю / месяц
8. Имена сотрудников для бейджей
9. Приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности (шаблон)
10. Приказ о привлечении к ответственности за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (шаблон)
11. Приказ об объявлении выговора (шаблон)
12. Акт об отказе предоставить объяснения
13. Акт об отказе ознакомиться с приказом о применении дисциплинарного взыскания под роспись
14. Табель учёта рабочего времени по аутстаффигу
15. Учёт часов в других кофейнях (трансфер)
16. Бланк для выдачи «карты студента»
17. Результаты за смену на каждый день с целями
18. Наличность в сейфе / в кассе
19. Журнал учёта отмен
20. Бланк регистрации прохождения ЛМК
21. КЛН бариста
22. КЛН официанта
23. КЛН на хостес
24. Акт ревизии наличных денежных средств
25. Акт о возврате денежных средств
26. Акт о забытых вещах
27. Акт на списание тмц
28. Ведомость графика работы флаерщика
«НАКЛАДНЫЕ. ТЕКУЩИЙ МЕСЯЦ»
Два варианта оформления папки с накладными:
1.Раскладывать накладные в одном файле с 1 по 15-десерты, (16 по 31)
с 1 по 15-сендвичи, салаты (16 по 31)
с 1 по 15-склад (16 по 31)
с 1 по 31-сигареты
с 1 по 31-алкоголь
2. раскладывать все накладные за один день в отдельном файле (цех, склад, сигареты, алкоголь).
Для удобства в начале папки расположить файлы со статистикой прихода цеха, склада, химии. И три файла для внутренних накладных:
Для офиса (оригинал от нас) Еженедельно данный экземпляр передаётся в бухгалтерию.
От нас (копия)
К нам.
* Рукописные накладные должны содержать: