Правило 1

Видов (категорий) внутренних нормативных документов (стандартов) не должно быть очень много, и каждый из них должен занимать четкое место в иерархии корпоративных стандартов компании. В противном случае возникнет путаница с взаимной подчиненностью документов.

Иерархический принцип построения будет понятен, если провести аналогию с законодательством, в котором отчетливо просматривается схема «Конституция — федеральные законы — ведомственные нормативные акты».

Сколько же уровней должна содержать система внутреннего нормативного регулирования компании?

По нашему мнению, оптимальным является вариант трехуровневой компоновки. Рассмотрим, какие из документов могут присутствовать на каждом из уровней и каковы назначение и особенности этих документов (рис. 1).

УРОВЕНЬ 1. На данном уровне находятся документы, относящиеся к категории «Политика (концепция)». Они отражают общий взгляд и идеологию, основные идеи и принципы в отношении какого-либо аспекта бизнеса или области управления компанией. Действие таких документов, как правило, распространяется на всех сотрудников компании.

Примерами документов данной категории могут быть «Техническая политика», «Продуктовая политика», «Политика в отношении персонала» или «Политика построения и применения учетных систем».

УРОВЕНЬ 2. На нем выделяются 2 категории документов.

К 1-й относятся Положения. Данные документы определяют принципы управления некоторой совокупностью объектов и могут содержать укрупненное описание действий по реализации этих принципов. Пользователями данных документов являются определенные группы сотрудников компании.

Например, таким документом является Положение о системе бюджетирования. В нем рассматриваются как общие принципы построения системы бюджетирования, так и вполне конкретные процедуры по реализации данных принципов (процедуры формирования, утверждения и контроля исполнения бюджетов). Пользователями данного документа будут все сотрудники, которые принимают участие в процедурах бюджетирования или используют в своей работе результаты данных процедур.

Ко 2-й категории относятся Классификаторы и Справочники. Классификаторы определяют принципы (признаки) классификации и группировки различных объектов управления. Справочники представляют собой структурированные в соответствии с определенными в Классификаторах признаками группировки, перечни конкретных имеющихся в компании объектов управления. В качестве примеров можно упомянуть «Классификатор затрат», в котором представлены и описаны используемые в компании признаки классификации затрат, и «Справочник материалов», содержащий структурированный перечень (номенклатуру) используемых материальных ресурсов.

УРОВЕНЬ 3. На этом уровне находятся документы, относящиеся к категории «Инструкции». Они определяют порядок управления отдельными объектами, в том числе содержат детальное описание действий по управлению ими. Пользователями данных документов выступают отдельные исполнители или группы исполнителей.

Например, Инструкция о порядке контроля первичных документов бухгалтерского учета, получаемых от контрагентов. Ее предметом являются процедуры контроля первичных документов, а пользователями — достаточно узкая категория сотрудников, которые в ходе общения с контрагентами получают от них первичные документы.

Нетрудно заметить, что в основу данной иерархии положена схема:

«Идеология и общие принципы для всех сотрудников — конкретизированные принципы и укрупненные действия для отдельных категорий сотрудников — конкретизированные действия и функции для отдельных исполнителей».

Возможно, у слушателей возник вопрос: «А не мало ли предлагаемых 3 уровней и 4 категорий документов («Политики», «Положения», «Инструкции» и «Справочники»)?»

Действительно, на практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда количество используемых в компании уровней иерархии документов доходило до 7. А количество категорий документов составляло около 20. На первый взгляд такой подход может показаться правильным: чем больше уровней и видов документов на этих уровнях, тем более гибкой и удобной в применении является система. Но не надо забывать о «золотом правиле инженера-конструктора» — чем сложнее техническое устройство, то есть чем из большего количества компонентов оно состоит, тем менее надежным оно будет в работе, поскольку сложнее обеспечить согласованную работу большого количества компонентов.

Применительно к корпоративным стандартам это означает, что чем больше уровней и чем больше видов документов на каждом уровне, тем сложнее организовать связи между документами и тем легче запутаться.